干部人事檔案數字化管理初探

文/羅文明，漢江水利水電（集團）有限責任公司

1 人事檔案數字化過程中存在的問題

1.1 保存環境更為苛刻

傳統的人事檔案主要以紙質檔案為主，隨著現代科學技術的進步，紙質檔案的質量在逐步提高，其保存環境也得到了一定程度的提升，紙質檔案的特性使得保存環境只要保持干燥、常溫、避光、干凈等就能將紙質檔案保存較長一段時間。人事檔案數字化后，檔案信息需要以數據的方式保存在光盤或硬盤中，但光盤或硬盤的保存條件比紙質檔案保存條件更為苛刻，灰塵、氣體、濕度、溫度、磁場等都可能會讓光盤或硬盤里的信息受損，導致信息無法讀出來，造成信息丟失。

1.2 信息技術更新較快

信息技術的更新速度可以用日新月異來形容。人事檔案數字化后，信息存儲在光盤或硬盤中。對于數字化后的人事檔案，最重要的基礎使其存儲設備能夠被相應的讀取設備所識別，并能順利讀出。但隨著科學技術的迅速發展，各種軟硬件水平在不斷升級，升級后的軟硬件水平可能與原有的光盤或硬盤在銜接口或讀取程序等方面存在不相容現象，最終導致光盤或硬盤中原有信息無法被轉換或準確讀出，導致儲存信息丟失。

1.3 信息安全存在隱患

人事檔案數字化后，人事檔案的調閱、復制和管理等得到了較大的便利，但數字化后的人事檔案在存儲與保管等方面還存在較大的安全隱患。主要為：第一，檔案管理人員在對檔案進行操作時，可能會存在操作失誤，造成檔案無意識地被刪減或更改等，而存儲設備沒有對原檔案進行備份，進而造成信息丟失或失真。第二，互聯網信息技術存在一個較大的隱患則為網絡病毒與網絡黑客，這些病毒和黑客對于保密性極高的人事檔案而言屬于天敵，一旦保密要求極高的人事檔案信息受到竊取和泄露，則會給檔案當事人帶來無法彌補的損失。

2 人事檔案數字化管理對策分析

2.1 定期對數字化檔案進行升級

信息技術會隨著時代的發展不斷進步與完善，同時，在新技術對舊技術進行替代時，以舊技術為依托的存儲設備可能會無法被新技術所讀取。在這種情況下，檔案管理人員一方面應做好兩手準備，既保存數字化人事檔案信息，也同步保存紙質人事檔案信息，使每一份人事檔案信息都有一份保底檔案，供后期查閱。另一方面，檔案管理人員應定期對數字化檔案進行升級，在升級過程中，要保障存儲的檔案信息不被丟失或更改，保障檔案的準確性。

2.2 選擇合適的存儲載體

載體是人事檔案數字化最主要的物質基礎，載體選擇的好壞直接決定數字化人事檔案的保存年限。當前載體的形式有多種，做成載體的材質也五花八門，但材質品質優良的存儲設備其各方面抗風險能力都會較為突出。人事檔案管理人員應在存儲載體方面選擇材質優良，具有較強抗風險能力和保存時間較長的存儲設備，盡量降低人事檔案信息因為載體本身的原因而遭到破壞或丟失的風險。

2.3 加強數字化檔案安全管理

數字化人事檔案的安全性主要依靠對計算機信息系統和存儲硬件設備的安全性進行多方面加強來保障。首先，檔案管理部門應清晰地界定人事檔案的保密級數，對保密級數較高的人事檔案應加強安全保管系數，加強病毒查殺軟件、應用軟件、聯網設備、防火墻等計算機系統保護程序的安裝與監管。其次，加強人事檔案保管人員的安全教育。對保密級數較低或完全公開的人事檔案信息，檔案保管人員也應該嚴格按照單位制定的人事檔案管理、調閱等程序進行處理。再次，完善人事檔案責任落實制度。人事檔案在管理過程中，可能會遇到上級領導要調閱自己的檔案或他人檔案，或檔案保管人員在操作過程中出現失誤等造成檔案信息丟失，對于這些問題，單位要根據具體情況將責任落實到具體個人，以責任來加強檔案管理人員的保管意識。

2.4 完善人力資源激勵以及約束體制

以往的人事管理的人力資源激勵體制較為單調，很難與職員的需要吻合，筆者認為，新時代的人力資源激勵應按需要進行。其一，應建立科學的薪酬體制，將職員的業務水平與薪酬掛鉤，調動職員工作的熱情。其二，應建立精確、對等的考評體制，對職能不同的職員，應引入當代考評模式，進行全面考評，并參考考評結果進行獎勵或處罰。其三，建立競爭激勵體制，單位內部使用優化組合、競爭上崗的形式，讓人力資源能夠獲得最合理的配置，讓每一位職員都感受到競爭的壓力，并讓其將提升工作質量放在首位。

2.5 構建數字化檔案管理體系保障機制

所謂數字化檔案管理體系保障機制，具體指從經費、設施設備、人員等方面為數字化檔案管理提供全面支撐，以確保數字化檔案管理團隊的專業水平與綜合素質，實現檔案管理服務作用的充分發揮。所以，各級領導應給予數字化檔案管理工作大力支持，注重對于數字化檔案管理系統的資金投入，以保證專項經費的使用充足，實現數字化檔案管理體系的正常運轉。

3 結束語

綜上所述，人事檔案數字化管理較傳統的紙質化管理便利了許多，但數字化管理也并非盡善盡美，也存在一些問題，最主要的是存儲設備的管理、數字化檔案的安全性等，這些管理手段比紙質化管理手段要更加專業化，需要檔案管理人員具備一定的計算機專業知識，在檔案管理的過程中除了按照規章制度嚴格管理檔案信息外，還需要用專業的計算機知識對檔案信息進行檢測與保管，才能保障數字化人事檔案被合理利用。

【參考文獻】

[1]張衛，姜瑞博，楊騰，人事檔案信息的全面數字化管理[J].醫藥衛生管理.2016.

[2]岳才斌，人事檔案數字化管理推廣應用中的安全問題研究[J].辦公自動化.2014.