工程合同檔案管理的探索與思考

何秀川

摘 要：隨著經濟社會的不斷發展，各種工程建設數量也越來越多，而建筑工程合同管理作為建筑工程項目施工過程中的一個重要環節，其重要性也越加凸顯開來，不僅對建筑工程項目的順利開展有著重要的影響，而且對整個建筑行業的健康發展也有著重要的促進作用。因此，做好建筑工程合同檔案管理工作意義重大。為此，筆者結合自己的工作實踐，對工程合同檔案管理存在的問題予以詳細分析，并提出有效的解決對策與建議，旨在為相關工作的開展提供參考。

關鍵詞：工程；合同檔案；管理；問題；對策

任何一項工程都要有業主委托設計、監理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯系和相互制約的機制，從而實現工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協調有序地運行。然而，目前的工程合同檔案管理還存在很多問題。為此筆者結合自己的工作實踐對工程合同檔案管理的問題進行分析，并提出有效解決對策，旨在為相關工作的開展提供參考。

1 目前合同管理存在的主要問題

1.1 合同法律環境不好

一是我國建筑合同法律體系還不夠完善，部分法律條文不夠嚴謹，有漏洞可鉆。二是有法不依的現象十分嚴重、執法不嚴的問題時有發生。

1.2 業主行為不規范

目前建筑市場競爭十分激烈，業主常常提出比較苛刻的合同條件，而承包商迫于生計不得不接受。有些承包商希望進行嚴格的合同管理，但在實際工作中往往由于業主的不規范行為難以實施。

1.3 合同管理意識淡薄

一是不習慣按合同辦事，出現問題不找合同，而是習慣于找領導協調，或者請客送禮，即使是正當的索賠也不能理直氣壯的提出。二是不設立合同管理部門，大多數項目管理機構都未設立合同管理部門，缺乏可行的有效合同管理體系和具體的操作流程，不能對工程進行及時的跟蹤和有效的動態合同管理。

1.4 缺乏有效的分包合同管理

目前，我國缺乏統一的分包合同示范文本?？偝邪毯透鲗I分包商之間及各分包商之間因合同界面不清，責、權、利不明確，而互相推諉，影響工程建設的順利進行。特別是土建和水電、設備安裝之間的交叉施工，扯皮較多。

1.5 不重視合同文本分析

合同訂立時缺乏預見性，缺少對合同文本的分析。在工程實施過程中常常因為缺少某些重要的條款，產生缺陷和漏洞，雙方因對條款的理解有差異以及合同風險預估不足等問題而發生爭執。

1.6 專業的合同管理人才匱乏

合同管理工作是一項涉及全局的，專業性、技術性強，又極為復雜的管理工作，對合同管理人員的素質要求很高。目前管理人才的匱乏，極大的影響了合同管理水平的提高。

2 提高工程合同檔案管理的對策與建議

2.1 嚴格執行建設工程合同管理法律法規

隨著《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》的頒布，建設工程合同管理法律基本健全。但是，在實踐中，這些法律的執行還存在著很大的問題，其中既有勘察、設計、施工單位轉包、違法分包、不認真執行工程建設強制性標準、偷工減料、忽視工程質量的問題，也有監理單位監理不到位的問題，還有建設單位不認真履行合同、特別是拖欠工程款的問題。市場經濟條件下，要求我們在管理建設工程合同時要嚴格依法進行管理，這樣，我們的管理行為才能有效，才能提高我們建設工程中合同管理的水平。

2.2 設立合同管理機構，配備合同管理人員

加強建設工程合同管理，應當設立合同管理機構，配備合同管理人員。將建設工程合同管理工作當作建設行政管理部門的管理內容之一；另一方面，建設工程合同當事人內部也要建立合同管理機構，還應當配備合同管理人員，建立合同臺賬、統計、檢查和報告制度，保證建設工程合同管理到位。

2.3 明確合同管理的工作流程

對于一些經常性工作，如圖紙批準程序、工程變更程序、分包商的索賠程序、分包商的賬單審查程序，材料、設備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗收程序、工程進度付款賬單的審查批準程序、工程問題的請示報告程序等，應規范工作程序，使大家有章可循，合同管理人員照章辦事，減少不必要的麻煩。

2.4 制定必要的合同管理工作制度

1）合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對各級項目管理人員和各工作小組負責人進行合同交底，組織大家學習合同，對合同的主要內容做出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內容、各種規定、管理程序，了解承包人的合同責任和工程范圍。

2）責任分解制度。合同管理人員應將各種合同事件的責任分解落實到各工作小組或分包商，使他們對各自的工作范圍、責任等有詳細的了解。通過層層合同責任分解，層層合同責任落實到人，使各工程小組都能盡職盡責，共同配合來實施合同。

3）每日工作報送制度。信息是合同管理的眼睛，建立每日工作報送制度，要求各職能部門必須將本部門的工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理處，使其及時掌握工程信息，從而能及時對已經發生或將要發生的種種問題做出決策。

4）進度款的審查批準制度。目前工程進度款的申報通常都是由成本核算部門提出的，成本核算人員往往對現場及合同情況不很熟悉，不能將費用索賠的全部項目及時納入當月付款要求中。而能否及時要求索賠，是索賠成功的關鍵要素之一，因此建議建立工程進度款的審查批準制度，由合同管理部門從合同的角度對進度款進行審查。

2.5 推行合同示范文本制度

推行合同示范文本制度，一方面有助于當事人了解、掌握有關法律、法規，使具體實施項目的建設工程合同符合法律法規的要求，避免缺款少項，防止出現顯失公平的條款，也有助于當事人熟悉合同的運行；另一方面，有利于行政管理機關對合同的監督，有助于仲裁機構或者人民法院及時裁判糾紛，維護當事人的利益。使用標準化的范本簽訂合同，對完善建設工程合同管理制度會起到極大的推動作用。

2.6 重視合同文本分析

合同的內容雙方可以自由協商，而合同一經簽訂，便具有了約束力，雙方必須遵照執行。因此，為了避免日后的糾紛，必須重視合同文本分析。

1）合法性分析。包括：當事人（發包人和承包人）是否具備相應資格；工程項目是否已具備招標投標、簽訂和實施合同的一切條件，特別是是否具備各種批準文件；招標投標過程是否符合法定的程序；合同內容是否符合合同法和其他各種法律的要求。鑒于建設工程合同的復雜性，建議雙方應盡量進行公證。

2）完備性分析。包括：構成合同文件的種種文件（特別是環境、水文地質等方面的說明文件和技術設計文件，如圖紙，規范等）是否齊全；合同條款是否齊全，對各種問題的規定有沒有遺漏；合同用詞是否準確，有無模棱兩可或含義不清處；對工程中可能出現的不利情況是否有足夠的預見性。

2.7 重視合同變更管理

合同變更在工程實踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機會，因此在工程實施中必須加強管理。應該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計劃、技術說明、規范和業主的變更指令，并對變更部分的內容進行審查和分析。在實際工作中，變更必須與提出索賠同步進行，待雙方達成一致以后，再進行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對業主要求的變更無條件服從，導致工作做了卻無法獲得賠償。

2.8 加強分包合同管理

我國還沒有專門的分包合同示范文本。這就要求合同管理人員在訂立分包合同時要充分考慮工程的實際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權利和義務。同時還需要建立分包合同檔案，對分包范圍和部位進行動態跟蹤管理。

2.9 重視合同管理人才的培養

在市場經濟條件下，工程建設領域的從業人員應當增強合同觀念和合同意識，這就要求我們普及相關法律知識，培訓合同管理人才。我國不乏優秀的技術人員，但是合同管理人員匱乏。企業領導人應當從優秀的工程技術人員中挑選一批具有潛力的年輕人，送他們到高校接受職業培訓，迅速建立起一支優秀的合同管理人員隊伍，努力做好建設工程合同管理工作。

參考文獻

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