淺談信息化管理技術在人事檔案管理中的應用

王端

摘要：信息化技術的發展，在我國的一些企業單位中更是發揮著重大的作用，利用信息化技術可以強化企業對人員檔案的管理，加強企業的經營，本文重點在研究信息化技術在人事檔案管理中的應用。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；應用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）08-0213-02

在信息化時代的背景下，徹底的改變了我國人事檔案人工管理的方式，逐漸的朝著信息化管理的方向發展，使我國人事檔案的發展進入一個新的方向，提高了人事檔案的管理的質量，避免了人工檔案管理的漏洞。本文重點介紹RFID技術，以及典型信息化技術平臺的構成。

1 構建信息化人事檔案管理的作用

1.1 改變傳統的人事檔案管理模式

在信息社會中，信息資源逐漸成為社會經濟活動中不可或缺的戰略資源。人事檔案是個人成長的重要信息資源。它是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息管理的實現使時代成為一個發展方向。

1.2 提高人事檔案管理效率

在傳統的人事檔案管理工作中，由于紙質信息管理的影響，人事檔案的管理非常繁瑣。信息技術的到來為人事檔案管理提供了資源共享平臺，擴大了人事檔案管理的范圍和領域。員工可以通過信息技術網絡服務的共享來學習人事檔案信息，及時發現文件信息中的問題和錯誤。采取有效措施解決檔案問題，消除不必要的矛盾。人事檔案管理信息化可以減輕管理人員的工作量，提高員工的業務水平，有助于提高資源利用效率，提高人事檔案管理的效率和水平，真正實現辦公自動化和人事檔案管理信息化。

1.3 提高人事檔案管理服務水平

人事檔案管理的重要功能是文件查詢，編輯，修改和更新。信息技術的出現為人事檔案的管理帶來了新的思路和方法。信息技術的處理功能和網絡技術的共享功能使人事檔案管理的服務水平得以提高，提高人事檔案的效率和質量管理。

2 信息化人事檔案管理的措施

2.1 完善管理的基礎設施

完善人事檔案信息管理的設施，是實現信息資源共享化的基礎。因此在企業單位人事檔案管理的過程中，管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，加大投資，購買先進的人事檔案管理設備，同時還要對管理的技術進行革新，強化管理的基礎設施。

2.2 做到資源的共享化

在信息化的時代，檔案的管理存在紙質材料的管理以及電子文件的管理，所以檔案管理管理部門要對這這兩者進行收集和共享，要將信息的儲存以及再一次開發利用作為檔案管理的重點。并且在管理的過程中要制定嚴格的管理標準，構件按大型的管理數據庫，將管理的范圍拓展到全國，實現人事資源管理的共享化。

2.3 加強對人事檔案管理人員的培訓

人事檔案管理人員的素質將直接絕決定檔案管理的質量，因此在一些大型企業都要對檔案管理人員進行培訓，提升檔案管理人員的素質，使其意識到檔案管理的重要的，同時還要加強檔案管理人員內部的練習和溝通，避免管理人員之間矛盾的產生，確保人事檔案信息管理的有效性以及實用性。

3 人事檔案管理的RFID技術

由于RFID采用射頻識別原理，它可以在各種惡劣的工作環境中工作，可以穿透某些障礙物進行識別，并具有良好的穿透性；它還可以識別運動中的文件，并且可以批量識別。RFID標簽還可以重復擦除數據信息并且可以重復使用標簽。RFID標簽中的信息可以快速上傳到企業信息系統進行全面管理，避免人工操作造成的錯誤。RFID技術可用于文件文件的固定信息查詢和移動信息查詢，也可用于通過平臺管理管理文件的所有信息。

4 人事檔案管理系統硬件體系架構

系統采用B/S模式，支持局域網運行或支持Internet上運行；它可以在獨立模式下運行，也可以支持服務器的分布式操作；用戶可以使用瀏覽器使用系統，這可以使日常維護變得簡單，版本易于更新，節省投資成本。

5 人事檔案管理信息化平臺搭建

文檔管理信息平臺的目標是實現紙質文檔的信息管理和電子信息的文件管理。紙質文件的信息管理是利用電子圖像技術作為支持，將紙質文件轉換為電子信息進行管理。電子信息的文件管理是：在應用系統的電子信息憑證化后，形成電子文件，電子信息與應用系統分離，形成獨立于應用的風格，不可否認，直接讀文檔。構建電子文檔管理的公共支持環境，為各種文件的收集，管理，查詢，加載和呈現提供統一平臺，主要實現以下功能：

5.1 統一電子檔案入口

在圖像技術，條碼技術和布局電子數據文件等技術的支持下，可以對不同媒體和不同類型的文件進行標準化和打包，并將其轉換為統一的入口文件，形成最小粒度的統一電子文件。存儲格式并保證電子文檔的不可否認性和可追溯性。

5.2 對采集的電子資料“件”進行統一管理

根據文檔管理的相關規定，統一規范的電子數據文件管理以簡化的方式實現。它主要包括對注冊，備案，備案，移交，接收，保管，遷移，識別和銷毀，查詢和借出，備份和恢復的整個生命周期的各個方面的管理。它可以實現在流程的各個方面記錄和查詢流的跟蹤的操作。

5.3 系統應提供對檔案流程的管理

使用基于流程的流程管理工具實現基于流程的流程管理。用戶可以自定義工作流程鏈接和路徑當流程發生變化時，運營商可以通過平臺添加或修改流程，并根據業務需求為每個鏈路分配不同的業務角色。同時，它滿足各種業務文檔管理流程的不同需求。

5.4 支持新的業務加載

在早期階段，構建統一的電子文檔管理平臺，并在其上加載更標準化的文件管理服務（如文檔文件），以便所有操作員可以在同一平臺上管理不同類型的文件。該平臺應支持加載新類別的文件，使業務人員僅使用平臺提供的工具添加和修改其他業務電子文件（如人事檔案，財務文檔等）。

5.5 實現電子檔案的可靠性、安全性管理

一方面，應用支持環境可以通過數字證書和電子印章等先進技術保證電子文檔的不可否認性和證書的價值。另一方面，必須有一種安全機制，以確保在電子文件的包裝，傳輸，組織，存檔，存儲和使用過程中信息的安全性。電子文件安全級別被劃分和標記，并且根據不同的級別和許可執行訪問控制。

5.6 實現權限的靈活、方便管理

系統可以使用CA和數據加密技術實現數據訪問的用戶身份控制。權威系統可以適應稅制的不同組織環境，適應不同的管理模式。它支持對權限，共享使用，組共享，單獨配置和臨時發布進行分層管理。

6 結語

總而言之，在信息時代的背景下，文件管理必須適應時代潮流。信息檔案管理已成為發展的必然趨勢。文件管理資源共享是業務發展的長期發展。該技術會也是中國社會發展的強大動力。

參考文獻

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