不動產登記檔案管理那些事兒

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局、館）：據自然資源部消息，全國統一的不動產登記信息管理基礎平臺已實現全國聯網。自然資源部部署從6月起，用3個月時間在全國開展專項整治，推進“減證便民”。自然資源部副部長王廣華表示，部門間要構建信息共享機制，逐步實現通過信息共享獲取登記資料、身份信息和婚姻信息等；同時，積極向有關部門共享不動產登記信息，逐步實現在社會救助、子女上學、戶口遷移、企業工商登記等領域，不讓群眾跑路舉證。請各位同行結合上述信息和2018年3月公布施行的《不動產登記資料查詢暫行辦法》（國土資源部令第80號），來談談不動產登記檔案管理那些事兒。

余厚洪（浙江麗水學院）：曾經看到一則關于不動產登記中心加強檔案分類保密管理的報道，他們注重落實“一件一檔”。要求窗口受理人員將申請人的各類申請材料，包括身份證明、權屬來源材料、詢問記錄、實地查看資料等，按統一的收件目錄進行整理建檔，在此過程中，每一件檔案材料都設有唯一的二維碼，能夠有效地避免彼此混淆或出現雜亂現象。與此同時，審核人員在不動產登記系統中對檔案資料進行審核登簿時，力求做到電子、紙質資料完全相符，并進行電子備份，存放專用防磁柜，便于定期“回頭看”。這樣的做法，既體現了以“件”為單位的文件級檔案整理特征，也體現了對檔案本質屬性“真實性”的有效確認，一定程度上可以保證不動產登記檔案的“零錯誤”“零損毀”“零丟失”。

南燚（安陽市社會福利院）：《不動產登記資料查詢暫行辦法》沒有涉及國家機關不動產登記信息，應該是考慮到部分機關的機密性質，禁止在大數據平臺登記錄入，以防泄密事件發生。檔案信息分類分等級，部分機密和絕密檔案中也包括不動產信息。

王偉英（鶴壁市不動產登記中心）：《不動產登記資料查詢暫行辦法》第三十一條規定：“有關國家機關查詢復制不動產登記資料以及國家機關之間共享不動產登記信息的具體辦法另行規定。”什么時候出臺，還不知道。但現在不少部門已經提出了共享需求。再說句題外話，不動產登記機構成立時間不長，因為登記業務辦理時限長，一直處于風口浪尖，全行業正在開展作風整治，沒有過多人力物力來規范檔案管理、信息共享這些基礎性工作。

程媛媛（焦作市檔案局、館）：不動產登記檔案的管理，有幾點值得關注：第一，特殊的政府信息。不動產檔案信息除了可以廣泛利用于不動產登記、交易、征收、征用之外，還在城鄉建設、住房保障、司法協助、紀檢監察、公安、工商、稅務、金融、民政、財政、稅務、審計、統計等部門被廣泛利用。因此，各地在制訂部門信息共享機制時，一定要注意政府信息公開與公民個人隱私的界定，在不動產登記檔案信息共享利用的權限、范圍、方式、質量以及安全等方面做好應對。第二，電子為主，紙質為輔。目前，不動產登記檔案一般包括權屬來源、登記申請、登記機構的內部審核以及實地查看記錄、登記現場詢問筆錄、相關的照片聲像、各種稅費的繳納憑證、契約、司法協助文書、不動產登記簿、不動產測繪資料、不予登記決定、查詢申請表，等等，含紙質檔案和電子檔案兩種形式。在“互聯網+政務服務”的大環境下，我們應當加強原生電子檔案的收集，對從房管、林業、農業等部門產生的原生電子檔案做到應收盡收，同時按照不動產統一登記的要求，對不同形式的檔案進行有效融合，形成集中統一的不動產登記電子檔案庫。同時，做好相關紙質檔案的單獨保存，在辦理不動產變更登記過程中逐步整理為不動產登記檔案。第三，不動產登記紙質檔案的歸檔原則。不動產登記檔案立卷宜采用一件一卷的原則，即每辦理一件登記所形成的材料立一個卷。為與電子檔案建立對應關聯，可視情況采用以下排列方式，為下一步數據規范奠定基礎：①抵押登記檔案單獨立卷并附在對應的不動產登記檔案后。②已辦理預告登記的，應將轉移、抵押登記資料單獨立卷，附在預告登記檔案后。③權屬轉移、變更登記資料單獨立卷，附在原登記檔案后。④注銷登記資料續訂在原登記檔案后，按注銷時間順序排列，單獨存放。⑤不動產登記經辦機構受理的更正登記、異議登記、查封登記，換發、補發權屬證書、登記證明，不予登記文件資料連同不予登記的決定、收件收據等資料應附在原不動產登記檔案后。

王偉英：程媛媛說得很好，基本贊同。關于檔案排列順序問題，有一點不同意見：你們的主旨是，同一不動產后來產生的檔案與原來的檔案放在一起。這樣做是為了方便查找，同一地理位置的檔案基本都放在一起。但是這種排序方案需要庫房空間足夠大，檔案架或柜的每一架每一層都需要預留空間，為以后可能產生的檔案留出來存放位置。預留多少也不好確定。預留的位置裝滿了怎么辦？不動產檔案每年的增量都很大。我覺得，隨著檔案管理的信息化、數字化，檔案原件的調用率在逐步下降，電子檔案優先嘛。這樣，原件的存放位置對于檔案查閱速度影響逐步變小了。所以，我建議不動產登記檔案每宗業務都單獨立卷，按保管期限或權利類別區分大類，每大類下再按年度分類存放就行了，各類下面每個年度一個流水號排下來，管理軟件系統編好分類號和序號，查找也很方便。能夠充分利用庫房空間，避免以后預留空間不夠再大范圍調整的麻煩。

尚桂芳（焦作市不動產登記中心）：不動產登記，真實反映了不動產物權的自然狀況以及權利歸屬。只有做好不動產資料的利用，才能發揮它的社會效益，才能更好地服務經濟社會發展。2018年3月2日，《不動產登記資料查詢暫行辦法》公布實施，為不動產登記資料的管理、保護和利用提供了可操作性。就不動產查閱利用來講，一類是原始資料利用。此類利用多用于當事人的訴訟、納稅、貸款及國家權利機關的取證。另一類是需要出具查詢結果證明。無房產的可享受一定的購房補貼、社會救助，其次名下有房是為了辦理戶口遷移、子女上學，及國家有權機關查詢辦理查封、辦案等。如果能盡快讓各相關部門數據互通，并做好信息安全的防控，會是一個好舉措。

郭東升（臨清市檔案局、館）：關于不動產檔案，我想應該特別注意實體檔案與數字檔案信息的區別。第一，不動產登記實體檔案的整理必須嚴格遵循全宗原則。《不動產登記資料查詢暫行辦法》規定的“不動產登記資料由不動產登記機構負責保存和管理”也是這個意思。不動產登記檔案分別形成、保管在不同的立檔單位里。如林業局、國土資源局、房管處等單位。這就決定了不動產登記檔案屬于不同的全宗。其實體檔案的整理必須遵循全宗原則，同一立檔單位的檔案不可分散。第二，必須堅持各不同全宗內的檔案分類。各立檔單位都有全宗內檔案分類表。比如國土局檔案，20多年前就出臺了全國統一的檔案分類表。這個分類表是在國家檔案局指導下制定的，基本是科學適用的。各縣土地局都在縣檔案局指導下制定了本縣的土地檔案分類表。這個分類表可以伸縮，組織檔案實體分類整理時，是必須繼續堅持與分類表相對應的。分類表也是立檔單位檔案實體排架的依據指南。各大類的檔案應該分別集中排架，不應以浪費存放空間為由將其分散?！掇k法》第六條“不動產登記機構應當加強不動產登記信息化建設，以不動產登記信息管理基礎平臺為基礎，通過運用互聯網技術、設置自助查詢終端、在相關場所設置登記信息查詢端口等方式，為查詢人提供便利”說的就是數字檔案、數字檔案信息。建立數字不動產登記信息管理平臺可以打破其各全宗分類體系，使用信息分類法的。應該說，無論數字檔案、數字檔案信息如何另成體系，都不應影響對應單位實體檔案的整理與排架。臨清市房產處的房產檔案連人帶檔案帶設施全部移交給了市檔案館。檔案成為市檔案館館藏的一部分，人與編制都歸并了檔案館。這一部分不動產檔案，既是館藏的一個門類，又是館內一個全宗。其檔案實體不可以推倒重新整理。尊重原有整理基礎，是檔案整理的一個重要原則。新全宗、新產生的檔案可以依據新的分類方案來整理。新全宗形成也必須按照全宗構成條件確定。

卜鑒民（蘇州市檔案局）：臨清市房產處的做法是不可取的。一是不動產登記的材料在不動產登記部門存放是因為還沒有轉化為檔案，原因是處于動態中，只有房產滅失后才轉為檔案；二是不動產登記部門理應管好自身形成的材料，檔案部門應理直氣壯地執法、監督、指導、檢查、服務；三是把有關單位應當依法管理檔案的職能，檔案部門一鍋端過來，這種做法是不對的，也是要禁止的，不是你的工作職能你去管，也是違反相關法規的；四是檔案集中統一管理是好事，但不能把別人的工作職責集中到檔案部門來；五是檔案無論在哪里，檔案部門要有管控能力和對策，這才是檔案管理的水平；六是實踐已證明合并同類項式的所謂檔案資源整合是無生命力的。十年前有個省搞得轟轟烈烈的××模式現在如何了？蘇州市檔案局對不動產登記部門及時介入指導，年初蘇州市不動產登記檔案館建設項目已批準立項，還是由國土局管，市檔案局進行檔案業務指導。

王偉英：對蘇州市檔案局卜鑒民老師所說的“不動產登記的材料在不動產登記部門存放是因為還沒有轉化為檔案，原因是處于動態中，只有房產滅失后才轉為檔案”，我認為不恰當。不能說不動產沒有滅失，其有關登記資料就不是檔案。不動產登記雖然具有動態性，但每一次登記就會產生一卷相對獨立的業務資料，并且一旦完成登記，這套資料就不可更改，權利或自然狀況再發生變化，需要申請變更登記或轉移登記，形成新的登記資料。我認為這些登記資料完成歸檔后就是檔案。

郭東升：贊成王偉英老師的意見。房產滅失不應該是其文件材料轉化為檔案的依據?！疤幱趧討B中”不應該是文件材料不能轉化為檔案的理由。人事檔案也存在動態性。不能是其人死后，其文件材料才能轉化為檔案?？萍紮n案也存在動態性，也不應該認為其科技項目滅失后其文件材料才能轉化為檔案的。

（摘自《檔案界》論壇）