智慧校園背景下高校辦公自動化系統建設研究

茍毅飛

摘要：當前，在智慧校園背景下，高等院校辦公自動化系統的建設和使用逐步增多。本文從辦公自動化系統的基本概念談起，以西安石油大學OA系統建設情況為例，深入分析系統的建設狀況、運行效果，并提出其改進的方向，著力開發更加貼近需求、更具效率和安全性的辦公自動化平臺，以此促進高校辦公效率的提升。

關鍵詞：智慧校園 辦公自動化 OA系統

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0181-02

目前，隨著信息化時代的到來，高等教育信息化已成為高校發展的有力助推，高校都在積極推進基于計算機網絡的信息服務融入學校的各個應用與服務領域，實現互聯和協作的智慧校園建設，進而全面實現教育信息化。因此，加強高校辦公自動化系統建設，提高高校行政辦公的規范性和有效性，是值得深入思考的問題。

一、高校辦公自動化系統的概念

辦公自動化系統（Office Automation System），簡稱OA系統，就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、處理，為企業管理和決策提供科學依據。自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA系統在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可或缺的核心應用系統。主要推行一種無紙化辦公模式。

高校辦公自動化一般具有文字處理、數據處理、語音處理、圖像處理和通信功能。從所處理的業務類型來說，高校辦公自動化系統主要由公文管理、日常辦公、公共資源、系統管理等構成。公文管理包括發文管理、收文管理、會議紀要等模塊，對OA系統中的公文進行各種管理工作。日常辦公用于處理高校內部的日常辦公業務，主要由待辦工作、已辦工作、工作督辦、資料報送、電子郵件等功能子模塊組成。公共資源包括規章制度、工作交流、資料下載等子模塊。系統管理包括用戶管理、日志管理、權限設置等功能。

二、西安石油大學0A系統的應用現狀

（1）系統設計要求。西安石油大學OA系統的設計理念是“資源共享、協同辦公、科學決策”。一是強調頂層設計。OA系統由學校總體規劃，黨政辦公室集中管理，全校各部門共同使用；二是強調可擴展性。根據工作的需要，不僅能夠靈活設計流程，及時對工作流程進行擴展、修改和完善， 而且能夠對系統模塊功能進行擴充和需求變更，可以進行二次開發；三是強調集成性。系統建設要在滿足國家數字校園信息標準的同時，還須與校內其他系統接口統一，為今后全校各類數據集成提供基礎。此外，還可以將系統數據快速進行交換，便于數字化檔案的建設。

（2）系統建設目標。一是為學校各類管理人員高效率地處理日常事務提供條件。利用OA系統自動化辦公平臺，完成以往由人力完成的簡單重復性且耗時較多的工作和按規定程序完成的流水線工作，同時為推進各部門之間協同工作提供保證，進一步提高辦公效率。

二是為實現遠程辦公自動化提供基礎。西安石油大學現有雁塔、明德和鄠邑三個校區，日常辦公由于三個校區間距離相對較遠而較為不便。從技術系統基本條件來看，三校區的校園網絡均通過光纖互聯后通過教科網接入Internet，在此基礎上設計建立基于web標準、采用完全B/S應用模式的OA系統，能夠滿足在當前校園網內直接實現多校區內用戶的遠程辦公的需求。

（3）系統管理模式。西安石油大學辦公自動化系統采用黨政辦公室和信息中心共同管理模式。黨政辦公室主要管理業務需求和功能模塊的運行，信息中心主要對系統運行的技術支持進行負責，各二級單位OA管理員對本單位的OA系統日常業務進行管理。此外，學校還出臺了系列管理文件和辦公自動化使用、會議申請等流程通知，明確了系統管理和使用權責，對各單位OA管理員的日常管理和操作提出了具體要求，使其能夠正常、準確、安全地使用OA系統。

（4）系統運行情況。西安石油大學OA系統于2015年6月投入使用，包含了公文管理、綜合辦公管理、公共資源和個人辦公四大子系統模塊。自OA系統啟用后，一般能通過OA系統處理的工作，要求各單位不再走紙質辦公流程，而且須按照OA系統設定好的程序進行操作，有效確保了工作流程的有序性和規范化，極大地提升了行政效能，基本實現了網絡協作辦公和遠程辦公。

三、后期推進辦公自動化系統建設的思考

（1）加強數據中心綜合服務平臺建設。要真正發揮OA系統的積極作用，實現OA系統的智能化運用和科學決策，須以校園網為環境，在疏通學校各部門之間信息平臺的基礎上，建立一種能夠完成校內數據的訪問、聚集、交換、管理等工作的學校數據中心綜合服務平臺。此平臺具體可以由數據交換中心和數據存儲中心兩個中心組成，數據交換中心負責數據的發布和訂閱，數據存儲中心負責數據的采錄和校正，數據中心綜合服務平臺要對全校數據重新進行合理的規劃、組織、定義和存儲。以此建立全校共享數據庫，真正實現高校辦公自動化的設備資源、人力資源、數據資源的共享，真正建成高效、完善、合理的辦公自動化系統。

（2）推動管理工作改革。由于辦公自動化系統具有留痕、公開、大數據等特性，因此不僅將其作為行政管理的工具，還可以以此推動高校行政管理改革。可從以下幾方面著手：一是通過技術手段將系統內所有辦事事項有條件地進行校內公開，對辦公系統中應該辦理卻逾期不予辦理的人員自動標紅，全校監督。二是通過辦事流程的可視化和聯合線上審批的實現，逐步轉變為以向師生服務為本的項目式管理模式，提升學校各部門服務師生的意識和能力。三是利用系統內的大數據，分析學校未來的發展形勢，為學校制定未來發展規劃提供科學依據。

（3）強化系統維護。在OA系統使用過程中，對系統進行后期維護也十分重要。要實現高校辦公自動化系統的平穩順利運行且進一步推進辦公自動化發展，學校一方面需要投入一定資金對OA系統進行改造和升級，另一方面需要聘請有一定資質的專業技術人員對OA系統使用過程中出現的故障及時進行分析和處理。并且為了進一步提高OA系統使用過程中所出現問題的處理效率，還需要對各單位OA管理員進行定期或不定期的強化培訓，以此提高其實際操作水平和發現并解決系統運行中所出現問題的能力。此外，為了安全起見，還應定期或者不定期地對電腦系統進行管理和維護，并及時做好各類數據信息和重要文件的備份工作，以此保證學校OA系統能夠穩定、安全、高效地運行。

四、結語

高校辦公自動化系統的出現對推進高校內部事務管理、全面落實無紙化辦公等方面產生了非常積極的影響。OA系統建設是智慧校園建設中的一大亮點，隨著高等教育現代化建設的不斷推進，高校的OA系統急需從細化完善功能模塊、提高運行技術含金量等方面作出更為優質高效的需求回應，從而提供更多智能化、人性化的服務，使其真正成為高校廣大教職員工進行數字化辦公與事務辦理的好幫手、好工具。

參考文獻：

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責任編輯：張蕊