計算機技術在數字檔案管理中的運用研究

文/丘碧花，中山市東鳳鎮檔案館

現如今的檔案管理工作中，開展計算機技術的使用是一種十分先進的工作方式，這種工作模式相比早期傳統的檔案管理工作更加的有效，錄入也更加的準確。同時也能夠讓檔案管理工作的效率加倍的提升，并且同時兼備著工作的高質量。同時，在使用計算機技術開展檔案管理工作，也能夠有效的提升檔案管理者的工作水平，也符合當前社會發展的節奏。

1 計算機技術在檔案管理中的優勢進入

隨著新時代的到來，計算機技術在社會當中被廣泛的使用，為人們的生活提供了眾多的便利，也為各個行業創造了更加有效的工作方式。同時計算機技術在檔案管理中的使用也創造出了更加優異的成績，因此，如何發揮出計算機技術更加有效的使用也成為當下我國各個部門廣泛關注的問題。現代計算機技術管理檔案的工作在與傳統的工作模式相比下有著十分突出的優勢。不但能夠在開展檔案產漏補缺的工作操作的更加便捷，同時也能夠減少檔案管理工作的繁重程度，也極大程度上提升了工作質量。在現如今的檔案管理工作的開展當中，計算機技術的運用不但讓檔案數據的處理方面變得更加準確、快捷。這種技術的使用是其他技術無法相比的。隨著技術水平的不斷發展，計算機技術在檔案管理的優勢也越發的明顯，在檔案管理者需要尋找數據時，不需要將全面的檔案調出，只需要尋找出需求的資料即可，不但加快的工作進度，同時也讓保密性更加安全。在進行檔案發送方面，通過網絡便能夠進行大量、快捷的操作。從種種方面來將，計算機技術在開展數字檔案管理工作的意義都十分的重大，符合我國現代發展的進程及需求。

2 計算機在檔案管理中的必要性

2.1 我國檔案管理因計算機技術而發生時代的轉變

我國信息化時代的隨著科技技術的不斷更新而逐漸提升，同時也對于我國檔案管理中計算機技術的使用也帶了極大的轉變，傳統紙質時代的檔案管理也逐漸被計算機技術所取代。從某種程度上說，計算機技術的快速發展也對于數字化檔案管理工作的轉變造成了極大的影響，隨著計算機技術的廣泛應用于檔案管理的工作當中，不但加快了工作速度以及工作質量，同時也節省了極大的人力及物力，但在與其它發達國家的檔案管理工作相比下，我國檔案管理工作的計算機技術還是需要提高。因此，為了能夠更加有效的開展計算機技術在數字檔案管理的工作步伐，相關職能部門就必須要加快思想的轉變，加大檔案管理工作團隊的建設，努力提升相關技術人員的培養工作。

2.2 建立計算機檔案管理系統

企業或者政府的檔案管理部門，可以建設出一個專業化的計算機檔案管理系統，將企業或者政府當中重要紙質文件轉換為電子文檔的形勢，并嚴加保存管理，同時在也要進行細致的歸納區分。從而能夠逐步的建設出數字化檔案管理系統，方面在需要時進行隨著的查詢。

2.3 數字化檔案工作的方面

目前，為了能夠將檔案計算機技術管理工作的發展可以進一步的實現，其中最重要的工作內容就是需要將檔案進行系統化的統計以及分類，從這點來看，開展檔案工作最重要的基本要求便是能夠更加的專業化以及標準化的工作模式。但是在目前傳統的檔案管理工作當中，還只是依靠人工以及紙質來進行記錄，同時也是受到某種歷史遺留的相關問題，也就導致當下各個企業以及政府的檔案管理部門實現信息化管理工作無法有效達成。因此，加快開展計算機管理技術的引入也成為當下開展數字化檔案管理工作的首要任務。

3 計算機技術在數字檔案管理中運用的策略

3.1 檔案信息管理的數字化

在檔案管理工作中引入計算機技術，將傳統的紙質檔案數據逐步的轉化為數字化檔案數據，將早期的紙質檔案輸入到計算機當中，能夠將所管理的檔案數據更加有效的保存、修改、查詢及搜索，能讓檔案管理的效率明顯的提升，同時在計算機技術的使用中，能夠將檔案信息更加有效的共享給需要的人員，需要某種檔案信息的工作者只需要登錄互聯網便能夠尋找到自己所需的數據資料。在計算機技術介入到檔案管理中后，也能夠極大的減少紙質的浪費，減輕企業的檔案管理的成本，并且能夠將重要的數據進行永久的保存。

3.2 檔案信息檢索的網絡化

隨著我國計算機技術的不斷提升，也在檔案管理工作上發揮出了顯著的作用，檔案管理者通過計算機技術能夠將各地的檔案進行總匯、編輯、整理。檔案管理者在尋找數據時，只需要通過搜索關鍵詞便能夠尋找出自己所需的資料。搜索出的檔案資料不但包含本地的數據資料，同也包含全國各地的數據資料，能夠方便綜合的查詢檢索工作。這也能夠將檔案管理工作的搜索速度得到空前的提升。節省了大量的搜索時間。同時也能夠將檔案數據的使用效率發揮的更加有效。

3.3 實現檔案信息共享，創新管理模式

當下互聯網云數據時代的快速盛行，對于數據資源共享的發展也是起到了推動作用。因此，檔案管理工作想要實現資源信息的共享、提高服務效率以及管理模式的創新，就應當要依靠計算機技術中的共享這種服務模式。從傳統的檔案管理工作可以看出，有些企業對于檔案管理工作不夠重視，也就導致檔案記錄出現了重復的現象，這種現象正是由于沒有真正的使用好計算機技術檔案管理工作的結果。因此，將檔案進行有效的結合，并通過互聯網技術進行細致的審核以及共享整合工作，逐步的實現檔案管理科學化、系統化。

4 結語

檔案是保持我們生活以及工作當中重大事件的媒介，同時也是記錄重大歷史時刻的重要憑證，對于我國的發展以及社會發展都是有著重要的借鑒作用，因此在當下計算機技術高速發展的今天，就必須要對于傳統檔案管理工作進行改革，轉變傳統的工作模式以及管理模式，讓檔案更好的服務與我國廣大人民的生活當中。

【參考文獻】

[1]李崢.論述計算機技術在檔案數字化管理中的應用[J].環球市場,2017(16).