煤炭企業數字化檔案管理工作實踐探索分析

文/袁艷梅，川煤集團達竹煤電集團公司

1 引言

作為企業重要的信息資產，企業檔案對其自身的生產經營有著極其重要的作用，為企業發展創造了巨大經濟效益。檔案管理工作在煤炭企業的開展主要形成于其生產經營各個過程，檔案管理反映的是企業生產、技術、經營管理等各方面的信息，當前信息化背景下轉變檔案管理的模式和內容是提高煤炭企業資源利用率的有效途徑。從傳統人工管理方式轉化為數字化管理模式，這勢必將使得煤炭企業檔案管理工作更加省時省力、方便快捷。然而，將數字化管理模式應用到檔案管理工作當中也面臨著一些弊端，其中需要考慮的最主要問題就是安全性問題，為了保證工作順利開展，對數字化檔案管理工作實施途徑的探討很有必要。

2 煤炭企業實行數字化檔案管理工作的重要意義

2.1 數字化管理是現代企業實現管理自動化的必然要求

數字化檔案管理是借助計算機網絡技術以數字化存儲方式有機結合不同的信息資源，這種新的檔案信息形態的形成能夠達到對信息檔案資源快速查看和使用的目的，同時也實現了資源共享的目標。數字化檔案管理在煤炭企業的實行與網絡技術的發展有著密切關聯，要求現代企業以數字化管理的模式代替以往的人工管理模式，通過網絡技術中心的建立和先進計算機技術的運用促進企業檔案管理工作目標最終實現。

2.2 使煤炭企業辦公效率顯著提升

考慮到煤炭企業檔案管理工作繁雜，不僅管理對象多，且涉及的信息管理內容較為復雜，倘若仍舊對檔案和信息采用紙質記載的方式，是很難做到及時精確查找和統計信息的，而數字化檔案管理模式的應用則能夠實現資料快速入檔的目的，能夠對所需資料精確查找和統計，辦公人員工作效率大大提升，同時工作強度也顯著降低。

2.3 使煤炭企業經濟效益明顯提高

現代社會經濟高速發展背景下，煤炭企業自身的檔案管理模式也應當順應時代發展趨勢，積極改變傳統的粗放型管理模式，化辦公人員管理和紙質檔案管理為數字化管理，這既是對企業檔案管理成本的節約，同時企業的經濟負擔也明顯減少，經濟效益極大提升。值得注意的是，通過數字化檔案管理工作，企業管理的占地空間也得到節省，這也是企業經濟效益的變相提升。

3 當前煤炭企業實行數字化檔案管理工作面臨的問題

3.1 數字化檔案管理利用率低

當前煤炭企業對于數字化管理的重要性并未充分認識，這就使得數字化檔案管理的利用率并不高。在傳統落后思想觀念的影響下，老舊的檔案管理方式依然在應用，這無疑限制了數字化檔案管理作用的發揮。

3.2 電子檔案信息安全性不能保證

數字化檔案管理在煤炭企業的實行主要是借助計算機技術來對電子文件檔案信息進行保存，盡管操作過程較為簡便，文件查找也較快捷，文件存儲所占空間較小，但卻不能完全保證電子文件在存儲過程中的安全性。由電子編碼技術制作而成的電子文件能夠進行隨意編輯修改且不會留下修改痕跡，這是當前數字化檔案管理實施面臨的一大問題。

3.3 受載體影響有時會遇到信息不能讀取的問題

目前計算機技術發展日新月異，在更加先進的計算機系統中，可能會出現早期電子文件檔案信息不能讀取的問題，這就極易導致數據丟失問題的出現，甚至還可能造成病毒損壞電子文件的狀況。由于電子文件對計算機軟硬件設備較為依賴，使得長期保存成為一大難題。

3.4 檔案管理系統和各部門辦公自動化兼容性差

由于煤炭企業各部門軟件應用的差異性，可能各部門都針對自身的特點來設計開發適合的軟件，這就會發生與數字化檔案管理系統不相兼容的問題，各部門檔案文件無法進行互換，電子文檔歸檔難度增加，企業管理水平也一度受到限制。

3.5 檔案管理人員技術素養有待提高

由于對數字化檔案管理工作顯得不夠重視，使得企業在對數字化管理工作人員進行挑選時要求過低，技術素養不高就容易在數字化檔案管理工作中出現問題，甚至對企業經濟利益也有損害，這對于企業自身發展而言是不小的危害，有礙煤炭企業數字化檔案管理工作的有序開展。

4 煤炭企業數字化檔案管理工作的途徑探索

4.1 數字化檔案管理基礎建設水平要提高

基礎建設水平進一步提高是煤炭企業檔案管理數字化工作完善的重要前提，這就涉及到計算機、打印機、掃描儀等常見設備的更新，除了設備數量增加外，設備質量也應有所保證。與此同時，在信息資源共享方面，需積極推廣數字化檔案管理正在應用和今后可能會用到的相關軟件，選擇技術更好、安全性更高的軟件，通過公共信息平臺的完善實現信息資源共享，確保數字化檔案管理數據庫的高效、全面運行。

4.2 數字化檔案管理要加強安全建設

運用更加先進的技術是加強數字化檔案安全建設的根本前提，這是對煤炭企業數字化檔案信息安全的重要保證。需要注意的是，一些機密性較高的文件盡量不要放置在計算機上，減少被盜可能引發的損失。此外，以使用者身份作為依據，可對計算機相應的使用權限進行設置。

4.3 針對檔案管理人員的技術培訓不可缺少

在進行數字化檔案管理工作人員招聘時，對檔案管理人員要求需提高，要求人員具備與時俱進的態度，能夠保證思想與時代接軌，對新的事物敢于學習和接納，能夠采用全新的工作方式方法更好地完成數字化檔案管理工作，同時檔案管理人員的創新意識也不可缺少。對于檔案管理人員而言，需對專業的理論知識和技術積極掌握，在檔案管理工作實施過程中盡可能少犯錯、不犯錯，這對于數字化檔案管理工作效率提高有重要影響。需要注意的是，對現有的檔案管理人員，定期的崗位技術培訓是極其重要的，通過定期的技術培訓能夠促進數字化檔案管理優勢的充分發揮，保證數字化檔案管理工作更加全面高效完成。除此之外，高素質專業人才的招入還應當包括維護企業檔案網絡安全的人才，從人員管理方面提高煤炭企業數字化檔案管理工作的秩序性與安全性。

4.4 針對數字化檔案管理工作需加大資金方面的投入

除了積極加強數字化檔案管理的基礎設施建設外，檔案管理工作相關的硬件設備也需努力提高，這就要求通過必要的資金投入來促進數字化檔案管理環境的改善。與此同時，及時維修落后的機器設備，倘若維修后舊設備性能不能提高那就必須對這些老舊的機器設備進行更換，對先進的機器設備進行購買以符合數字化檔案管理工作的實施需求。

4.5 煤炭企業數字化檔案管理工作實施標準需規范

為了更加順利地開展數字化檔案管理工作，數字化檔案管理的實施標準需得到進一步規范，通過一整套統一的、有效的、科學的標準的制定來開展檔案管理工作。然而從實際情況來看，現階段我國煤炭企業的標準體系建設并不完善，面對不斷發展和完善的煤炭企業數字化檔案管理工作，必須通過規范化檔案管理實施標準的制定來促進數字化檔案管理目標的實現。關于數字化檔案管理工作的標準，應當涉及到數字化檔案管理工作實行過程中的一切操作標準和操作過程，并具體到對應的存儲方式、檔案類型以及檢索途徑等等，明確規定數字化檔案管理工作各方面的實施標準，并有效實行相關的工作標準，相信煤炭企業數字化檔案管理目標的實現將指日可待。

5 結束語

綜上所述，檔案管理是對煤炭企業整個經營成果和發展歷程的記錄，這既是企業實現合理發展的重要基礎，同時也為企業研究自身發展狀況及經營水平提升提供了重要依據。科學的數字化檔案管理體系的建立，既是推動企業發展的必然需求，同時也有利于對企業管理水平及業績水平作出衡量。當前計算機技術發展突飛猛進，信息交換與傳輸功能的實現對于煤炭企業檔案管理工作而言是不可多得的外部條件，能夠從根本上滿足企業辦公自動化的發展需要。對煤炭企業檔案資源的合理開發以及多媒體數據庫的建立，是對數字化應用平臺逐步完善的過程，只有整體管理水平得到提升，才能更好地服務于煤炭企業的生產與經營，保證檔案管理工作質量和效率，實現煤炭企業的長遠穩定發展。

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