檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

劉莎

摘 要：推動檔案管理信息化建設，把信息技術作為檔案管理的重要手段，以實現企業單位的發展目標。本文結合信息化建設中存在問題提供建議，以實現信息系統的管理要求。

關鍵詞：檔案管理；信息系統；建設；問題

1 信息系統建設在檔案管理中的作用

1.1 管理便捷、節省物力和人力。建設檔案管理的信息系統，利用現代化信息技術對檔案進行分類別、分區域、分段和分期的管理，充分發揮信息技術的優勢，有利于實現檔案管理信息系統的建設目標。在企業單位中，檔案管理信息系統作為一種新型的管理手段，節省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。

1.2 實現存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優化檔案管理系統。其二，檔案信息和文件統計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統計出檔案的數量等各種數據，對不同類型的數據進行統計，加快了檔案統計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。

2 檔案管理信息系統建設期間存在的不足

2.1 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養、技術能力、專業背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統功能、用戶需求等理解存在誤區，影響信息系統建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統建設期間實現。這一問題的出現，主要是企業單位人才不足，企業單位缺失專業性和復合型人才，對現有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業單位檔案信息化建設。

2.2 檔案人員業務能力不足。企業單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現代化技術，如數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯系，嚴重影響系統的實際應用。

3 檔案管理信息系統建設中應注意的幾個問題

3.1 注重人才培養和建設，為系統建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統，企業單位要注重人才培養和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業知識、道德素養、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。

3.2 探索完善檔案信息管理方法。數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，均是企業檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。

3.3 實現標準化、規范化管理目標。標準化、規范化的檔案管理，是衡量一個企業單位管理水平和業績的主要指標。實現檔案工作標準化、規范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據以本單位為主的檔案管理原則，實現本單位文檔資料標準化、規范化管理的目標。

參考文獻：

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（作者單位：河南省氣象局檔案館 來稿日期：2018-08-10）