芻議提升電力企業辦公室文秘工作之我見

桑菁菁

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—198—01

摘要 每個崗位都有其自己的責任與義務，而作為辦公室文秘工作，是關乎到企業內部所有繁雜事物，尤其像電力企業這種大型企業，涉及到的事物更加繁雜，輔助領導的同時，也變相的為企業所服務，而電力企業的辦公室文秘工作水平直接關乎到電力企業中各部門是否能夠高效的協同工作。

關鍵詞 電力企業 辦公室文秘 提升效率

和諧社會體系的構建，為國家電力企業的發展迎來良好的契機，而辦公室作為電力企業經營活動、日常業務處理的場所，以文秘人員為主導的企業事務處理中心，其工作水平決定電力企業未來的發展動向。因此，加強電力企業辦公室文秘工作水平的管理工作，已成為當前電力企業領導階層重點關注的對象。

一、提升電力企業辦公室文秘工作水平的重要意義

針對電力企業，其辦公室文秘的職責以領導服務為宗旨，通過規劃和編排領導工作事項，結合事件鋪墊與信息收集的方式，做好自身工作，如領導外出時，辦公室文秘應事先安排領導行程、交通工具等。辦公室文秘前期準備工作質量直接關乎領導辦公決策，需要準確把控領導思想意圖，通過科學規劃辦公時間、工作內容，即當領導決策意向表明后，辦公室文秘利用文件草擬的形式，將其決議以書面文字的形式傳達至下級部門。會議內容的記錄，不僅是對會議內容的歸檔，也是對會議精神的總結，從而為后續辦公活動的開展奠定有利基礎。

二、影響電力企業辦公室文秘工作效率之因素

1、缺乏統籌協調。在電力企業辦公室文秘工作中，由于企業性質龐大需要待處理的事項會特別繁重。文秘工作人員經常缺乏明確的目標，正在處理稿件的同時突然領導又交待新的任務。在剛轉換新任務的過程中下級部門又過來請示項目決策。在交代工作的同時領導同時又在加急催促統計表格。同時又面臨著各項緊急事物的處理，分身乏術導致工作一團亂麻。

2、缺少及時溝通。文秘人員經常忙于處理日常電力各種文件事務，在與領導或工作人員進行溝通時不能及時有效的抓住信息重點，甚至出現領會錯誤而不自知的情況。在理解錯誤的意圖下繼續工作，只會在錯誤的方向上越錯越遠從而影響工作效率。

3、缺乏實際問題處理經驗。由于其具體工作性質，經常按照傳統模式進行，文秘人員只熟悉書面文件日程的處理。但在人員溝通協調上，電力企業想關業務技術知識經驗儲備上，缺乏靈活性管理基礎。伴隨當代經濟的發展，電力企業面臨各項新科技、各種新辦公室形式的轉換。而辦公室文秘人員思想易機械化，知識更新緩慢，在解決突發實際問題上不能有效的解決。

4、缺乏積極工作態度。文秘工作人員若不重視自我工作態度，容易在工作中產生懈怠、懶散、輕浮等負面影響。辦公室文秘工作人員的工作態度代表著電力企業中心樞紐的基本形象，這些因為不注重細節產生的工作負面態度輕則在待人接物上發生矛盾，重則在工作處理中出現遺漏影響企業的發展。

三.提高電力企業辦公室文秘工作水平的措施

1、需要提升文秘人員的服務能力與意識。作為企業辦公室工作人員，要有一顆火熱的心。對于領導交辦的事情、部門協同的事項要積極主動辦好；對待來辦公室請示、匯報工作的基層單位要做到“一張笑臉相迎、一把椅子請坐、一杯茶水解渴、一副解決問題的熱心腸”。樹立服務第一的思想，自覺主動地做好服務工作，杜絕“不能心貼心、工作兩張皮”的現象，真誠服務，周到服務，真正做到服務好領導，服務好機關，服務好基層，發揮好辦公室的橋梁紐帶、中樞協調作用。

2、需要提升辦公室文秘人員綜合素質。電力企業要按照辦公室文秘人員實際的工作能力與水平，制定出科學、合理的培訓方案，并定期對其進行嚴格的培訓，進而使辦公室文秘人員的素質得到有效提升。電力企業還需要擴展文秘人員得到知識的渠道，為他們建立一個具有良好氛圍的環境，鼓勵他們不斷進行學習。還要注意文秘人員的思想政治，提升文秘人員的責任心，進而使他們解決實際問題的能力得到提高。鑒于電力企業辦公室中文秘人員缺少電力專業知識、不熟悉電力企業生產運行情況，建議文秘人員要可從基層生產一線年經骨干中選擇，以將其培養成更加重要的管理崗位引吸優秀人才到辦公室從事文秘工作，服務好公司上下，發揮“參謀作用”。

3、需要提升文秘人員的協調能力和工作實效。辦公室的工作要從整體進行把握，工作效率的提高要依靠全局的協調與合作，這是辦公室的一項主要職能，要能夠溝通上下、內外，即時傳達領導的信息，協調工作開展中出現的問題，在解決實際問題時可以結合不同部門的不同特點，協調各部門的利益關系，減少矛盾和分歧，共同為企業目標的實現努力。首先，辦公室人員要有良好的資料整合和利用的能力，在工作中能夠站在企業的整體利益高度考慮問題；其次，思想要有寬度，要能偶調動各方面的工作積極性，遇到困難及時解決，從員工的利益的角度思考問題，即使調節矛盾，將協調作用發揮到最大。

四、結語

在電力企業中，辦公室文秘工作具有重要的意義，對整個企業的發展也有重要影響，因此需要引起相關人員的重視，加強對文秘人員的重視，定期開展培訓，提高文秘人員的工作效率和水平，進而為企業發展奠定良好的基礎。此外，電力企業還可以借鑒其它行業辦公室管理手段，不斷學習，提升文秘人員的學習意識，進而使整個辦公室的效率得到提高。文秘人員自身也應該不斷學習，明白自己工作的意義，切實發揮出文秘工作的作用，為企業發展貢獻自己的力量。