管理信息系統的分析與設計中需求分析的重要性
——以圖書館管理信息系統為例

周 游

（云南中醫學院，昆明 650500）

一、系統需求分析

需求分析是要分析圖書館圖書管理信息需求的內容。數據庫設計的第一步是明確數據庫的目的是如何應用于圖書館的工作需求，也可以說是圖書館工作人員從數據庫中需要得到哪些內容，明確了這個目標，就可以確定所需要保存哪些主題的信息。而每個主題需要保存哪些字段，可以在系統分析階段過程中，設計者和用戶雙方通過密切交流，同時收集、分析數據管理中信息的內容，通過用戶對處理信息的要求，對圖書管理人員需求內容分析之后，即可確定了本系統的實現目標以及實現的管理功能，使工作人員能夠高效、便捷地管理圖書和讀者等信息，從而通過數據庫對所收集的信息進行安全有效的管理。

二、業務功能分析

通過對圖書館的廣大工作人員工作職能的調研，對圖書館信息服務需求及服務內容進行分析研究，通過圖書館相關會議，收集確定高校圖書館管理系統的設計與開發主要實現的目標。該系統以數據庫中數據表的形式將流程處理的相關信息進行存儲和表示出來，即可以實現查詢、刪除及修改等相關記錄，從而實現借、還書及圖書管理等操作流程的計算機處理規范。我們可以根據圖形化界面、可操作性等特征，對工作人員對系統的操作僅需要鼠標和很少的鍵盤輸入即可，這個過程中就算是計算機基礎不好的操作人員經過簡單的培訓之后，使用者也可以進行熟練操作。既可實現圖書館對外借書、還書的簡單操作，從而大大提高圖書館管理人員的工作效率，也可以實現圖書館對所藏圖書的按類、題名等多方面的查詢，最大程度地方便讀者和圖書館工作人員對所涉及圖書信息的檢索。另外，可以進一步實現圖書館對圖書入庫，破舊圖書剔舊的簡單處理，建立電子圖書賬本，提高圖書管理工作效率。建立圖書館讀者數據庫，可能方便對讀者檔案的查詢和編輯，以實現工作人員對讀者進行有效查詢，進而加強安全性，也需要配套建立相應的圖書館工作人員數據庫，規定每個工作人員對軟件操作的權限，以便最大限度地保護數據庫的安全程度。圖書館信息管理系統可以通過系統內部設定權限來提高整個系統的安全性，滿足圖書館工作的安全性需求。該系統實用性強，較能滿足小型圖書館管理的需要，并且發揮計算機管理的優勢。由于系統搭建簡單、維護方便，利用圖書館現有的終端設備和日常的簡單維護就可以保證運行可靠，也節省了相關費用。

軟件工程是指導計算機軟件開發和維護的科學。為克服軟件危機，人們從其他的產業化生產得到啟示，采用了工程的概念、原理、技術及方法來開發和維護軟件，把經過時間考驗并且證明正確的管理技術與方法技術結合起來。這就是軟件工程，即應用計算機科學、數學及管理科學等原理開發軟件的工程，借鑒于傳統工程的原則、方法。

管理信息系統為了使企業信息系統的運行、維護和開發活動協調一致進行，以提高系統整體效率的整體計劃活動。它要求確定長期的管理體制，保持新系統與老系統整體的一致性，保證子系統與系統整體目標和活動的一致性。

三、管理信息系統在系統功能

1.經濟管理。由于知識的共享，可以極大提高整理、收集、保存和分析國家或者地區的相關的經濟信息，以便及時準確地掌握該地區經濟的運行情況。有效的信息管理能夠提高組織，利用程序快速地來收集和處理信息，可以保障信息的及時、完整、準確，做到為國家經濟部門、各級決策部門以及企業提供經濟信息和輔助決策的手段。

2.企事業單位管理。主要對涉及企業或工廠“人、財、物”“產、供、銷”等多方面的信息進行收集、整理、儲存和分析，提高信息的利用水平，用好信息系統尤其是決策系統，提供生產監控、預測及決策支持功能，使得這些信息不僅僅用于簡單的事務處理，也可以廣泛用于決策和需求方面的分析。另一方面，可以降低組織的管理和營銷成本，應用信息技術，可以減少中間環節，提高工作效率，降低成本。

3.自動化辦公。管理系統在圖書館的應用就屬于典型的自動化無紙化辦公，通過管理信息系統，可以提高對讀者優質服務的能力。采用先進、有效的信息技術手段，可以提高圖書館的快速響應能力和服務反應力，可以及時地獲取讀者的需求信息，為讀者提供更加及時、更加準確的服務。辦公自動化的主要目的在于應用局域網等技術提高圖書館的讀者服務能力和服務水平，其特點是改變傳統老化的服務結構。

4.專業領域。通過信息管理系統，很多行業可以提高本行業的競爭力。信息時代，掌握了信息，就擁有了核心競爭力，在行業競爭中占據有利位置，擁有信息將成為企業的一種必不可少的寶貴財富。

圖書館信息化實質上是將圖書館各種業務尤其是與讀者的交互業務過程數字化，旨在通過各種信息系統網絡加工生成新的信息資源，提供給圖書館系統管理員、館員、師生讀者觀察各類動態業務中的一切信息，可以做出有利于圖書館各種業務組合優化的決策，以便圖書館資源合理配置，即可使得圖書館能適應變化的信息競爭環境，實現最大程度和最好的服務育人的作用。

圖書館信息化建設涉及整個學院信息資源的管理，不能用局部模塊的信息化來表示。它需要借助計算機技術的方方面面，尤其是專業信息化的力量來構建完成。圖書館信息化建設與其說是一場技術革命，倒不如說是對圖書館對自己服務方式的創新。也就是應用先進的工具（信息化）對圖書館的經營管理進行合理的改變，以提升其核心競爭力。圖書館文獻資源信息化的建設思路是隨著管理理念和信息技術的發展而不斷發展變化的，它的發展呈螺旋上升的方式，是一個典型“揚和棄”的過程。

可以說，圖書館信息化是一項復雜的系統變革，作為沒有完成信息化戰略抉擇的圖書館來說，頭等大事是在戰術策略方面，要借助外部中立的、第三方的一些信息化咨詢機構的知識、經驗，要切實把握和解決好信息化規劃與建設過程中的一些帶有規律性、普遍性和策略性的問題變化。

四、管理信息系統信息化建設順利進行的保障

1.體系結構。為了增強圖書管理軟件結構的靈活程度，筆者采用了如下解決方案：建立分布式的校園網絡通信體系網絡，利用分布式體系架構將傳統的整體式模型在兩個方面進行變動。第一，這個體系結構將圖書管理系統功能為C/S結構。當學院規模擴大導致業務增多時，為管理大規模的圖書系統提供應用環境。第二，采用數據庫VB，即可滿足業務需要。

2.國家標準。該系統遵守教育部2002年12月所頒布的《教育管理信息化標準》規范中的所涉及到的“圖書管理系統子集”系統，擬采用《中國圖書館分類法》最新版本即第四版本，以便能適應教育部對未來學院教學手段現代化的管理需要，為了讓該系統在圖書館局域網中可作為一個獨立的圖書管理信息系統運行環境，圖書館也可以接入校園網中方便廣大師生讀者查詢和續借。

3.編目格式。大多數的圖書館已經認識到編目數據標準化的重要性，在此過程中也積極采用CNMARC數據作為編目數據的最基本格式要求，以上要求已成為圖書館界的共識。該系統旨要解決圖書編目數據制作中的一些需求，并且同時也要保證編目數據的標準和規范，但是由于MARC格式是一種很復雜的數據，并且也是一種非結構性的數據類型，這些字段的重復和可變長度使得某些不是專業軟件人員處理起來非常困難。因此，為了減輕CNMARC數據的編寫需要，圖書館決定編寫一個專門對圖書館標準數據進行制作、處理、轉換、管理的很實用的模塊內容。

4.存儲數據。圖書館圖書藏書量大而全，怎樣保存書目數據和用戶信息就是一個很重要的方面。圖書館以往經常采用一個單一目錄來保存所有讀者的信息和圖書信息，這樣便導致在用戶數量較多時就降低了文件系統的穩定和快速性。在使用很多級目錄時，并且每個目錄下的文件數量要有一定的限制的時候，要保證打開文件時的系統消耗為最低。鑒于以上原因，筆者決定不再使用簡單的文件來保存信息，而完全采取數據庫形式來保存信息，雖然圖書管理軟件有數據的存取也同時具有數據的查詢能力，并且變化較大，這樣往往會造成性能和存儲空間上非常大得沒有用處。而剛好現在的大多數據庫信息系統都支持群集，因而這能很好地解決該缺陷。圖書館所設計的系統要求在訪問書目數據和用戶信息時可通過統一的數據庫操作接口進行訪問，可以增強移植性和分布式操作。

5.標準的記錄管理方式。讀者信息采用關系型數據庫方式進行管理應用，這也會帶來一個不好的方面，伴隨著時間的變化，數據庫中表會越來越多。若是有用戶查詢讀者信息的時，所查詢語句用的時間較長的時候，勢必就會影響查詢速度。為此，我們可以將讀者按其系部建立相應的表格，再將本部門用戶的信息存儲在相對應表中。這樣，本部門的用戶在查詢郵件的時候，就會在其部門表中進行查找，從而可以提高查詢速度，提高郵件系統效率。

五、該信息管理系統主要技術路線采用結構化的軟件方法進行系統設計與實現

對于本文中關于數據庫選擇，依據現實和客戶的實際使用規律，系統后臺數據庫需要具備如下特征：一是數據共享，不再是程序數據庫和數據的一一對應方式，而全面實現數據共享；二是并發控制，多個用戶同時使用數據，類似于超市收銀臺多個端口的同時訪問；三是故障恢復，當數據庫發生容錯時可以自動恢復；四是快速響應，可以高效的查詢和調用數據；五是數據完整，數據完整、穩定可信性是信息管理系統可以正常運行的重要保證；六是數據一致，從不同的入口對數據進行統計將得到同一結果；七是兼容，支持多種操作系統及開放性數據獲取數據；八是安全保密，通過數據加密保證數據不被篡改及安全穩定。

針對該信息管理系統我們要做的事情可能面臨升級效率更高的數據庫軟件，建立多個服務器的分布式查詢端口，把數據操作隔離開，根據數據庫的特點進行相對應的數據操控，優化數據構成，從而該系統逐步成為一個成熟高效的管理信息系統。

六、結語

圖書管理信息系統的質量直接影響到圖書館工作的正常進行，因此在對該系統進行設計之初，就應該將系統的實用性要求放在第一位。該信息管理系統力求能夠緊密切合圖書館和工作人員的實際情況，為確保徹底解決傳圖書館借閱方式的效率低的問題，還需要考慮系統優勢。時至今日，信息化的發展速度令人驚嘆，無數次技術上的更新都推動了信息化建設的飛速發展。圖書館需要與時俱進，站在較高起點，在中小型圖書館信息管理系統的設計過程中，需要采用較為先進和成熟的技術，讓系統在性價比上擁有一定的優勢。并且，系統中的所有設計都遵循現有的國家標準、行業標準，符合軟件工程中的設計原則。圖書管理信息系統提供安全機制以防止非法授權為各子系統提供嚴格靈活的用戶和權限分配，作為數據庫管理過程，需要建立起完備的數據備份恢復能力。對于關鍵的信息的操作提供日志輸出，對于圖書館信息化建設的全盤考慮和整體規劃特點，該系統要能夠與其他業務系統進行對接，系統為其他系統預留有應用接口和數據傳輸接口，為其他系統與我系統間的信息交互提供保障。系統設計初期在數據庫設計上同樣遵循該原則，以便在數據訪問層以網頁服務器的訪問方式。出于對后續升級工作的考慮，系統的所有功能模塊的設計都預留了擴展接口，需求和使用的變化在設計初期就應考慮到，這十分有必要。

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