醫院人事檔案管理信息系統建設與應用探討

文/張利軍

醫院人事檔案管理信息系統建設與應用探討

文/張利軍

秦皇島市第一醫院

醫院人事檔案管理是一項非常重要的信息資源管理工作，它是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反應，也是重要的人事信息資源。重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，是促進醫院人事制度改革，合理有效配置醫院人力資源，促進醫院衛生事業發展的重要舉措，只有加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，方能促進人事檔案事業健康發展。

醫院；人事；檔案；管理；問題；探討

1 醫院人事檔案管理的現狀

目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天，變得難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：①查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內容。②檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。③歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。④管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。

2 醫院人事檔案的作用和價值

加強醫院人事檔案信息化建設，是醫療事業管理及辦公規范化、標準化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理，使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過自動化工作平臺完成，使人事檔案管理工作由傳統的人工化向自動化、智能化轉變，這樣大大減輕檔案工作人員的重復勞動，節省大量人力和時間，提高檔案的現代化管理水平。人事檔案的管理和利用方式這種質的改變是信息化的需要。

2.1 建立電子文檔歸檔制度

通過建立以現有檔案管理人員為主，多科室協作的電子文檔歸檔制度，通過組織業務學習和相關的技術培訓，使檔案工作者掌握一定的信息管理自動化的基本知識，能夠獨立承擔起電子文檔歸檔工作的這一重任。醫院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠檔案科室一家很難完成，通過采取電子文檔形成科室、檔案科室、管理科室三結合的方法，共同協作來解決歸檔問題，實現了資源共享，相關的職能要相互滲透，取長補短，發揮各自的優勢，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

2.2 實現檔案管理的信息化、網絡化

以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡力爭取人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，同時，計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。從而使數字化管理系統有足夠的信息基礎。

2.3 建立人事檔案管理信息系統，擴大人事檔案信息內涵

在醫院，影響人力資源需求的因素主要來自醫院內部，有效的人事檔案管理對分析醫院內人力資源狀況是否適應醫院的改革與發展的要求有積極的作用。醫院人事處以利于醫院人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為了適應新時期檔案管理工作的要求，不斷提高對人力資源的開發與管理水平，必須建立人事檔案管理信息系統，實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才，才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。

3 加強醫院人事檔案管理的措施

醫院人事檔案管理要適應新形勢下醫院發展的要求，加強人事檔案管理，充分發揮醫院人事檔案的資源優勢，為更好地為醫院選拔和使用優秀衛生事業人才提供真實可靠的依據。

3.1 提高對醫院人事檔案管理的認識，增強管理意識

醫院人事檔案管理要立足于服務人事管理的基礎之上，充分發揮人事檔案管理工作的重要作用。提高檔案管理全員的管理意識，不但需要領導者認識到人事檔案是一個重要的信息資源，必須予以重視和加強，而且要檔案管理人員認識到醫院人事檔案資料對醫院的人事管理和醫療事業的發展具有重要意義，并應該盡職盡責。同時，醫院普通職工也應該積極參與和支持人事檔案的工作，主動為檔案管理人員提供線索和材料，使得檔案管理得以有序進行。

3.2 重點加強干部人事檔案管理，合理有效利用人才資源

干部人事檔案作為醫院人事檔案管理的重要組成部分，對其實現良好的管理具有重大意義。干部人事檔案中真實地記錄了一個人的從業經歷、職業能力和品德，因此，它對各類人員的合理分配和人力資源的合理利用、優化醫院部門結構調配等方面都有著重要的作用。可以說，干部人事檔案不但可以維護干部本人的合法權益，而且也可以為醫院開發人力資源提供寶貴的信息依據。加強干部人事檔案管理，是實現有效利用醫療人才資源的強有力手段。

3.3 充分利用現代化技術進行醫院人事檔案的管理

要不斷完善醫院人事檔案的現代化管理工作，就要積極采用現代化技術和設備，應用計算機管理軟件，建立科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，更有效地實現人事檔案資源的科學配置和利用。這樣，既能保證醫院在進行人才培養、干部聘任、晉升職稱等方面實現科學化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠為醫院進行人事資源整體調配、充分發揮人事資源優勢為醫院快速發展提供堅實的人力資源支持。

3.4 努力提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員業務素質的好壞直接影響著醫院人事檔案管理工作的質量。因此，要努力提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有創造性、學習性的綜合素質。檔案管理人員必須不斷更新業務知識，適應新形勢的發展要求，提高人事檔案管理業務水平，學習計算機應用等現代管理技術和管理理念，以適應知識經濟時代醫院人事檔案管理工作的要求。