地方高校涉外信息分類收集管理的可行性探索

杜文馨

摘要：地方高校外事部門的工作范圍隨著高等教育國際化水平的深入而不斷擴大，復雜而多源的地方高校外事工作特點對外事檔案管理提出了更高的要求。地方高校外事部門應對涉外事務進行細化，建立分類檔案管理體系，從源頭及涉外事務的初期階段掌握發展動態，做到積極完善外事信息及檔案管理的渠道和資源，以此豐富、健全高校外事檔案收集、匯總和管理等各層次各階段的工作。

關鍵詞：地方高校 外事管理 信息分類

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0169-02

一、引言

近年來，隨著國家經濟建設及國際化戰略持續穩步推進，高等教育開放力度不斷深入，教育國際化趨勢成為地方高校教育改革和發展的突破口。地方高校外事部門作為高校對外交流合作的窗口，以服務高校教育改革和發展為出發點，借助區域優勢，通過加強國際交流與合作，引進優質教育資源，提高交流合作水平等一系列舉措不斷提升地方高校教育國際競爭力。在教育國際化的大環境影響下，地方高校外事工作的迅猛發展伴隨而來不少亟待解決的問題，其中外事檔案工作分類管理及檔案建設是易被忽視的一類問題。

二、涉外信息分類與收集

地方高校的外事工作主要有：公務來訪出訪、合作辦學項目、本校師生公派出國境項目、外教聘任及管理、來華留學生招生及管理、講學講座、國際學術會議、國際比賽。

（1）公務來訪主要指境外學校或組織對學校進行公務性質的訪問。長期以來公務來訪基本由外事部門全權負責，訪問結束后信息資料的收集與匯總幾乎由外事部門一力完成。但隨著二級學院及其他行政部門國際化意識的增強，同時也是科研及學術領域交流的需要，很多境外學校或組織的因公來訪開始由二級學院或其他行政部門進行前期接洽和接待工作，外事部門協同和輔助完成。因此地方高校外事部門需轉變工作思路，提前與負責接待的學院或部門做好信息收集的準備工作，爭取獲得第一手資料。來訪事務結束后，應就收集到的信息與接待學院或部門進行再次匯總及審核，確保檔案信息的真實性和完整性。

公務出訪主要指本校校領導及中層干部以團隊形式赴境外學校或組織訪問調研。公務出訪的信息收集分為前期準備資料、境外訪問資料、回國總結性資料三個層次。前期準備工作基本由外事部門負責，信息的收集和匯總較為便捷。而境外訪問期間的信息收集因可操控性差而成為該項外事工作中難度較大的一部分。針對該類信息的收集應主動出擊，制定操作性強的條例和信息收集表，在行前教育會上指定出訪人員擔任臨時檔案收集員，并將檔案信息的收集工作作為行前教育會的固定內容進行宣講。訪問結束回國后，外事部門檔案員應在一周內完成訪問期間的信息資料收集、審核工作，同時督促出訪人員完成總結報告， 爭取在兩周內完成公務出訪的檔案收集歸檔工作。

（2）中外合作辦學通常是指外國教育機構同中國教育機構在中國境內合作舉辦的以中國公民為主要招生對象的教育機構。中外合作辦學項目是地方高校引進優質教育資源、提高教育教學質量、提升國際競爭力的主要手段。高校中外合作辦學項目由外事部門負責項目申報及管理，二級學院組織教學，教務處、招生辦、學工辦、財務處等行政部門協同。一個學科專業的中外合作辦學項目涉及多個部門和學院，對檔案收集及管理的要求非常高。學校各部門、學院應加強外事信息收集及匯總的意識，學院和各部門檔案員建立工作交流平臺，由外事部門及二級學院牽頭，其他部門協同，完成該類檔案文件資料的收集、匯總及審核工作。

（3）本校師生公派出國境項目主要指師生通過申報各級各類公派出國境項目獲得一定的經濟支持前往境外學校或組織機構進行訪問交流、進修調研、學習實習等活動。由于本校師生出國境項目繁多，部分項目由二級學院或其他行政部門負責，導致外事部門不能及時獲取相關信息，延誤檔案的收集及匯總工作。若二級學院或其他行政部門沒有外事檔案建設及管理的意識和經驗，沒有保質保量收集匯總該類檔案信息，那外事部門將無法完整準確地進行歸檔和管理。所以，地方高校應盡快建立校內外事信息平臺，外事部門作為監管和協辦部門對各類人員的出國境項目進行最終審核、登記、備案，同時，加強行前教育會及回國后的總結匯報的執行力度，從而增加外事部門與出國境人員的接觸機會，有利于掌握出國境人員的思想動態，同時也為該類檔案信息的收集匯總提供便利。

（4）外籍教師的聘任及管理歷來是高校外事部門的常規工作之一。外籍教師在中國高校進行教學活動，應指定兩位中方合作教師協助其完成各階段的工作。一位主要負責外教的聘任、出入境手續、外國專家證及來華居留許可等事務辦理，以及給予外教生活等方面的幫助；另一位合作教師主要幫助外教進行教學工作。外籍教師的檔案信息涉及外事、教務、二級學院三個部門，信息收集、匯總和審核也應由上述部門聯合完成。外教的個人信息及聘任證明文件應由外事部門合作教師負責收集并提交外事部門檔案員匯總。外教的教學檔案應由協助教學工作的合作教師以及外教所在學院負責收集提交教務部門匯總，同時外事部門有權限進入教務系統進行查詢，進行最終整理，統一歸檔。

（5）近年來，一帶一路沿線國家學生申請到中國地方高校深造的人數和比例呈現急速增長的趨勢。針對來華留學生激增的現狀，地方高校外事部門應采取分類管理的辦法，豐富和細化留學生信息收集的渠道。留學生檔案可分為個人檔案和學習檔案。個人檔案由外事部門負責留學生管理的教師收集并提交外事部門檔案員進行整理匯總。學習檔案根據學習性質的不同，學歷生視同學校正式本科生或研究生，學習、考務、課內外活動賽事等相關信息資料應由學院收集報送教務部門匯總，登記。除學歷生外，其他來華留學生可統稱為語言生，他們的生活學習基本都在國際教育學院展開，所以這類學生的學習、參賽、課內外活動的資料收集應由國際教育學院及外事部門聯合收集，提交外事部門檔案員整理歸檔。

（6）境外專家來我校進行講學講座、國際學術會議、國際比賽等學術交流活動產生的信息資料也應遵循分類管理的原則。定期由學校主辦或協辦的講學講座、國際學術會議、國際比賽等活動具有連續性的特點，對學校外事工作、學術交流、科研合作等方面都有極大的借鑒和參考價值，應作為常規類檔案遵照同類活動單獨立卷的原則，認真歸檔保存。非常規類國際學術交流活動是在特殊主題或特定時期內，由學校主辦或協辦的非連續性講學講座、會議、比賽等，該類活動可遵循一事一卷原則，最為非常規類活動單獨歸檔管理。

三、結語

我國高等教育國際化趨勢大力推動地方高校對外交流合作范圍的延伸和擴展，地方高校涉外事務呈現出復雜性和多源性的特點。面臨如此繁雜多源的資料信息，如何及時、全面、真實、準確地收集全校范圍內的涉外資料信息，成為地方高校外事部門著力解決的棘手問題。筆者認為，外事部門應采取分類管理、源頭抓起、下放權限、統籌兼顧的外事檔案管理模式，從源頭及涉外事務的初期階段掌握發展動態，做到積極完善外事信息及檔案管理的渠道和資源，以此豐富、健全高校外事檔案收集、匯總和管理等各層次各階段的工作。

參考文獻：

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[4]中華人民共和國中外合作辦學條例[Z].2003-03-01. 責任編輯：張蕊