大數據背景下檔案管理的創新發展

文/李新生，河北省承德市興隆縣信訪局

當今社會，人類已經跑步進入了大數據時代。所謂大數據（bi g data），是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，而是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。“大數據”是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。在這樣的背景下，檔案載體也一定會呈現出新的特點，進而要求檔案管理者無論是從思想認識上還是在具體管理工作中都要與時俱進并且創造性地開展檔案管理工作。具體來說，我們應該重點做好如下工作：

1 大膽運用大數據平臺整合現有的檔案信息

1.對于檔案管理員來講，其實，我們從來沒有忘記過自己的職責與本分，甚至可以說，我們一直在默默無聞地奉獻，一直在扎扎實實地工作。這在傳統的檔案管理工作中，我們的無私奉獻的確保證了檔案管理職能作用的充分發揮。然而，在新時代里，那種傳統的奉獻型管理作風和管理經驗，遠遠不能適應時代發展了。其實，并非我們不愿適應時代發展，而是我們的觀念還沒有上位，面對新的管理形式，我們還沒有做好充分的準備，換句話說，我們還沒有充分預知“狼來了”的嚴峻事實，還沒有充分應對大數據時代的具體舉措。所以說，我們必須徹底更新思想觀念，與時俱進，積極面對已經到來的大數據時代，在大數據理念下重新思考我們的檔案管理工作。

2.堅持傳統管理與大數據管理相結合的原則。即便是大數據時代里，我們也不能拋卻傳統的管理經驗，尤其是那些成功的管理經驗。而是對我們已經建立起來的檔案管理體系尤其是相關管理經驗，運用大數據平臺進行大膽整合，科學優化，逐步實現大數據背景下檔案管理的科學化、可持續化發展。

2 積極建立大數據平臺運行背景下的檔案管理體系與管理制度

大數據是海量信息的云集，是人類運用單一計算機技術很難掌握與駕馭的，而是借助于互聯網技術、云計算等更為先進的技術來收集并處理運行在大數據平臺上的海量信息的。那么，傳統的各自為政檔案管理，無論從制度上還是從管理方法上來講都已經嚴重落后于時代發展了。因此，我們必須積極配合行業領軍者、相關部門，積極面對現實，著手建立基于大數據平臺技術之上的新的檔案管理體系，以適應大數據時代的發展趨勢。

1.建立新型的檔案管理行業規范。在傳統的檔案管理工作中，我們建立了一系列的法律法規、管理制度、操作規范，但是，這些都是針對于傳統檔案管理時代而制定的。這些法律法規、管理制度、操作規范不可謂不豐富詳實，也對相關管理貢獻了自己應有的智慧與力量。但是，當今社會更加強調合作，更加主張工作的實效與高效，更加提倡優質服務，因而這種各自為戰、自行其是的管理舉措就難免低效，甚至嚴重阻礙現代化社會的發展進程。總之，盡快建立基于大數據平臺的行業管理規范已經迫在眉睫。

2.建立基于大數據平臺的檔案管理制度。相對于傳統的檔案管理，大數據平臺下的檔案管理除了秉持檔案管理工作的嚴謹性、科學性和保密性之外，尤其強調檔案管理的共享性以及服務性。因此，我們應該著手建立起與之配位的管理制度，如大數據背景下檔案的收集、建檔、查閱以及存儲等制度，檔案管理員的工作制度，檢查與監督制度、行業服務制度等等。在建立這些新的制度時，我們既要充分借鑒傳統的制度和經驗，又要創新制定包含傳統制度的新制度和新舉措，比如如何加強檔案管理工作的保密性又能最大程度地發揮其服務性作用等。傳統的那種少數人“專制”地控制著更多人檔案信息做法，注定不能適應時代的發展，更與現代社會的科學發展格格不入。

3 大膽整合現有管理硬件資源，引入大數據以及云計算技術，規范建設檔案管理信息資源庫

1.不可否認，我們在傳統的檔案管理工作中已經積累了大量的豐富經驗，尤其是在硬件管理方面我們投入了大量的財力物力，改造升級了現有的硬件，這為我們接入大數據平臺并保證管理系統正常運行提供了堅實的物質基礎。

2.加大資金與技術投入，比如開發植根于大數據平臺、云計算技術、計算機網絡、手機互聯網平臺的檔案管理系統。當務之急是首先植入大數據平臺，確保部門檔案管理納入更加有效而且高效的管理系統。

3.借助電子技術，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠實現檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務要引起管理者的格外重視。除此之外，要優化管理結構，加強對管理人員的專業技能如云計算技術等的培訓，提升管理效率，實現動態管理。

4.在大數據背景下，實行有效的監管。大數據的廣泛應用，給檔案管理工作帶來了諸多的便利，管理工作更為簡單，管理人員的工作量相對減少，管理成本相對下降，但是不能忽視的是大數據背景下檔案信息開放程度更加提高了，人們渴望利用信息實現交流的愿景更加現實了。在信息交流的過程當中，信息流失現象，信息被某種技術性地篡改等問題也相應出現。因此，要建立起信息管理監督機制，加強管理人員對于信息的保護力度，確保檔案信息的安全性，避免在信息交流的過程中出現技術泄漏或者是信息丟失的情況。

5.提升檔案管理人員的綜合水平。大數據時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任新時期檔案管理工作，我們除了主動學習，積極接受并參與相關的技術培訓之外，還要善于合作，主動學習并積極交流先進的管理經驗。為此，上級主管部門不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數據背景下開展檔案管理工作的嚴謹態度，掌握更高的工作技能方法，同時，還需要對管理者進行定期培訓，與時俱進地進行常態化教育培訓，幫助管理員牢固樹立良好的檔案管理意識，科學應用技術手段提升管理的質量和效率。