新時代檔案管理的問題及措施分析

文/李芬芬，湖南省核工業地質局三0一大隊 410114

自國家檔案法頒布以來，隨著我國檔案管理事業進入新的發展時期，各行各業對檔案管理事業的重視程度也日益提高，企業內部檔案管理工作的優劣在一定程度上也影響并且反映了該企業管理事業的優劣。檔案作為對文獻資料和數據信息進行客觀記錄的文獻載體，真實地記載了社會生活的歷史變遷過程。我國經濟化水平的快速提高推動了檔案管理事業的快速高效發展，因此國家層面也對檔案管理事業更加重視。為緊隨國家深化改革的步伐，檔案管理也面對著在新時代的改革發展工作。本文結合湖南省核工業地質局檔案管理實際情況，就新時代檔案管理問題進行了分析。

1 檔案管理中存在的問題

國家正處在發展中國特色社會主義的初級階段，各種事業都面臨著改革發展，因此新時代的檔案管理仍然有許多問題亟待解決，其中主要面臨的問題如下：

1.1 主管部門工作人員的重視程度不高

由于傳統檔案整理工作中的思想僵化，負責整理檔案的工作人員大多只負責檔案的文書整理以及保存完整，他們的工作范圍也大多局限于保證檔案的完整妥善保存；單位領導則秉承著需要時再查閱的傳統思維，沒有充分利用起檔案中保存的內容對日常管理決策的重要作用，因此對檔案管理事業的重視程度還沒有提升起來。而由于我隊檔案室隸屬于辦公室管理，而辦公室主任事務繁忙，因此檔案管理相關的工作逐漸邊緣化，日常管理等工作機制難以得到創新發展，因此發展程度也日益低下。

1.2 用于建設檔案管理事業的資源缺少

意識依托于物質存在，檔案管理工作的進步發展也離不開企業資金的投入。然而，由于企業相關部門對于檔案管理事業的重視程度并不高，相應投入的資金也遠未達到推動檔案管理部門發展的要求。企業對各種資源的盲目引進以及系統體系建設的不足，導致檔案管理事業的建設發展被阻礙。

1.3 信息化程度低

隨著我國信息化普及程度的不斷加大，不斷有公司為檔案管理部門配備了電腦等電子管理手段。然而仍有部分企業并未注重對檔案管理部門的信息化發展，使相關部門發展程度低下，無法適應新時代的發展節奏。而且大部分的企業并未針對檔案管理進行相應的系統研發等工程，仍舊沿襲傳統的被動查閱使用的方法，因此薄弱的專業技術、缺少相應的管理系統等問題使檔案管理仍有許多問題。為順應時代的發展，加強信息化程度的建設是順應時代發展必須進行的工作，也是為了為單位和社會提供高效率和高質量的服務。

1.4 在職人員專業素質不足

優秀的企業部門管理離不開專業素質卓越的部門工作人員，而企業對檔案管理部門的不重視也導致了相應管理隊伍的人才缺失和業務能力不足。由于檔案管理部門的人員對相關專業技能知之甚少，并且有些人甚至是身兼數職，不僅專業素養不夠，工作時間也不足。而在缺乏專業人員的基礎下進行的企業部門招聘，更是難以找到專業能力水平較高的從業人員。企業管理人員重視程度的不足、企業專業技能崗位培訓的欠缺等主觀因素導致了企業檔案管理部門工作人員對自身工作認知程度的不足、專業知識技能的生疏以及業務的匱乏，而若是想要得到提升進步和發展則更是難上加難。由于目前我隊專職從事檔案整理工作的人員配備不足，因此遇到專項資料整理時常需要聘請臨時人員，不僅遏制了檔案管理事業的發展，也給工作帶來了許多被動與不變。

1.5 缺乏系統的管理流程

由于檔案歸檔制度以及檔案管理部門職能分工的不標準以及檔案查詢流程的不完善等缺點，導致檔案的保護并不能達到完整、保密的要求。對于應當歸檔的檔案其歸檔的時間以及方式都沒有明確的企業標準，因此會導致文件歸還的不及時以及可能導致的檔案損壞問題。而由于檔案保護力度的低下，檔案需要查閱或銷毀時都無法進行系統的流程操作，導致珍貴的檔案無法被及時利用，而需要銷毀的檔案則不能及時被找到。企業檔案的監管力度以及重視程度的低下也會導致檔案的泄密或是利用不合理等問題。

我國檔案管理事業中存在的一系列問題造成的如利用面窄、檔案棄置、信息流動滯怠、人力資源浪費等弊端與我國市場經濟的發展的沖突越來越明顯突出，因此提出解決問題的措施至關重要。

2 針對檔案管理問題提出的措施

針對檔案管理事業中存在的相關問題，提出了以下幾點改革措施：

2.1 增強管理意識

只有樹立正確的管理意識和觀念，增強對相關工作崗位的置業觀念才會使相關工作人員在主觀層面上得到水平的提升，從而提升檔案管理人員的敬業精神以及專業素養，然后提升整個檔案管理工作的發展水平。

2.2 提高重視程度

由于企業管理人員缺乏對檔案管理工作的重視程度，下層從屬人員的工作責任心也逐漸降低，因而導致整個企業的檔案管理工作運營模式不恰當。因此應該從高層重視起對檔案管理工作，遏制檔案管理工作部門的邊緣化。

2.3 提高意識程度

首先要提高檔案的歸檔意識，體現在平時工作中重要文件以及有價值文件的完備保存以及工作材料的收集和積累；其次是提高管理員的責任意識，要求工作人員對檔案管理工作抱有足夠的熱枕；然后是提高管理員的法律意識，因為檔案不僅是企業工作的重要材料，也是受國家律法保護的資料，因此管理人員應當肩負起保護檔案、管理檔案、監督檔案等法律責任和工作義務；最后應該提高管理員的服務意識，最大限度的為企業高層的決策發揮檔案材料的使用價值，使檔案材料物盡其用，而不是固化于傳統的保存思想，管理者應該不斷革新現今的服務技術，積極通過檔案材料為企業的活動提供服務。

2.4 加強從業人員技能培訓

檔案管理的質量水平提高與相關在職人員的業務素質水平高低有著密不可分的關系。因此在新的時代下，對檔案工作人員的專業知識掌握熟練程度以及操作能力都提出了更高的要求和標準。其次還要求提高從業人員的思想認識水平，以期與國家發展水平齊頭共進，是工作人員對檔案管理問題有充足的、專業的認識，并且更多的招收真正的專業水平人才，以便更好的發展檔案管理事業。

2.5 建立健全企業流程

企業檔案管理部門也應該建立健全的獎罰評估機制，不僅對日常業績進行相關獎罰，也可以對相關部門從業人員進行約束和激勵，從而推動工作人員不斷充實自己的專業知識，更新專業技能，提升工作積極性。

2.6 加強就業再培訓

結合實際需要對就業人員進行上崗培訓或再培訓，使從業人員系統全面的掌握專業以及就業所需知識，并且能夠做到融會貫通，靈活運用，使相關檔案管理的流程可以不斷革新。

檔案管理工作絕非一項簡單的保存管理工作，而是匯聚了多專業多學科的交叉性工作，因此需要企業管理層給予充足的重視，引進專業素質極強的人才，靈活運用電腦、電子芯片等電子信息產品，提高檔案信息的管理水平和能力，建立完善的信息化管理系統，與社會發展與時俱進，充分發揮檔案的流動特性，使檔案管理達到最優水平。

2.7 加強設施設備投入

物質基礎決定上層建筑，因此若想要全面發展檔案管理事業，加強設施設備的大力投入是不可或缺的。只有跟進了先進的設備儀器，才能使工作人員學習到最先進的相關技術，從而可以在檔案整理工作上提出建設性的、創新性的、有遠見的意見，并且推動專職人員的素質培養。

3 結語

綜上所述，若要解決新時代檔案管理的問題，需要在主觀、客觀兩個層面上共同提升，從而抓住新時代帶來的機遇，并且充分準備好面對改革背景下的挑戰，在總體上提升檔案管理的工作水平，在根本上解決傳統管理方法上的不足。