數(shù)字時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新研究

朱曉杰

摘 要：本文分析了數(shù)字時(shí)代對(duì)高校檔案管理工作的要求，并對(duì)河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院檔案管理工作存在問(wèn)題進(jìn)行深入、詳細(xì)分析，提出了相應(yīng)的解決方案，以期為相關(guān)領(lǐng)域的研究提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代；高等學(xué)校檔案；管理創(chuàng)新

在數(shù)字時(shí)代，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為人類(lèi)社會(huì)邁入信息網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的兩大基本趨勢(shì)。社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，高等學(xué)校檔案載體的多元性、信息源的多樣性、內(nèi)容描述的豐富性、管理方式的靈活性等日益突顯。這些變化給高校檔案管理現(xiàn)代化提出了一個(gè)新的標(biāo)準(zhǔn)，即高等學(xué)校文件、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、多元化、復(fù)雜化。但是，河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院的檔案資源管理還沒(méi)有適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的步伐和要求，檔案的價(jià)值和功能尚沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

1 數(shù)字時(shí)代對(duì)高校檔案管理工作的要求

1.1 數(shù)字時(shí)代發(fā)展的需求。隨著數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，信息成為比物質(zhì)和能源更為重要的資源，以開(kāi)發(fā)和利用信息資源為目的信息經(jīng)濟(jì)活動(dòng)迅速擴(kuò)大，以數(shù)字化校園、智慧校園為主體的信息化建設(shè)，全面融入到了高校教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面，檔案信息化建設(shè)成為檔案管理的必然趨勢(shì)。

1.2 校園建設(shè)的要求。隨著高校事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作呈現(xiàn)新的發(fā)展態(tài)勢(shì)。一是檔案內(nèi)容不斷增加，內(nèi)涵不斷豐富，學(xué)校在數(shù)字時(shí)代發(fā)展的大潮中，也要求檔案管理者能及時(shí)地收集檔案，提供準(zhǔn)確、有效的信息，以不斷豐富檔案內(nèi)容。二是隨著辦公自動(dòng)化水平的提高，辦公檔案的載體也發(fā)生了變化。圖片、音像、磁盤(pán)等多種檔案載體類(lèi)型并存，逐步取代了單一的紙質(zhì)檔案，載體的類(lèi)型數(shù)字化程度日益提高。必須利用豐富的檔案信息資源，挖掘校園文化內(nèi)涵，凝練和傳播大學(xué)精神，發(fā)揮數(shù)字資源效用。

1.3 師生員工對(duì)檔案的需求。高校作為重要的人才培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)基地，居于科學(xué)研究的前沿，在知識(shí)傳播和獲取方面有先天的優(yōu)勢(shì)，更應(yīng)該重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，不斷提高檔案信息化水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足高校的使用需要，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢與訪問(wèn)，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案信息化的管理要求。

2 河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度的健全性和執(zhí)行力問(wèn)題。目前，河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院盡管都制訂了相關(guān)的檔案管理制度，然而，這些管理制度仍不太完善。主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

一是數(shù)字檔案管理不規(guī)范。數(shù)字時(shí)代背景下，檔案管理工作人員的工作任務(wù)和工作職責(zé)沒(méi)有明確、具體的規(guī)定，只是規(guī)定了一些簡(jiǎn)單、粗糙的內(nèi)容，檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍上的相關(guān)規(guī)定則特別簡(jiǎn)陋、模糊，對(duì)于檔案在查閱、借閱時(shí)的登記更沒(méi)有十分完善的規(guī)定，由此造成檔案材料的損毀、丟失等現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。

二是檔案原始材料歸檔制度不健全。歸檔制度不健全導(dǎo)致檔案原始材料收集難、收集的材料不完整，甚至不準(zhǔn)確和不系統(tǒng)，不能完全滿足數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理工作的需求。目前，學(xué)院教師對(duì)于檔案收集、管理工作也不夠重視，甚至不太認(rèn)可檔案管理工作。在日常檔案材料的收集、整理、保存過(guò)程中，部分檔案材料收集不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如有的檔案材料只收集了文字部分，對(duì)于影像、圖表、表格等部分內(nèi)容沒(méi)有很好地記錄下來(lái)；又如在教學(xué)材料收集過(guò)程中，教學(xué)科研成果是教師自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成就，應(yīng)該由其保管自己的勞動(dòng)成果，以便日后查閱、使用，然而，有的教師擔(dān)心檔案管理部門(mén)會(huì)把自己辛苦取得的科研成果材料弄丟，也有的教師認(rèn)為一旦自己的科研成果材料上交給學(xué)校后，自己以后使用起來(lái)不方便，還需要辦理各種各樣的繁雜手續(xù)，影響到自己對(duì)科研成果材料的使用。

三是數(shù)字檔案材料整理不規(guī)范。目前，由于河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院檔案工作管理制度不太完善，在檔案收集、整理過(guò)程中，對(duì)檔案材料的重要性沒(méi)有更好地認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致檔案管理人員沒(méi)有責(zé)任感、主動(dòng)性，缺乏認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。在實(shí)際操作中，檔案管理人員往往只注意對(duì)紅頭文件的收集與整理，往往忽視了一些零散材料的收集與歸檔，對(duì)于一些管理工作材料的收集和整理不夠認(rèn)真，歸檔也不太規(guī)范，忽視了對(duì)原始文稿、資料的收集整理，認(rèn)為這些材料都不太重要，利用的價(jià)值也不高，沒(méi)有認(rèn)真進(jìn)行相關(guān)材料的歸類(lèi)、存檔，導(dǎo)致在以后的管理使用中，查閱困難，甚至遺失的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 管理職責(zé)劃分的明晰性與協(xié)同性問(wèn)題。檔案管理工作人員的工作任務(wù)和工作職責(zé)沒(méi)有明確、具體的規(guī)定，導(dǎo)致工作人員在檔案管理過(guò)程中不負(fù)責(zé)，推三諉四，沒(méi)有責(zé)任感的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使檔案管理工作得不到有效開(kāi)展，很多學(xué)校就會(huì)投入大量的人力、物力與財(cái)力，做表面性的工程，忽視了日常的積累，嚴(yán)重降低了檔案的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，由于檔案管理涉及方方面面的內(nèi)容，檔案管理內(nèi)容繁多，檔案較為分散，每個(gè)職能部門(mén)均直接（間接）承擔(dān)著檔案保存及管理工作。這樣的多頭管理特別容易造成范圍不清，職責(zé)不清。

2.3 技術(shù)應(yīng)用素質(zhì)的綜合性和專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題。檔案管理人員極少數(shù)是檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)出身的，主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)水平落后，實(shí)際操作能力差，對(duì)工作流程不熟悉，業(yè)務(wù)范圍不明確等方面，這樣的檔案管理隊(duì)伍無(wú)法滿足檔案管理現(xiàn)代化工作的要求。工作人員的綜合素質(zhì)不高，直接影響高等院校檔案管理工作水平。專(zhuān)業(yè)性檔案管理人才缺失是檔案管理工作中一個(gè)十分嚴(yán)重、棘手的問(wèn)題，隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，必須建立一個(gè)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案管理人才隊(duì)伍。

3 創(chuàng)新高等院校教學(xué)管理模式的具體措施

面對(duì)數(shù)字時(shí)代電子計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新意識(shí)，從培養(yǎng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化檔案管理知識(shí)能力入手，幫助其徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的、陳舊的檔案整理觀念，樹(shù)立面向未來(lái)的現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，全面樹(shù)立檔案管理創(chuàng)新、服務(wù)意識(shí)，不斷提升檔案管理工作人員技術(shù)水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.1 建立高等院校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。高等院校檔案信息資源建設(shè)是我國(guó)數(shù)字時(shí)代背景下，高等院校檔案管理現(xiàn)代化工作的重點(diǎn)與關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)高等院校檔案信息化需要各項(xiàng)管理規(guī)定的保障。目前，在檔案管理實(shí)踐過(guò)程中，河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院存在管理方法簡(jiǎn)單、管理手段落后等問(wèn)題，影響檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。為了提升高等院校檔案的建設(shè)質(zhì)量，適應(yīng)我國(guó)高等院校檔案現(xiàn)代化管理的規(guī)范化要求，高等院校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，建立一套規(guī)范、操作性強(qiáng)的檔案管理制度，選擇符合學(xué)校實(shí)際的先進(jìn)、可靠和適用的檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作順利推進(jìn)。

3.2 規(guī)范高等院校檔案信息平臺(tái)。逐步推行檔案信息平臺(tái)建設(shè)工作，做好數(shù)字時(shí)代高等院校檔案信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化工作。建立數(shù)字化的檔案信息庫(kù)，方便職能部門(mén)、教師、檔案工作人員查閱檔案；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)不同院校教學(xué)資源之間的共享，提升檔案的利用率。

3.3 建立高等院校檔案管理體系。基于目前檔案管理部門(mén)工作職責(zé)不清、任務(wù)不明的現(xiàn)狀，應(yīng)建立由學(xué)校負(fù)責(zé)人、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職檔案管理工作人員組成的檔案管理體系，具體制訂數(shù)字時(shí)代背景下，每個(gè)崗位的工作職責(zé)，避免出現(xiàn)問(wèn)題后的“推諉扯皮”現(xiàn)象發(fā)生。轉(zhuǎn)變檔案管理的創(chuàng)新方式，重點(diǎn)應(yīng)包括由實(shí)體檔案管理為主轉(zhuǎn)向以數(shù)字化檔案管理為主、資源管理為主，促進(jìn)技術(shù)應(yīng)用管理由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn)變的創(chuàng)新。

3.4 加強(qiáng)高等院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。一方面要加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)了然于胸；另一方面要密切關(guān)注數(shù)字時(shí)代背景下，高等院校檔案管理的新動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新先進(jìn)的管理技術(shù)與手段。二是提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。營(yíng)造積極向上、正能量的工作氛圍，努力培養(yǎng)和增強(qiáng)高等院校檔案管理工作人員的責(zé)任感與榮譽(yù)感，弘揚(yáng)無(wú)私奉獻(xiàn)的為人民服務(wù)精神。三是加強(qiáng)在職人員的職業(yè)培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使其能熟練、高效地操作掃描儀、照相機(jī)、計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)等電子設(shè)備。

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（作者單位：河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院旅游系 來(lái)稿日期：2018-08-12）