“雙創”環境下高校檔案館工作新變革研究

軒紅

摘 要：“雙創”檔案作為新出現的檔案類型，高校檔案館應積極地提供“雙創”檔案服務。本文從“雙創”檔案搜集模式，到檔案館應該提供的檔案服務模式進行詳細論證，最后從六個方面討論了檔案館為“雙創”團隊提供檔案服務的注意事項和策略。

關鍵字：雙創；高校檔案館；業務革新

萬眾創新和大眾創業是國務院在2015年印發的《關于深化高等學校創新創業教育改革的實施意見》中提出的，并對高等教育未來5年創新和創業提出了明確目標，要求高校為學生的“雙創”指引方向，并優先提供辦公場所。在這樣的模式下，各個學校一大批大學生創新基地應運而生。高校檔案館對其服務模式進行擴充，對“雙創”檔案整理和搜集，為創新和創業者服務。

1 高校檔案部門搜集“雙創”檔案的方案

1.1 “雙創”檔案集中式搜集。高校檔案的搜集具有一定的時間周期性，主要集中在學期初和學期末兩個時間段進行。高校教學和科研都是按照學期計算的，因此檔案管理部門對檔案的搜集可以采取集中式進行，但“雙創”檔案的產生是按照創業進度來進行的，不一定會按照學校工作的周期來進行。因此為了方便檔案部門工作，檔案部門對“雙創”檔案的搜集也可以采取集中式來進行，可以要求在校創業的公司將檔案集中在學期初和學期末進行收繳。

1.2 檔案資源搜集的針對性。為了確保檔案資料的及時與全面，針對性搜集主要體現在跟蹤搜集和重點搜集兩部分。重點搜集主要指對學校舉辦的重點活動、重大項目、重要事件和知名教授等產生的檔案進行及時的搜集和整理。新出現的“雙創”檔案也適合這種模式，如創業過程中簽署的重大協議、公司的重大決策等檔案要及時整理和歸檔，創新過程中出現的專利、專利轉讓等也要重點跟蹤并及時歸檔。

1.3 檔案的移交。（1）電子檔案的移交。電子檔案的范疇比較大，包含實驗數據、圖片資料、音頻資料、聊天記錄、電子郵件、數字廣告等。目前的機構屬于新興事物，多借助于計算機和網絡設備，因此其檔案多為電子文檔。創新團隊應該積極地整理，按照檔案館的要求進行歸檔?！半p創”機構要協助檔案館對數字檔案的密級進行界定，一些重要的文件完成加密工作，同時還應從長遠考慮，盡量采用易于保存和使用的數字資源格式，并對數字檔案的數據格式信息盡可能地進行標注。保證在使用的時候能恢復數據原貌。（2）歷史檔案的移交。部分“雙創”單位在檔案館進行檔案集中搜集前就存在一部分文檔，這部分文件也要按照檔案館的要求進行檔案移交，這樣可以保證檔案的連續性和完整性。如創業公司和創新團隊成立之前和成立過程中形成的檔案資源，前期進行的實驗和創新數據檔案等，也應該及時地交付檔案館進行保管。

2 檔案館為創客提供檔案服務的模式

2.1 檔案資源保管。（1）光盤檔案。光盤介質的保存主要預防劃傷、擠壓和高溫等，在使用過程中要使用專門的讀取設備，并避免手觸碰，要保存在光盤柜中，對于使用次數多的光盤檔案，可以收藏兩份或者將其電子化進行使用，減少本體的傷害。（2）磁盤檔案。這類文檔包括電子文檔、音頻、視頻、圖畫等，主要的保存載體是磁盤、磁帶，這種載體保存過程中要防止外來磁場的干擾，要調控好室內的溫度和濕度，同時還要做到防塵，并且要防止保存場所有劇烈的機械震動。（3）膠片影像檔案。主要類型有縮微膠片和照片，這類檔案載體主要包含有明膠等化學成分，這種物質在溫度21℃、濕度50 %下可以至少保存500年，因此在保存時需要控制水分、溫度和濕度，在恒溫的密閉空間進行保存。

2.2 檔案資源查閱。（1）為該單位提供上下游以及相關產業的檔案資源查詢和使用，包含本校院系和實驗室的生產檔案。為雙創單位創新提供決策支持，同時也提高檔案資源的利用效率。（2）優化檢索系統。通過優化檢索系統，可以幫助檔案使用者快速找到所需的檔案資源，尤其是電子檔案。檔案工作者可以根據自身專業優勢，進行檔案互借，來幫助雙創團隊獲取一些不易獲取的資源，如部分相關部門和企業的數據、內參等。

2.3 嵌入式檔案資源服務。（1）嵌入研發階段。在項目團隊進行“頭腦風暴”時期，要積極地進行搜集，并對項目實施可行性進行論證。（2）嵌入項目的實施階段。檔案工作人員應對項目研發階段及時跟進，一方面對生產過程中形成的檔案搜集和歸檔，另一方面也可以對研發中出現的困難進行檔案資源的智力支持。（3）項目完結投放市場階段。一方面對項目的研究成果進行歸檔，并繼續跟蹤市場反饋數據信息、產品使用檔案等資料的搜集和整理，并對整個項目的檔案資源進行立卷、索引和標注，以供后期檢索使用。

3 檔案館提供檔案服務的注意事項和策略

3.1 積極宣傳。（1）逐一宣傳。檔案工作人員進入產業園、工作室，開展逐一的檔案管理宣講工作，并積極地指導“雙創”單位后期的檔案搜集、移交和利用工作。例如在“雙創”單位注冊初期就進行逐一的定點宣傳。（2）集中宣傳。與創業中心聯合定期召開部門會議，強調檔案工作的重要性。如在學校招聘會、學期初、學期末進行針對性的集中宣傳。

3.2 控制檔案資源的保密性。（1）檔案資源使用范圍的界定。高校檔案資源的使用者主要有教師、學生、其他“雙創”團隊和非校內同行從業人員，“雙創”單位需要在檔案繳存時同檔案人員進行使用范圍的界定，保護檔案繳存者的知識產權。（2）與團隊商議確定檔案密級。檔案密級的確定涉及檔案利用范圍和公開查詢時間節點，一方面在不能損害團隊利益的情況下，盡量發揮檔案資源的社會效應，同時也可以為其他“雙創”團隊提供決策支持。

3.3 檔案使用的安全性。為了方便使用高校檔案，檔案館一般都建設有網站和檔案信息管理系統。一方面保證檔案利用者利用效率的同時，也要保證雙創檔案信息安全。檔案館可以積極地與網絡中心、創業孵化園進行合作，將計算機安全和網絡新媒體更好地融為一體，在改進硬件設施的同時，也要做好軟件設施的保障工作。

3.4 科技檔案服務的有償性。高校檔案館在進行“雙創”檔案服務的時候，可以考慮收取一定的服務費用。高校檔案館作為檔案的管理者，既不是檔案的形成者，也不是使用者。對服務費用的收取和收費模式要符合三方利益。檔案形成者應該是檔案資源社會收益的第一獲取者，這樣符合經濟學原則。同樣，對于檔案使用者來說，檔案資源屬于社會資源，有權利使用，但是也應該給創造者和管理者提供一定的報酬。

3.5運用新技術推薦檔案資源。（1）構建檔案資源數據庫。將電子資源類檔案和紙質檔案的電子版建設成數字檔案資源庫，并提供檢索客戶端，方便用戶進行資源查找，進一步地提升檔案資源的使用效率，同時可以記錄用戶使用檔案的記錄，主動為用戶推送相關檔案資源。真正地將檔案工作嵌入到用戶的生產過程中。（2）開發檔案查詢系統。通過抽取檔案資源的元數據，如檔案名稱、生產者、密級、訪問權費用等數據字段，形成索引庫，方便讀者對檔案資源進行查詢和檢索。檢索系統的數據源應該包括檔案館的數字資源和紙質檔案目錄。（3）提供交互系統。檔案管理部門可以通過建立QQ群、微信群、公眾號等實時交互工具，加強與讀者的實時交互，及時搜集和解決用戶在繳存、查詢和使用中遇到的問題，并及時地搜集檔案利用者的反饋信息，對服務模式和手段進行改進。進一步加強雙創檔案提供者和使用者與檔案管理部門的交互性。（4）制作檔案專題進行推送。高校檔案館可以根據教學、科研和雙創單位的實際需要，對在館資源進行整合加工，以制作成果統計、檔案專題和視頻剪輯的模式進行推送，從而更好地總結和提煉有價值的信息。

3.6 開展個性化檔案服務?！半p創”單位的創新性決定了其產業模式可能與傳統行業有較大的區別，因此對這類單位可以提供個性化檔案服務。可以通過檔案網站、公眾號等軟件建設一個互動板塊，通過問卷調查來掌握檔案用戶的信息需求，也可以通過這個板塊進行交互和溝通，增強互動性的同時也可以了解用戶的真實感受。利用大數據通過分析用戶電腦、手機等瀏覽信息的痕跡，來推送用戶可能感興趣的內容，提供個性化檔案服務。

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（作者單位：河南牧業經濟學院圖書館 來稿日期：2018-07-20）