基于SAP系統(tǒng)下如何加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用的精細(xì)化管理

文/趙晶，福建寧德核電有限公司

1 前言

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中，費(fèi)用管理水平，同企業(yè)的生存及發(fā)展效益有著十分緊密的關(guān)系，企業(yè)方面已經(jīng)逐步提高了對(duì)企業(yè)費(fèi)用管理的重視。但在實(shí)際管理過(guò)程中，受到傳統(tǒng)管理模式等多種因素的影響，企業(yè)費(fèi)用管理效果很難得到充分發(fā)揮，對(duì)此，以SAP系統(tǒng)對(duì)費(fèi)用管理進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，構(gòu)建健康的監(jiān)管體系，讓費(fèi)用的精細(xì)化管理得以落實(shí)，這對(duì)促進(jìn)企業(yè)管理當(dāng)中的費(fèi)用創(chuàng)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，具有重要意義。

2 現(xiàn)代企業(yè)利用SAP系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用管理的現(xiàn)狀

就當(dāng)前的企業(yè)內(nèi)部管理水平而言，SAP系統(tǒng)可以說(shuō)是一個(gè)較為強(qiáng)大的流程管理系統(tǒng)了，其引入會(huì)在一定程度上對(duì)已有的財(cái)務(wù)管理體系造成較大沖擊，尤其在權(quán)力管理這一方面，隨著系統(tǒng)的引入會(huì)導(dǎo)致部門權(quán)力分配的變化，權(quán)力分散對(duì)企業(yè)的現(xiàn)有管理體系，會(huì)造成較大影響。另外，SAP系統(tǒng)的應(yīng)用，可以說(shuō)是市場(chǎng)發(fā)展環(huán)境推動(dòng)下而形成的一種被動(dòng)升級(jí)狀態(tài)，這就導(dǎo)致許多企業(yè)在應(yīng)用SAP系統(tǒng)之前，對(duì)其認(rèn)識(shí)存在一定的盲目性，選擇的軟件與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與管理需求完全不符，不僅未能促進(jìn)企業(yè)費(fèi)用管理水平的提升，還在一定程度上增加了企業(yè)的投資風(fēng)險(xiǎn)。

3 SAP系統(tǒng)在企業(yè)費(fèi)用管理中的優(yōu)勢(shì)分析

總結(jié)SAP系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐，能夠明確其在企業(yè)費(fèi)用管理中，具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：1）SAP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)ζ髽I(yè)費(fèi)用的集中管理流程進(jìn)行有效優(yōu)化，在全新的流程管理系統(tǒng)當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)憑證的自動(dòng)生成，并為費(fèi)用管理所需的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，提供有效保障。2）SAP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠有效加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用預(yù)算的控制，利用SAP系統(tǒng)，能夠?qū)⑵髽I(yè)的相關(guān)運(yùn)營(yíng)資料與各項(xiàng)資源分配狀況等整合在一起，使得相關(guān)預(yù)算編制與執(zhí)行工作，能夠以企業(yè)的未來(lái)生產(chǎn)、銷售需求為依據(jù)，解決數(shù)據(jù)決策的方式，提升企業(yè)費(fèi)用預(yù)算的真實(shí)性、可靠性與可行性[1]。3）SAP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠促進(jìn)企業(yè)費(fèi)用管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性與決策的科學(xué)性。SAP系統(tǒng)本身就是一個(gè)動(dòng)態(tài)的實(shí)施管理系統(tǒng)，在費(fèi)用管理過(guò)程中可支持相關(guān)管理活動(dòng)，從單一的成本部門拓展到其他涉及費(fèi)用的所有部門，并對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果等進(jìn)行全面的記錄與控制，以便在需要時(shí)為企業(yè)決策提供充足的實(shí)時(shí)性信息。加之SAP系統(tǒng)擁有的多種管理性報(bào)表與查詢功能，利用成本管理信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)費(fèi)用管理決策與業(yè)務(wù)操作，提供更加可靠的服務(wù)。

據(jù)此，通過(guò)項(xiàng)目實(shí)例來(lái)深入分析SAP系統(tǒng)下企業(yè)費(fèi)用管理與傳統(tǒng)費(fèi)用管理的差異。在財(cái)務(wù)核算這一方面，傳統(tǒng)費(fèi)用管理模式之下采用的一般通用財(cái)務(wù)核算軟件，僅有12個(gè)會(huì)計(jì)期間；而大部分企業(yè)會(huì)選擇在4月份披露上年度會(huì)計(jì)報(bào)告信息。例如，當(dāng)年1月份的調(diào)查報(bào)告顯示，上年有50萬(wàn)元的固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用未提取，對(duì)此，1月份的會(huì)計(jì)處理如下：借方記“管理費(fèi)用-折舊費(fèi)”，貸方記“以前年度損益調(diào)整”；而“管理費(fèi)用-折舊費(fèi)”體現(xiàn)在當(dāng)年的1月份，與當(dāng)期發(fā)生的折舊費(fèi)混淆后難以區(qū)分。SAP系統(tǒng)當(dāng)中的會(huì)計(jì)期間有16個(gè)，其中多出來(lái)的4個(gè)會(huì)計(jì)期間為特殊會(huì)計(jì)期間。發(fā)生資產(chǎn)負(fù)債表之后，若要對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整，可直接在對(duì)應(yīng)的特殊會(huì)計(jì)區(qū)間完成處理。

由此可見，采用SAP系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用管理的過(guò)程中，在財(cái)務(wù)核算這一環(huán)節(jié)，能夠便捷的區(qū)分當(dāng)期業(yè)務(wù)與上年度資產(chǎn)負(fù)債表調(diào)整事項(xiàng)，如此可以避免相關(guān)當(dāng)期發(fā)生額的計(jì)算，受到不良影響。另外，采用SAP系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)核算，不需要通過(guò)手工調(diào)整的方式，來(lái)對(duì)負(fù)債表當(dāng)中的年初數(shù)進(jìn)行調(diào)整，由于特殊期間的支持，完成處理之后可將上年度發(fā)生額進(jìn)行自動(dòng)記賬，而資產(chǎn)負(fù)債表的年初數(shù)也必然會(huì)自動(dòng)更新，以保證賬表一致。

4 基于SAP系統(tǒng)下企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理的策略

4.1 深化費(fèi)用管理人員對(duì)SAP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

企業(yè)費(fèi)用的精細(xì)化管理，上至企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，下至各部門主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)做到全員參與，共同推進(jìn)。對(duì)此，針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)費(fèi)用管理當(dāng)中，管理人員對(duì)SAP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足問(wèn)題，需要通過(guò)科學(xué)、有效的培訓(xùn)工作，深化其對(duì)SAP系統(tǒng)的正確認(rèn)識(shí)。在培訓(xùn)過(guò)程中，要求企業(yè)費(fèi)用管理人員，能夠切實(shí)考慮企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)與發(fā)展需求，適當(dāng)選擇SAP模塊開發(fā)，以保證在企業(yè)費(fèi)用管理中的成功實(shí)施。與此同時(shí)，相關(guān)管理人員還應(yīng)熟練掌握SAP系統(tǒng)的應(yīng)用與操作方法，使其通過(guò)切身體驗(yàn)來(lái)了解新的管理方法與工具，包括降低成本與提高勞動(dòng)生產(chǎn)力等，更高的推進(jìn)企業(yè)費(fèi)用的精細(xì)化管理。

4.2 做好企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理工作

SAP系統(tǒng)有專門的預(yù)算管理模塊，能夠支持企業(yè)的各項(xiàng)預(yù)算管理工作，包括對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行事前預(yù)測(cè)、事中監(jiān)控、事后評(píng)價(jià)等，對(duì)提升企業(yè)成本預(yù)算與費(fèi)用管控能力等，均能夠起到顯著的推動(dòng)作用[2]。基于SAP系統(tǒng)的費(fèi)用管理，可設(shè)置預(yù)算控制，以企業(yè)的銷售額為主要參考依據(jù)，來(lái)監(jiān)督實(shí)現(xiàn)控制進(jìn)度；在保證預(yù)算編制科學(xué)性的基礎(chǔ)上，分階段釋放預(yù)算額度，若在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，遭遇重大預(yù)算額度調(diào)整，可根據(jù)實(shí)際情況在逐級(jí)審批之后，實(shí)施相關(guān)調(diào)整方案。

針對(duì)此種精細(xì)化管理需求，可開發(fā)基于SAP系統(tǒng)的預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，通過(guò)每個(gè)項(xiàng)目的基金中心歸集數(shù)據(jù)，授權(quán)者可利用查詢S AP系統(tǒng)TCODE:Z16FIR2107，對(duì)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，進(jìn)而為后續(xù)精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行，奠定良好的基礎(chǔ)。

4.3 構(gòu)建企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化核算監(jiān)督體系

構(gòu)建費(fèi)用精細(xì)化核算監(jiān)督體系，需要從三個(gè)角度著手:首先，可借助SAP系統(tǒng)的項(xiàng)目、物料、財(cái)務(wù)等模塊，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一次錄入，這一過(guò)程應(yīng)重點(diǎn)保證數(shù)據(jù)的一致性與可追溯性，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。其次，應(yīng)利用SAP系統(tǒng)的集成模式的優(yōu)勢(shì)，在數(shù)據(jù)歸集前做好區(qū)分，保障報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。例如，對(duì)管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用的費(fèi)用屬性通過(guò)功能范圍進(jìn)行區(qū)分，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的同時(shí)便能及時(shí)歸集，明確區(qū)分成本費(fèi)用信息，從而為SAP報(bào)表提供基礎(chǔ)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。第三，企業(yè)方面可利用SAP系統(tǒng)中的費(fèi)用監(jiān)控模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的事前費(fèi)用控制指標(biāo)的測(cè)定。通過(guò)對(duì)管理費(fèi)用支出的必要性及取得的管理效果分析, 合理確定各部門的費(fèi)用定額指標(biāo)，并參考同行業(yè)同規(guī)模企業(yè)管理費(fèi)用支出水平, 盡可能做到費(fèi)用指標(biāo)合理化。例如，管理人員可通過(guò)SAP系統(tǒng)編制導(dǎo)出管理費(fèi)用執(zhí)行報(bào)表，報(bào)表可根據(jù)不同費(fèi)用核算科目分部門進(jìn)行歸集，通過(guò)比照歷史三年的預(yù)算數(shù)據(jù)執(zhí)行情況，大致了解各部門費(fèi)用支出情況，據(jù)此推算費(fèi)用定額指標(biāo)制定的合理性。并在有效對(duì)比之下明確費(fèi)用支出差異產(chǎn)生的原因，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與管理能力的綜合提升。

4.4 健全企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化分析與反饋體系

SAP系統(tǒng)中的費(fèi)用管理報(bào)表，能夠幫助企業(yè)費(fèi)用管理人員，對(duì)成本中心費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用支出明細(xì)等進(jìn)行系統(tǒng)的分析與管理，且企業(yè)當(dāng)中擁有權(quán)限的員工，都可以通過(guò)SAP系統(tǒng)與項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，對(duì)實(shí)際信息進(jìn)行獲取，及時(shí)明確自身費(fèi)用支出的情況，并針對(duì)性的有效控制管理費(fèi)用的發(fā)生。管理費(fèi)用在企業(yè)產(chǎn)品總成本中所占比重不多,若只顧抓大頭,避小頭，殊不知“水滴石穿，積少成多”。控制管理費(fèi)用,尤其是“八項(xiàng)規(guī)定”出臺(tái)以來(lái)，防微杜漸、例行節(jié)約已成為費(fèi)用管控的常態(tài)。重視管理費(fèi)用的支出情況，針對(duì)其特點(diǎn)和節(jié)支的難點(diǎn), 采取有效措施，真正做到把每一分錢都用到刀刃上。管理人員可通過(guò)開發(fā)SAP系統(tǒng)敏感性費(fèi)用分析報(bào)表，對(duì)敏感管控類指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分析，例如差旅費(fèi)，通過(guò)對(duì)出差時(shí)間段、地點(diǎn)、費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，測(cè)算了解各部門差旅費(fèi)使用頻率、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的合理性、同一地點(diǎn)、事項(xiàng)是否多人次出差。

5 調(diào)整企業(yè)費(fèi)用管理手段

5.1 會(huì)計(jì)科目設(shè)置優(yōu)化

SAP系統(tǒng)是一個(gè)高度集成的信息化系統(tǒng)，其中的會(huì)計(jì)科目設(shè)置對(duì)比于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)科目設(shè)置，擁有明顯的優(yōu)勢(shì)，相比之下，科目設(shè)置更加的簡(jiǎn)潔、科學(xué)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行十分有利。SAP系統(tǒng)的科目表有兩層設(shè)置，第一層為科目表層，第二層是公司代碼層。這種會(huì)計(jì)科目設(shè)計(jì)方式，在企業(yè)費(fèi)用管理中，尤其是大型集團(tuán)企業(yè)，能夠充分發(fā)揮出應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。例如，某集團(tuán)公司下設(shè)多個(gè)分公司與子公司，通過(guò)“公司代碼層”的維護(hù)，利用一個(gè)會(huì)計(jì)科目表，能夠保證企業(yè)會(huì)計(jì)核算及費(fèi)用管理的統(tǒng)一性，使理解不一致造成的費(fèi)用科目得到最大程度的簡(jiǎn)化，SAP統(tǒng)一設(shè)置的會(huì)計(jì)科目也可避免因混淆造成的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，無(wú)法進(jìn)行有效費(fèi)用控制的目的。

5.2 憑證記賬的優(yōu)化

SAP系統(tǒng)的高度集成優(yōu)勢(shì)，能夠讓企業(yè)的大量憑證自動(dòng)生成錄入，這對(duì)簡(jiǎn)化憑證錄入、保障憑證正確性，多進(jìn)入費(fèi)用分析管理過(guò)程起到良好的推進(jìn)作用。例如，對(duì)后勤服務(wù)費(fèi)的管理，當(dāng)服務(wù)需求產(chǎn)生之后，從供應(yīng)商發(fā)票接收與驗(yàn)收、開具發(fā)票及記賬等，這些業(yè)務(wù)在發(fā)生過(guò)程中，遵循設(shè)計(jì)好的會(huì)計(jì)科目，相關(guān)費(fèi)用會(huì)自動(dòng)計(jì)入總賬當(dāng)中。如此一來(lái)，能夠極大的提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免過(guò)多的人工操作導(dǎo)致的失誤問(wèn)題。由于記賬憑證的精確度得到了大幅度提升，對(duì)應(yīng)的企業(yè)費(fèi)用管理分析水平，也能得到顯著提升。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，探究基于SAP系統(tǒng)下精細(xì)化的費(fèi)用管理，對(duì)改進(jìn)企業(yè)費(fèi)用管理的不良現(xiàn)狀，能夠起到顯著作用。通過(guò)相關(guān)分析，借助實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，充分利用SAP系統(tǒng)的功能作用，結(jié)合數(shù)據(jù)決策等手段，能夠從加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理的角度出發(fā)，解決企業(yè)費(fèi)用管理面臨的各項(xiàng)問(wèn)題，進(jìn)而為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提升，提供創(chuàng)新思路與參考。因此，應(yīng)不斷深入對(duì)SAP系統(tǒng)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的挖掘，以夯實(shí)企業(yè)費(fèi)用的基礎(chǔ)管理工作。