分析企業內部物資采購審計的難點及對策

文/杜嵐 周新皓，國網重慶市區供電公司；國網重慶市電力公司江北供電分公司

1 企業采購內部審計概述

一般來說，審核的內容包括購買的流程是否合規，是否適用，是否必要，再去找所有環節的問題所在，揭露企業物資采購內控缺陷，盡可能地避免報假賬等不良現象。內部審計內容主要包括內部控制、采購計劃、采購程序、采購審批、供應商的確定、招投標活動、合同管理、采購價格、到貨驗收、物資倉儲管理、物資實物管理、貨款支付的授權審批、結算程序、物資采購財務預算管理等進行全過程審計。

2 審計難點

2.1 審計標準難確認

物資采購審計就是運用審計標準去衡量審計對象，以審計對象與審計標準的差異作為審計證據，發表審計意見。物資采購審計的標準是國家的有關法規和單位的有關制度，以及供應商及商品的有關信息。其中，將單位內部的有關制度和供應商及商品的有關信息作為審計標準就難以確認。首先是內控制度，目前在企業內部普遍存在物資采購內控制度設計不夠精準、不夠完善的現象，這些制度容易產生歧義，容易被利益相關人異化，把這些制度作為審計標準，很難對審計對象進行再確認、再計量，也難以得到客觀公正的結論。其次是供應商及商品的有關信息，審計人員就更難以掌握了，作為商業機密，商家不愿提供商品的有關信息，沒有充分可靠的市場信息，審計人員對供應商資質的審核和對標的物的再確認、再計量就沒有標準。

2.2 計劃審批難控制

物資計劃申請部門在進行申報物資采購時，會有意或無意地填列與需求不符的物資購買數量，相關部門在收到申請后，沒有核實庫存量和申請部門對物資的實際需求量，就向審批部門提交簽字申請，審批部門沒有進行核實，或者因為是一人權責制，為謀取利益，欺上瞞下，就簽字蓋章。財務部門做預算時，也只是根據采購清單而不是實際情況來進行。這樣，計劃審批都沒有得到很好的管理與控制，造成預算超支和浪費。對于已經批復的計劃，很難再修改，從而使整個物資采購的管理混亂，給審計工作帶來麻煩。

2.3 物資質量難驗收

按照一般的物資采購管理辦法，采購主管部門應在標的物到貨前組織驗收小組，由使用單位或部門、采購部門、技術人員等組成，但很多時候難以組成結構齊全的驗收小組，因此，對標的物的技術性能方面的驗收往往流于形式，埋下了審計風險。

2.4 二級單位難監管

對有些金額不大、數量不多、技術不復雜的物資采購，集團公司權力機構一般都是授權距離較遠的非獨立核算的二級單位自行實施采購。因為非獨立核算的二級單位人員少，沒有專職內審機構，集團公司內審部門距離又較遠，因此，審計部門無法對二級單位的采購過程進行跟蹤審計，待采購終結將項目送審，為時已晚，即使審計發現問題，也不便整改。

3 物資采購審計措施

3.1 針對審計標準

審計人員首先要對企業物資采購內控制度進行認真評審。根據《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》的描述，物資采購的風險點有八個，其中重要的風險點有計劃申報及審批、供應商選擇、定質定價、物資驗收四個。審計人員要重點關注這四個風險點內控制度的健全性和精細準程度。其次，要建立良好的客戶關系，組成一個談判小組，親自上門逐家與供應商進行談判，然后簽訂一個合作協議，要求供應商必須積極參與采購競標，并對詢價做到有問必答，報價必須客觀真實，不得與其他供應商串通報價等，對敷衍應付詢價，不積極參與采購競標的，可以采取取消合作關系、拒付信息費等措施。

3.2 針對計劃審批

審查采購申請單編制的合規、合理性。調查了解申請計劃中注明物資不足、缺乏的部門對于物資數量、種類規格的詳細需求情況，檢查庫存管理員對于缺乏物資進行庫存核實的情況以及審核情況。檢查采購計劃的審批程序，審查審批部門針對提出請購計劃，對所申請物資的數量、品質進行審核、核實等情況，對性質相似的物資進行清點，對于申請報廢的物資，邀請專業人員檢查其是否還能運用等的情況。審查資金預算管理及執行情況，審查采購付款的授權審批執行等情況。

3.3 針對物資驗收

審查物資驗收部門的驗收記錄，對比實際采購物資與采購申請單，計劃審批單、合同的要求是否相符，是否完整，驗收程序是否完整；查閱驗收人員簽字，保證采購物資質量與功能滿足生產經營需求；查閱物資驗收單編號的連續性以及完整性，并于對照財務記錄，確定采購交易的完整性。

3.4 針對二級單位監管

第一，建議集團公司權力機構謹慎授權，能由集團公司組織采購的盡可能由集團公司組織采購。第二，委托二級單位的兼職審計人員對采購過程進行跟蹤審計，并將有關審計資料及時提交給集團公司審計部門，審計部門可以根據這些信息向二級單位采購實施部門及時提出審計意見。同時，這些信息也可以作為審計部門進行審計的依據。第三，選擇重點項目進行抽樣審計，采取再詢價、實物盤點、走訪參與競標的供應商等辦法，對采購項目進行審計，以促進二級單位實施的采購項目按規范程序運作，達到提高物資采購質量和資金使用效益的審計目標。

4 結語

總之，企業內部的審計問題牽扯很多關鍵部門，也會影響一個企業的正常運轉，所以這個問題必須要緊緊抓住，要仔細對待，審計人員必須嚴格把控審核的過程，必須非常清楚企業物資采購內部審計目標的底線，找出審核的問題所在，提出應對措施，不要走形式主義，要注重做，狠抓落實，只有這樣，才能達到審計的目的和要求。