高校干部人事檔案管理問題及對策淺析

文/馮春艷，唐山學(xué)院

人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校干部人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依據(jù)。

1 現(xiàn)階段，高校人事檔案工作存在一些問題，制約了高校人事檔案工作的發(fā)展

1.1 干部人事檔案管理制度不夠完善

干部人事檔案管理要發(fā)揮其功效是一個長期的過程，且工作本身極其繁瑣、重復(fù)性高、工作強度高，隨著人事管理工作難度的不斷加大，人事管理制度也出現(xiàn)了一些漏洞和問題，其主要表現(xiàn)在：人事檔案管理制度建設(shè)薄弱，各項管理制度相對滯后，檔案管理部門執(zhí)行起來很難做到嚴格、嚴密，對檔案管理工作造成了不利的影響。此外，隨著改革開放形勢的發(fā)展，還有一些制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，加之一些單位雖有相關(guān)制度，但實際工作中又貫徹執(zhí)行不到位，缺少有效的監(jiān)督機制和獎懲考核機制，在一定程度上也影響了干部人事檔案材料收集工作的質(zhì)量和效率。

1.2 檔案內(nèi)容陳舊，實用性不強

1991年發(fā)布的《干部檔案工作條例》將檔案內(nèi)容劃分為十大類：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、出國等材料，其他可供組織參考的有保存價值的材料。現(xiàn)階段高校教職工人事檔案仍停留對以上十項內(nèi)容的陳列上，而對教職工業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的證明材料，反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動證明材料很匱乏。現(xiàn)階段，高校學(xué)生就業(yè)工作已從計劃經(jīng)濟下的“統(tǒng)包統(tǒng)分”轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟下的“市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的就業(yè)機制，而高校學(xué)生人事檔案卻沒有跟上時代發(fā)展的步伐，仍沿襲著計劃經(jīng)濟時代的舊模式，過多強調(diào)思想政治表現(xiàn)，檔案內(nèi)容的收集多側(cè)重于入團、入黨材料及政治方面的獎懲等，忽視素質(zhì)教育成果的展示，缺乏實踐活動、科技創(chuàng)新、心理健康、性格測試等方面的記錄。干部人事檔案內(nèi)容的陳舊，在新形勢下對保障教職工權(quán)益、服務(wù)學(xué)生就業(yè)等方面都產(chǎn)生了消極的影響。

1.3 檔案管理缺乏規(guī)范化

當前高等院校仍然有部分存在著檔案管理主要以紙質(zhì)化檔案為主的現(xiàn)象，而紙質(zhì)化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫個人檔案時，存在字跡潦草難以辨認，信息填寫不全，內(nèi)容描述不準確的現(xiàn)象，加之很多人的紙質(zhì)化檔案在存檔時存在證書遺失、證書失效等情況，進而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對信息填寫不全、證書補遺不到位的人事檔案缺乏監(jiān)管，沒有及時督促檔案本人將資料補齊，而對于部分人深造后所獲得的新學(xué)歷、新證書，檔案管理人員也不能及時收齊并存檔，進而使得干部人事檔案管理缺乏規(guī)范化。

1.4 干部人事檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。如學(xué)院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2 高校干部人事檔案管理對策

新常態(tài)下，高校本科規(guī)模的擴大，學(xué)生、教職工的增加，高校人事檔案也要創(chuàng)新管理。主要對策是：

2.1 翔實檔案內(nèi)容

調(diào)整和豐富高校干部人事檔案的歸檔內(nèi)容和范圍。針對現(xiàn)階段高校人事管理的新發(fā)展，建議將干部人事檔案在原有的十大類的基礎(chǔ)上加入以下內(nèi)容的材料：（1）反映教職工個人素質(zhì)提升和工作業(yè)績的材料，如各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、留學(xué)訪學(xué)、學(xué)歷提升、科研成果的證明材料；（2）反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動的材料，如各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議和解聘、辭退、崗位變動等相關(guān)材料；（3）反映教職工依法應(yīng)享有的各種福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動材料。

2.2 推進人事檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，推進干部人事檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學(xué)地干部人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全人事檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將個人檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項登記本聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進人事檔案管理的規(guī)范性。

2.3 將檔案信息與個人發(fā)展相聯(lián)系

干部檔案信息是干部選聘的重要依據(jù)，檔案信息要得到個人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個人發(fā)展直接掛鉤，對所有干部的聘用、調(diào)任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

2.4 加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)

檔案管理工作人員是檔案管理工作的實際操作者，要實行檔案規(guī)范化管理，就必須不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。要堅持不懈的加強職業(yè)道德教育，用現(xiàn)代理論知識和規(guī)章制度加強對工作人員的培訓(xùn)，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

[1]李君.淺談高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].學(xué)理論，2010，（3）：195-196.

[2]胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討[J].蘭臺世界，2010，（24）：37-38.