淺析人才檔案信息化管理必要性

文/李彧彧，保定國家高新區人才中心

1 堅持人才檔案信息化的原則

人才檔案的信息化，要以人才學和人力資源管理與開發理論及人事檔案管理學為指導，在吸取我國傳統檔案制度的合理成分和借鑒國外人力資源管理的先進經驗基礎上，設計出符合時代特征、中國特色的人才電子檔案，并形成計算機信息系統。人才檔案信息化研究屬于應用研究，檔案信息系統的研制，在理論上要依據現代管理科學的原則，力求科學性、系統性和完整性，在實踐上則要解決傳統檔案和目前人才市場求職者履歷存在的問題和實際應用的難點，形成可供人才市場操作的人才檔案信息系統，因此人才檔案的信息化應遵循以下原則。

客觀性原則。人才檔案信息系統的建設必須以客觀實際和需要為依據，具體地說，要能正確描述人才個體素質特征，符合單位擇人的需要。

實用性原則。人才檔案信息化的最終目的是為了有利于人才的評估、選拔和合理使用，因此要考慮到可操作性和實用性。有些指標理論上是必要的，可在實踐中卻很難準確地采集和科學地描述，比如社會交往能力、競爭能力與合作精神等，因此這些不適用的指標需要將其擯棄。

全面性原則。因為人才學術背景各異，職業不同，所取得的成果和做出的貢獻也是多樣的，所以具體指標設立要盡可能做到綜合、全面和系統，具有通用性。

以業績為主要的原則。學歷只能在一定程度上反映一個人的學識水平，不能代替能力，對于能力的檢驗主要是看一個人的工作業績。所以人才檔案信息系統的內容要突出業績成果。

2 做好人才檔案信息系統的措施

2.1 建立開放人才檔案管理服務方式

開放式人才檔案管理服務，要適應市場經濟的特點，要利于人才流動的方便簡捷且符合新形勢下人事管理體制的要求，更要遵循檔案管理自身的規律。建立人才檔案信息系統最終的目的是打破人才“單位所有、部門壟斷、條塊分割”的傳統配置模式，實現人才社會所有、資源共享、市場配置和動態開放體系。為此，必須把先進的計算機和網絡通信技術應用到人才檔案信息系統中，同各種類型市場中介組織溝通組成全國性聯網的人才信息互聯網絡，使人才檔案信息資源真正實現社會共享，可以靈活運用，隨時提取各種情況和數據，滿足社會需要。

2.2 建立多元化的信息采集機制

人才檔案信息系統是否擁有信息量，直接關系到該系統的權威性和功能的發揮，但是傳統模式下的人才歸屬條塊分割、單位所有的體制仍嚴重阻礙著人才檔案信息化的實施和推行，而對人才實行統籌管理和管用分離，又是一個極其復雜的進程?；诖耍瞬烹娮訖n案實施應采取先易后難、先點后面以及錯落推進的策略。首先，可實行會員制，會員單位義務提供其專業技術人員的有關信息，并有查詢電子檔案相關信息的優惠權，也可為會員單位提供人事管理的跟蹤服務；其次，可與有關高校合作，在有關高校中推行畢業生檔案登記制度。

2.3 實行雇傭單位人才推薦證明責任制度

凡流動人才，其求職前必須提供雇傭單位負責人或直屬主管的推薦證明材料，統一按人才檔案指標要求填寫，并承諾推薦責任，以防止徇情作假。

3 人才檔案信息化在人才管理中發揮的作用

3.1 為人才建設提供信息保障

黨中央明確提出人才強國戰略，加強人才資源能力建設，深化人才工作體制改革，優化人才資源配置，建立完善人才市場服務體系。人才檔案的信息化、網絡化管理是達到這一目標的有效途徑，為政府了解、掌握人才信息提供基本平臺，為人才在更大范圍內的合理使用和流動提供信息渠道。

3.2 為健全人才資源市場化配置體系提供條件

傳統的人事檔案制度以服從政治和組織的需要為重點，特別是封閉式的檔案管理方式事實上已成為制約人才流動的瓶頸。人才檔案的信息化要實行人才信息社會化集中管理，推行信息采集與分離的會員制度，這就克服了因單一的政治性檔案造成對人才合理流動的障礙性的局限，從而為建立社會化、開放化以及信息化的人才資源市場配置體系提供了條件。現代化檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證。檔案信息化建設涉及的技術性較強，需要既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術的復合型人才。目前大部分單位對檔案工作不夠重視，檔案工作人員都是一兼多職，缺乏檔案管理知識，也缺乏計算機應用技術，這種狀況阻礙了檔案管理現代化、信息化工作的開展。提高管理人員的綜合素質，要求管理人員通過學習或培訓，多途徑、多形式地對其進行計算機應用、數字化技術、網絡技術、數據庫技術等基礎課培訓，提高自身的管理專業技能，才能運用現代化的手段進行電子文檔管理，才能促進電子文檔管理工作的進一步發展。

3.3 為用人單位選人提供可信有用的信息依據

一直以來，傳統的人事檔案制度為人員的使用、培養和流動提供了支持，發揮了重要作用，但其不足也是顯而易見的。首先，以政治表現內容為主的評語式的鑒定具有相當主觀性。其次，缺乏對人才知識、才能、成果與業績的信息存錄。

3.4 為人才流動提供便捷的途徑

目前人才信息的傳遞方式主要有人才招聘會、廣告和中介機構提供等，但是諸如此類的信息傳遞方式都不同程度上受時空制約，不能適應人才流速加快的趨勢。人才檔案信息化將突破現有人才信息傳遞的局限性，以大容量和高效率的信息滿足人才流動的需要，提高市場交流的效率。

4 結語

當前，人才檔案信息化還面臨著各方面的問題，在市場經濟條件下，靠行政命令推行實施是不能使其健康發展的，根本對策是根據市場經濟的要求，深化人事制度改革，強化人才社會化管理職能和服務職能，有步驟地對人才實行統籌管理和管用分離，只有這樣，才能保證人才檔案信息化管理制度的順利推行。