鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

文/楊容，重慶市秀山縣官莊街道

關(guān)鍵字：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；信息化建設(shè)；路徑分析

近年來，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理水平有了很大提高，但從目前政府部門的工作來看，信息技術(shù)內(nèi)容含量明顯不足，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，社會各行業(yè)對于信息技術(shù)的需求已經(jīng)發(fā)生了極大的改變。城鄉(xiāng)經(jīng)濟的發(fā)展離不開政府部門的大力支持，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門要對先進的信息化管理技術(shù)進行深入了解，以便對傳統(tǒng)檔案管理方法進行改良和優(yōu)化。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛普及，各行業(yè)開始基于自身工作條件進行信息化建設(shè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府是管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事務(wù)的重要行政機構(gòu)，擔(dān)負著提高自身服務(wù)質(zhì)量的重任，而提高服務(wù)的途徑之一就是將日常行政工作與信息化技術(shù)相結(jié)合，有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作效率。

1.1 管理設(shè)備和管理方法落后

目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理所采用的管理設(shè)施和管理方法明顯落后。其中，管理設(shè)備以機械化設(shè)備居多，只能針對傳統(tǒng)書面設(shè)備進行處理，打印及輸出設(shè)備與信息技術(shù)之間不具備兼容性。在管理方法上，舊式的檔案管理工作主要依靠工作人員對資料進行分類、編號和檢索，導(dǎo)致在查找資料信息過程中經(jīng)常會遭遇復(fù)雜的授權(quán)手續(xù)和繁瑣的檢索操作，很容易造成信息資料的遺失或遺漏，查找的信息資料內(nèi)容也可能與實踐需求大相徑庭。

1.2 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)正度檔案管理相關(guān)工作人員在檔案資料管理水平上顯現(xiàn)出明顯的專業(yè)知識水平不足，未能很好地掌握檔案管理工作基本理論，面對新型信息化設(shè)備操作無從下手，以至于無法高效、準確地完成當(dāng)前工作任務(wù)。理論知識掌握欠佳導(dǎo)致在日常工作中面臨特殊需求的工作時無法靈活調(diào)整工作方式；無法清晰準確地對信息資料進行編輯和分類，給政府檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量造成負面影響。

1.3 信息化檔案管理制度不完善

信息化手段未能在政府檔案管理部門得以推廣和普及的原因在于政府各部門未建立完善的信息化檔案管理制度，在信息化檔案管理上缺乏有效的理論支持。在信息化檔案管理技術(shù)的推廣和實踐過程中，信息流體系中各個節(jié)點的連接出現(xiàn)錯位現(xiàn)象。在文本信息向數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換過程中缺乏規(guī)范化的操作指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理部門未能充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，嚴重阻礙了檔案管理工作信息化的改進和發(fā)展。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

一直以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的最大特點包括內(nèi)容龐大、數(shù)量繁多，在檔案管理工作中需要處理大量的數(shù)據(jù)和文本信息。對于重要的數(shù)據(jù)文本而言，進行信息資料分類時需要進行嚴格區(qū)分，保證檢索信息的效率和速度。檔案資料管理工作的繁瑣復(fù)雜程度不言而喻，倘若造成數(shù)據(jù)資料管理漏洞，將會很大程度上對政府各個部門的相關(guān)工作帶來隱患，同時對廣大人民群眾的日常生活造成不便。所以，政府檔案管理部門在工作中采用信息化技術(shù)手段是大勢所趨。一方面，檔案管理信息化可以提高工作效率和質(zhì)量；另一方面，檔案管理信息化在降低相關(guān)工作人員的工作強度的同時還可提高檔案信息管理的精準性和科學(xué)性。

2.1 適當(dāng)引進專業(yè)技術(shù)人員

在信息化時代背景下，技術(shù)人才是各行業(yè)發(fā)展信息管理的核心，引進先進技術(shù)人員必然成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)正度對檔案資料管理工作進行信息化改造的強有力的抓手。政府及相關(guān)部門應(yīng)發(fā)動各方資源來加強檔案信息管理人員的團隊建設(shè)和專業(yè)培養(yǎng)，以便更好地完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息化建設(shè)改造任務(wù)。加強人才團隊建設(shè)的途徑有兩種，既可以培養(yǎng)內(nèi)部人才，也需要面向社會選聘檔案信息化管理人才。

2.2 創(chuàng)建完善的管理制度

構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)正度檔案管理信息化建設(shè)效率的前提和保障。當(dāng)前，社會的發(fā)展日新月異，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的全面性離不開科學(xué)的規(guī)章制度。具體而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以根據(jù)目前檔案管理的實際情況，制定有針對性的檔案信息化管理制度，在日常的工作考核中加入信息化管理工作，制定科學(xué)的合理的信息化檔案管理流程，完善獎罰制度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。此外，還可加強對計算機技術(shù)的應(yīng)用，加強部門之間的交流合作，保證檔案的信息化傳遞與儲存，為適應(yīng)新時代下檔案管理發(fā)展的要求，應(yīng)盡快實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

2.3 建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門

檔案管理信息化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府未來的發(fā)展趨勢，也是時代發(fā)展的必然結(jié)果。為提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)正度檔案管理信息化程度，設(shè)置專門的信息化檔案管理部門是大勢所趨，具體可以采取以下措施：第一，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以構(gòu)建門戶網(wǎng)站，定期發(fā)布檔案管理信息化建設(shè)的政策與文件信息；第二，網(wǎng)站建設(shè)過程中加入專門的檔案館；第三，及時將紙質(zhì)檔案進行電子掃描并形成電子存檔，以便更好地分類管理；第四，加強各個檔案室之間的互相聯(lián)系，共同彌補檔案管理過程中出現(xiàn)的不足，推動檔案管理工作朝著健康有序的方向發(fā)展，例如，財政部門可以專門制定有關(guān)財務(wù)的檔案館，經(jīng)管部門可以專門設(shè)置有關(guān)土地流轉(zhuǎn)合同、財務(wù)審計等的檔案館，以便日后方便查找，保證檔案信息管理的全面性和便捷性。