信息化技術在事業單位檔案管理中的應用分析

劉欣

摘要：之所以要在檔案管理領域當中應用信息化技術，其實就是為了滿足我國社會發展過程中提出的客觀要求，促使檔案管理效率及質量得到保證。筆者依據實際工作經驗及相關文獻資料的記載，詳細分析在事業單位檔案管理領域中應用信息化技術的意義，而后提出一些信息化技術應用方法，希望能夠在日后相關工作人員對這個問題進行分析的時候，起到一定借鑒性作用。

關鍵詞：信息化技術；事業單位；檔案管理；應用；分析

1.問題研究背景及意義

檔案信息化，其實指代的是在國家檔案行政管理部門的引導之下，在檔案管理領域當中全面使用現代化信息技術，可續合理的針對檔案信息資源進行處理與管理。在信息技術發展和應用速度大幅度提升的背景之下，檔案管理信息化反應出來的是一個國家信息化發展水平。在信息化技術實際應用的過程當中，會對檔案管理工作提出嶄新的要求。為了能夠將檔案管理工作的作用切實發揮出來，首先應當對應用信息化技術的意義形成深入的認識，而后科學合理的應用信息化技術，促使檔案管理效率及質量得到大幅度提升，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

2.在檔案管理領域中應用信息化技術的意義

2.1滿足社會發展過程中提出的客觀要求

之所以在檔案管理領域當中應用信息化技術，就是為了能夠滿足我國社會發展過程中提出的客觀要求。檔案管理信息化其實就是將信息技術的應用作為核心內容，信息網絡當成基礎，逐步構建出來一個檔案信息綜合管理機制。促使檔案管理透明度得到大幅度提升，促使事業單位管理制度得到更新，從而也就可以讓事業單位逐漸走上一條穩定發展道路上。

2.2 現代社會及現代生活提出的實際要求

因為檔案是需要長期儲存起來的，為了可以讓儲存環境的穩定性及安全性得到保證，盡可能控制文檔受潮以及火災侵害等問題發生幾率，檔案管理領域中的資金投入力度比較高，并且傳統型檔案管理模式之下，各種類型的檔案都沒有備份資料，因此文檔損失問題十分嚴重。檔案儲存的過程當中因為需要反復查詢和檢查，檔案原件自然會受到一定負面影響，會讓檔案管理難度大幅度提升。現存低檔平板掃面議實際應用的過程當中，想要實現檔案電子化管理目標，是一件十分困難的事情，并且電子檔案管理及查詢問題難以得到解決。現階段信息化是世界范圍內各個國家的重要發展趨勢，信息化技術在人類社會各個領域當中發揮出來的作用都十分重要，是現代社會當中不可或缺的重要工具之一，因此現代信息技術是實現檔案信息資源開發目標的重要工具。

3.提升信息化技術應用效果的方法

3.1 提升檔案管理領域中信息化技術應用效率

切實的將信息化技術的優點展現出來，提升事業單位檔案管理領域中信息技術應用力度，妥善應用計算機的防護功能，以免檔案管理系統實際運行的過程當中發生信息遺漏等問題。提升檔案管理工作的邏輯性，檔案管理領域中的各項基礎工作應當向著標準化的方向轉變，提升管理人員實際操作能力，以免在實際工作的過程當中因為操作失誤引發檔案信息遺漏問題。

3.2檔案管理機制規范化

依據信息技術實際應用過程中展現出來的特征，編制一套完善的管理機制，提升檔案管理工作的邏輯性，促使操作流程向著簡化的方向發展，提升檔案管理工作效率，促使檔案管理體系向著標準化的方向發展，對網絡電子文件的連續性形成較為深入的認識，以免在實際工作的過程當中，電子檔案管理遭受到其他虛擬電子文檔的影響，難以對檔案的真實性與完整性做出保證。

3.3提升檔案的安全性

在信息化技術實際應用的過程當中，首先應當對事業單位檔案管理工作的安全性做出保證，提升電子檔案安全性，促使檔案管理工作得以順利完成。因此應當將本單位實際情況作為依據，編制適應性比較強的安全系統，定期完成電子檔案備份工作，以免在系統故障的影響之下引發檔案損毀、遺漏等問題。現階段我國逐漸提升安全管理系統研究力度，促使我國電子檔案管理模式向著規范化的方向轉變。

3.4提升管理人員專業素質水平

信息技術在事業單位檔案管理領域中應用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統完成檔案管理工作，為了可以對信息技術在檔案管理領域當中的實際應用效果做出保證，需要定期組織一定數量管理人員參與到專業素質培訓當中，切實提升管理人員的系統操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標準化的方向轉變，對檔案管理工作的效率及質量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業性得到大幅度提升，專業管理團隊實際運行的過程中，可以在發現問題之后及時使用適應性比較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，促使檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業單位逐漸走上一條穩定發展道路上，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

結語：

總而言之，檔案其實是真實地對人們社會活動及發展情況進行記錄，是十分重要的資料，也是我國文化資產當中的重要構成成分。所以應當科學合理的在檔案管理領域當中應用信息化技術，促使檔案管理工作向著信息化的方向轉變，促使檔案管理行業逐漸走上穩定發展道路上。因此信息化技術實際應用的過程當中，應當準確的將傳統型檔案管理模式當中的缺陷找尋出來，并解決傳統型檔案管理模式當中的問題，促使檔案管理效率及質量得到保證。

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