淺析檔案信息化建設

盧敏儀

摘 要：隨伴隨施工精細化、規范化、標準化，打造形象工程，陽光工程，標志性建筑，對工程檔案要求越來越高，把施工過程中的影像，質保資料，會議紀要等信息清晰的、確定的、具有完整記錄的信息固化。

關鍵詞：檔案；信息化；建設；管理

1 檔案信息化概述

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分，是指在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。加強檔案信息化建設，對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。

2 檔案信息化建設現狀

2.1 思想意識方面

隨著檔案事業的發展，檔案管理工作已步入規范化軌道，人們的檔案意識得到加強，檔案在各行業、各部門中的重要作用逐步顯現。但一些單位領導對檔案信息化建設缺乏應有的認識和足夠的重視，對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領導決策機構，也沒有將檔案信息化建設列入議事日程。

2.2 技術方面

計算機的每一項技術，幾乎都在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣化極其巨大的數量，為新技術的應用提供了廣闊的天地。目前，大多數檔案部門都建有自己的局域網，有的還上了因特網，信息化體系初見規模。但我們在瀏覽這些網頁時能看到的信息卻有限，且網頁更新較慢；關于檔案的收集、存儲、傳輸、發布、檢索和利用的手段等大多數檔案工作還處于原始的手工操作階段，離信息的計算機管理和遠程聯網查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案信息化建設還處于低水平狀況。制約檔案信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。一個地區的檔案信息化管理要達到溝通與共享，就應該有選擇地推薦或推廣某個應用軟件，從而推動整個地區檔案信息化的進程。

2.3 組織管理方面

檔案信息化的最終目標是實現檔案信息的社會化服務，利用者可以不受時間、地域和文件數量的限制，通過網絡查詢利用開放檔案。但長期以來，檔案部門還處于封閉半封閉狀態，缺乏相對有利的指導和協調，推動檔案信息化的力度不夠；檔案系統沒有形成統一的信息化管理體系，各個單位各自為政，缺乏協調和合作，分散了信息資源建設的人力和物力，造成資源浪費；信息資源缺乏相對統一的標準，在開發上各搞一套，造成重復建設，并為以后兼容留下隱患。

3 檔案管理信息化的緊要性

在信息化建設的過程中，檔案保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子檔案，實現檔案的信息化管理，是搞好檔案管理的必然選擇。

電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

正如上面所述，電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠很好地適應檔案信息化的發展需求。但也有不足的一面。如具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

4 檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化建設主要包括：檔案信息資源建設、標準規范建設、基礎設施建設、應用系統建設、人才隊伍建設等五個方面的內容。

4.1 檔案信息化資源建設

檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。它的主要任務：一是館藏檔案的數字化，二是現有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。我們常說，在進行檔案信息化建設的時候，要處理好 “路、車、貨”的關系。所謂“路”就是各種類型的網絡，“車”就是計算機的硬件和軟件，而“貨”則是數字化的檔案信息資源庫。有“路”無“車”不行，有了“路和車”，如果沒有“貨”，“路和車”就失去了意義。這里的“路和車”需要單位領導在人力和財力上的支持，而“貨”除了檔案人員對館藏檔案數字化之外，就是新形成的電子文件的歸檔工作，所以檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略源資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。

4.2 基礎硬件設施建設

主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。檔案部門的信息化硬件設施建設要面向應用、面向需求，照顧到前后步驟的銜接。可根據經濟發展水平與檔案部門可支配的資金數量，制定一個中長期的硬件基礎設施建設方案，采取逐年分步添加的方法。在硬件的采購與替換中可采取新機器高配置為服務器，舊機器低配置為終端，使有限的資金通過累加，最大限度的發揮效能。還可以將現有的公共寬帶網、通訊光纖網和有線電視網等資源綜合加以利用。

5 應用系統建設

應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息建設的效益和檔案信息服務的效果。主要分為兩種：一是開放信息應用系統，它是以社會大眾為服務對象的通用服務。通過該網絡向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現實場景等特殊服務。主要特點是簡便、靈活，便于各類人群使用。另一種是權限信息應用系統，它是保證信息安全的一個重要組成部分，其目標是向用戶和應用系統提供權限管理服務，提供用戶身份到授權的映射，提供與實際應用處理模式相應的、與具體應用系統相對分離的授權和訪問控制機制，簡化應用系統的開發與維護，提高系統整體保密性和安全性。

5.1 人才隊伍建設

檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。根據檔案工作的需要，必須對檔案工作人員進行業務培訓，優化檔案工作人員的知識結構，培養他們的創新精神。檔案工作是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”，要發展檔案事業，就要求檔案工作人員必須博學多才，特別是要注重對現代科學技術和檔案邊緣學科知識的掌握，同時還要大膽探索檔案管理工作的自身特點和規律，找出一條快捷有效地為各項檔案管理工作和全社會服務的新路子。這不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

6 結束語

建立健全適合本室的各項管理、服務制度，使每個員工都樹立愛崗敬業的職業道德，切實提高檔案管理職工的素質，樹立檔案系統的良好形象，積極開展檔案的預測服務、咨詢服務等多種形式的服務，方便查詢。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案》2001.25.

[2]馮惠玲《檔案學概論》第二版 2003.21.

[3]《檔案法》2004.12.

[4]《江西省檔案管理條例》2005.26.