論小企業(yè)電算化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)與防范

電算化制度就是在小企業(yè)會(huì)計(jì)工作中利用電子計(jì)算機(jī)，在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中利用各種現(xiàn)代化數(shù)據(jù)工具盒計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興技術(shù)，這樣有利于提高小企業(yè)財(cái)會(huì)管理的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化發(fā)展方向，而會(huì)計(jì)電算化工作比較系統(tǒng)，在發(fā)展過(guò)程中需要落實(shí)很多工作，同時(shí)還要解決許多風(fēng)險(xiǎn)，否則就會(huì)影響到我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。

1 概述論小企業(yè)電算化現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)電算化指的就是在會(huì)計(jì)工作當(dāng)中利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)完成記賬和算賬等工作，同時(shí)也可以分析和預(yù)測(cè)會(huì)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化可以提高企業(yè)的財(cái)會(huì)管理水平，獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益，提高會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化水平。會(huì)計(jì)電算化改革了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，既可以滿足會(huì)計(jì)發(fā)展需要，同時(shí)也可以滿足信息時(shí)代對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)工作提出的具體要求。

我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展時(shí)間比較短，通過(guò)不斷的實(shí)踐獲得相關(guān)工作人員的青睞，例如很多企業(yè)開(kāi)始都開(kāi)始廣泛利用財(cái)務(wù)管理軟件，會(huì)計(jì)職能也因此發(fā)生轉(zhuǎn)變，同時(shí)進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)工作的效率，也可以保障工作質(zhì)量。會(huì)計(jì)電算化逐漸融合了財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)計(jì)劃以及財(cái)務(wù)分析等，逐漸完善了會(huì)計(jì)電算化管理信息系統(tǒng)。但是因?yàn)槲覈?guó)小企業(yè)缺乏會(huì)計(jì)電算化的使用經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中仍舊存在一些問(wèn)題，這樣就會(huì)影響到會(huì)計(jì)電算化在小企業(yè)當(dāng)中的深入發(fā)展。

利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)增加小企業(yè)管理的風(fēng)險(xiǎn)，例如在會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，系統(tǒng)以原始憑證為基礎(chǔ)，處理記賬憑證信息之后可以自動(dòng)成長(zhǎng)會(huì)計(jì)報(bào)表等。但是在這個(gè)過(guò)程中，原始憑證可能會(huì)被人為增加或刪除等，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)果由此改變，并且還不會(huì)留出可辨痕跡，因此對(duì)比會(huì)計(jì)電算化和手工記賬系統(tǒng)，這種人為調(diào)賬方式就會(huì)變得更加容易。此外因?yàn)橛?jì)算機(jī)病毒和電源故障等，會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因?yàn)檎J(rèn)為操作的事故也會(huì)導(dǎo)致程序處理的錯(cuò)誤，這就需要提高會(huì)計(jì)工作的實(shí)際質(zhì)量，保證小企業(yè)會(huì)計(jì)工作更好的發(fā)展。

加強(qiáng)小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防有利于提高財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和可靠性。利用傳統(tǒng)手工記賬方式，在計(jì)算機(jī)過(guò)程中比較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果發(fā)生錯(cuò)誤就會(huì)產(chǎn)生較高的成本。利用會(huì)計(jì)電算化，可以降低錯(cuò)誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)成本，因此會(huì)計(jì)電算化計(jì)算起來(lái)比較方便，同時(shí)也更加快捷。此外也可以提高企業(yè)的管理水平，管理是會(huì)計(jì)的本質(zhì)，企業(yè)利用會(huì)計(jì)電算化可以使會(huì)計(jì)人員的工作效率不斷提高，進(jìn)而保障企業(yè)的管理效率，使組織結(jié)構(gòu)不斷得到優(yōu)化，使組織職能得到強(qiáng)化，進(jìn)而節(jié)省企業(yè)成本，保證小企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中獲得一席之地。

2 小企業(yè)電算化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 會(huì)計(jì)軟件風(fēng)險(xiǎn)

計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度非常快，并且具有較高的精準(zhǔn)度，功能也較為強(qiáng)大，但要想利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)邏輯判斷和數(shù)據(jù)傳播，需要編寫(xiě)應(yīng)用程序，并且通過(guò)系統(tǒng)軟件才可以具體執(zhí)行。如果應(yīng)用程序和系統(tǒng)軟件出現(xiàn)問(wèn)題，那么計(jì)算機(jī)就會(huì)出現(xiàn)不合理的判斷，處理和管理也會(huì)受到影響，因?yàn)椴僮鞯膱?zhí)行操作，會(huì)計(jì)信息也會(huì)由此失真。錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)信息會(huì)影響到企業(yè)的正確決策，甚至還會(huì)給犯罪分子提供機(jī)會(huì)侵吞財(cái)產(chǎn)。

2.2 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)增加企業(yè)固有風(fēng)險(xiǎn)，利用傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，都是由不同責(zé)任人等級(jí)會(huì)計(jì)憑證和各類賬簿資料，并且要派遣專人進(jìn)行審核和簽章，同時(shí)利用手工會(huì)計(jì)核算，要想更改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，就要更改會(huì)計(jì)憑證賬單和會(huì)計(jì)報(bào)表等，這種工作的工足量比較大，同時(shí)會(huì)留下紙質(zhì)痕跡，因此一般是無(wú)法更改會(huì)計(jì)資料的。而會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)具有既定的程序，利用會(huì)計(jì)電算化只是需要錄入原始憑證，并且通過(guò)進(jìn)一步的加工，系統(tǒng)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的生成會(huì)計(jì)報(bào)表。將原始憑證進(jìn)行增加或者刪除等，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)果也會(huì)由此改變，并且不會(huì)留下痕跡。此外計(jì)算機(jī)病毒和電源故障等也會(huì)影響到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致程序處理過(guò)程出現(xiàn)錯(cuò)誤。如果沒(méi)有授權(quán)限制相關(guān)人員，一些人就可以隨意進(jìn)行改動(dòng)，破壞賬務(wù)參數(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。

2.3 會(huì)計(jì)電算化軟件研發(fā)水平限制

會(huì)計(jì)電算化軟件在研發(fā)過(guò)程中，因?yàn)橐恍┭邪l(fā)人員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S，沒(méi)有全面的考慮各種藝術(shù)，再加上缺乏整體的掌控、管理，因此研發(fā)的軟件并不適用于企業(yè)實(shí)際工作。此外我國(guó)每年都會(huì)變化會(huì)計(jì)方面的法律法規(guī)，但是一些會(huì)計(jì)電算化研發(fā)人員還無(wú)法及時(shí)更新自身的法律知識(shí)，這樣就會(huì)增加會(huì)計(jì)電算化的使用風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 財(cái)務(wù)管理漏洞

很多小企業(yè)都沒(méi)有設(shè)置電算化財(cái)務(wù)管理主，企業(yè)并沒(méi)有針對(duì)操作人員和系統(tǒng)維護(hù)人員設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，操作員會(huì)隨意公開(kāi)密碼，甚至直接不設(shè)置密碼，這樣就會(huì)滋生出越權(quán)使用和篡改等行為，一些小企業(yè)缺乏內(nèi)部控制力度，人員的分工比較模糊，降低了會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)轉(zhuǎn)水平。此外很多小企業(yè)么有及時(shí)歸檔磁盤(pán)資料快資料等，甚至一些已經(jīng)歸檔的資料內(nèi)容也不是十分完整，這樣一來(lái)就會(huì)發(fā)生各種人為破壞和自然損壞的事故，泄露了企業(yè)財(cái)務(wù)信息，同時(shí)這類問(wèn)題在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法及時(shí)查處，因此會(huì)造成巨大的損失。在當(dāng)今社會(huì)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)飛航重要，如果出現(xiàn)失竊問(wèn)題，那么就會(huì)威脅到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

3 小企業(yè)電算化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范措施

3.1 加強(qiáng)管理軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程

計(jì)算機(jī)軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，通常都是在外部購(gòu)置會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)軟件，在購(gòu)置過(guò)程中，需要全面考慮軟件技術(shù)的可靠性，通過(guò)實(shí)踐應(yīng)用，保證系統(tǒng)軟件的安全性和可靠性，并且要由企業(yè)財(cái)政部門(mén)評(píng)審購(gòu)置的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件，需要設(shè)置詳細(xì)的操作說(shuō)明。以單位情況為基礎(chǔ)，選擇合適的軟件，企業(yè)可以自行開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)電算化軟件，通過(guò)深入的調(diào)查研究，科學(xué)的分析設(shè)計(jì)，保證研制過(guò)程的規(guī)范性，此外根據(jù)財(cái)政部門(mén)的要求研制軟件，軟件在投入之前應(yīng)該由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檢定，同時(shí)還要提交完整的軟件文檔資料。

3.2 完善會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)庫(kù)

會(huì)計(jì)電算化管理過(guò)程中存在著各種風(fēng)險(xiǎn)，直接威脅到企業(yè)財(cái)務(wù)管理和運(yùn)營(yíng)，因此小企業(yè)需要逐漸完善自身的會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)庫(kù)，在信息處理和存儲(chǔ)方面嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，針對(duì)會(huì)計(jì)科學(xué)設(shè)置代碼，這要求會(huì)計(jì)人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)，要熟記代碼，在需要的流程當(dāng)中輸入重要的會(huì)計(jì)信息，但是要保證輸入準(zhǔn)確的信息。要想使會(huì)計(jì)信息更加精確，小企業(yè)需要設(shè)置監(jiān)控系統(tǒng)，以此全面的監(jiān)督和審查整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，這樣一來(lái)會(huì)計(jì)電算化信失誤和重復(fù)等問(wèn)題就會(huì)減少發(fā)生。

3.3 完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度

機(jī)構(gòu)控制：小企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，就要逐漸調(diào)整自身的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，因此需要完善人員崗位責(zé)任制，主要分成基本會(huì)計(jì)崗位和電算化崗位。基本會(huì)計(jì)包括會(huì)計(jì)主管和出納以及檔案等崗位，電算化考會(huì)計(jì)崗位操作操作員和維護(hù)人員以及管理人員等崗位，上述職位不能出現(xiàn)兼職情況，必須要分離不相離的職務(wù)，保證企業(yè)內(nèi)部人員做到權(quán)責(zé)分明，這樣才可以發(fā)揮各自制約和監(jiān)督的作用，有利于避免發(fā)生違法行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)小企業(yè)電算化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

操作控制：小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化需要根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，避免重復(fù)操作快軟件，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程和操作時(shí)間，要及時(shí)提出指示，設(shè)置操作日志制度，在計(jì)算機(jī)程序當(dāng)中記錄好所有的操作，例如操作時(shí)間和操作內(nèi)容等。不能隨意修改已經(jīng)結(jié)賬的業(yè)務(wù)，如果需要修改，需要編制記賬憑證，或者通過(guò)補(bǔ)充登記，這樣數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性才不會(huì)受到影響。

控制數(shù)據(jù)的輸入、輸出：加強(qiáng)控制電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的輸入和輸出過(guò)程，明確相關(guān)工作人員的具體職責(zé)。認(rèn)真的審核錄入的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)資料對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要，如果發(fā)生泄漏問(wèn)題就會(huì)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，因?yàn)榇判缘目蓮?fù)制性特征，會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料輕易泄漏出去，而且不會(huì)留下痕跡，因此小企業(yè)需要嚴(yán)格管理磁性文件和打印資料，避免發(fā)生竊取行為。有會(huì)計(jì)檔案保管人員保管磁性資料，在操作日志上記錄好打印資料，并且向指定保管人員送達(dá)，標(biāo)注好具體的接收日期和內(nèi)容，這樣日后查找也會(huì)變得更加方便，同時(shí)要保密會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件，切忌非法修改數(shù)據(jù)和軟件，雙份保存磁性數(shù)據(jù)。有關(guān)數(shù)據(jù)的輸入和輸出過(guò)程都要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣快信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性才可以得到保證。

3.4 培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化人才

以小企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)人員的特點(diǎn)和工作要求，著重培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人才，確定具體培訓(xùn)內(nèi)容，劃分好教育對(duì)象的層次，系統(tǒng)的培訓(xùn)知識(shí)結(jié)構(gòu)，使會(huì)計(jì)人員的知識(shí)水平不斷更新，培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才，要具備創(chuàng)新性思維和較高的素質(zhì)。小企業(yè)需要培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)隊(duì)伍，不僅需要掌握信息技術(shù)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)，同時(shí)還可以加工和分析財(cái)務(wù)信息，這樣一來(lái)小企業(yè)才可以逐漸實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展。完善會(huì)計(jì)電算化體系，通過(guò)復(fù)合型人才可以保障小企業(yè)電算化發(fā)展，更好的實(shí)施小企業(yè)快電算化工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，小企業(yè)電算化過(guò)程中存在著過(guò)程客觀風(fēng)險(xiǎn)，因此小企業(yè)需要正確認(rèn)識(shí)各種風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)全面的分析，利用正確的防范措施，加強(qiáng)監(jiān)督和控制，促進(jìn)小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化水平不斷提高，保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，提高會(huì)計(jì)工作的 質(zhì)量，提高小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。