內(nèi)部審計監(jiān)督在醫(yī)院經(jīng)濟合同管理中的實踐應(yīng)用

任 萍

經(jīng)濟合同是醫(yī)院對外業(yè)務(wù)發(fā)展的一個重要的契約形式，合同管理已成為醫(yī)院經(jīng)濟活動中重要組成部分，隨著醫(yī)院規(guī)模擴大，對外簽訂的經(jīng)濟合同設(shè)計的種類、金額也不斷擴大，涉及到醫(yī)療設(shè)備的采購、藥品物資的采購、基建修繕工程、信息系統(tǒng)建設(shè)、科研項目合作等方方面面，本研究以南通第三人民醫(yī)院為例，介紹該院如何發(fā)揮內(nèi)部審計在參與管理、防范風(fēng)險和規(guī)范經(jīng)濟業(yè)務(wù)的作用。

一、實施審計，發(fā)現(xiàn)問題

審計科對2017年簽訂的經(jīng)濟合同實施抽樣審計，合計審閱合同156份，其中設(shè)備采購合同80份，包括20萬元以上的設(shè)備采購合同51份，20萬元以下設(shè)備采購合同14份，設(shè)備維保合同15份；總務(wù)物資采購合同40份；基建工程合同6份；零星工程合同14份，服務(wù)合同8份；信息化建設(shè)項目招標(biāo)采購合同5份；租賃合同3份，審計結(jié)果表明，總抽查156份，不合格合同數(shù)量41份，不合格率26、28%。

表一 審計經(jīng)濟合同管理存在的問題

二、群策群力，分析原因

針對審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計科組織采購中心、設(shè)備科、總務(wù)科、基建科、財務(wù)科、辦公室等部門骨干成立項目組，逐項分析造成問題的原因，造成經(jīng)濟合同管理存在問題的主要原因是經(jīng)濟合同管理制度落后，未能明確合同在管理鏈條各管理部門應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)分工和職責(zé)范圍；合同流程不規(guī)范；合同執(zhí)行缺乏監(jiān)管，簽訂與執(zhí)行過程脫節(jié)；相關(guān)人員業(yè)務(wù)知識缺乏。

三、提出建議，逐步落實

1.完善經(jīng)濟合同制度。由于原有的《經(jīng)濟合同管理制度》的管理范圍沒有涵蓋所有的經(jīng)濟合同，不能滿足審計全覆蓋的需求，在充分聽取法律顧問和各部門的意見后，結(jié)合審計署《關(guān)于加強內(nèi)部審計工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督意見》起草了《醫(yī)院經(jīng)濟合同管理規(guī)定》、《醫(yī)院經(jīng)濟合同內(nèi)部控制制度》、《醫(yī)院經(jīng)濟合同審計辦法》，經(jīng)院務(wù)會討論通過，下發(fā)全院執(zhí)行。

2.規(guī)范合同審批流程。針對合同管理流程不規(guī)范，醫(yī)院規(guī)定經(jīng)濟合同審簽流程通過OA系統(tǒng)（辦公室自動化系統(tǒng)）來實現(xiàn)，整個過程是經(jīng)辦科室通過系統(tǒng)首先發(fā)起申請，整個經(jīng)濟合同的簽署信息和執(zhí)行過程非常清晰，讓人一目了然，合同管理要素包括：合同編號、經(jīng)辦部門、合同主要內(nèi)容、合同金額、對方單位、簽署人、合同日期、付款方式等內(nèi)容，這種信息系統(tǒng)的運用很大程度上提高了經(jīng)濟合同的透明度和管理效率，通過合同系統(tǒng)自動編碼，固定審批程序，加快審批速度，利于合同歸檔統(tǒng)一管理。

3.編制審計工作底稿。審計科編制了《合同審計工作底稿》，將審核意見的反饋改為書面反饋，合計審計工作底稿的主要內(nèi)容有底稿編號、合同名稱、送審部門、送審時間、審核意見及建議、審計部門或?qū)徲嬋藛T出示意見的時間，審核意見執(zhí)行情況，改進了合同送審及審計意見反饋流程，做到送取有登記、審核有記錄、執(zhí)行有跟蹤。

4.制定經(jīng)濟合同范本。審計科協(xié)助設(shè)備科、基建科、總務(wù)科以標(biāo)準(zhǔn)合同范本為基礎(chǔ)，聘請醫(yī)院法律顧問以及相關(guān)部門共同參與制定出了適合自己的各類經(jīng)濟合同模板，分為采購類、工程類、服務(wù)類、信息軟件四大類合同，又進行了小類的細(xì)分，確定最終的合同模板在全院推行，提高了工作效率，降低合同風(fēng)險。

5.設(shè)計設(shè)備采購申請表。根據(jù)預(yù)算編制采購計劃，由申請科室填寫設(shè)備采購申請表，附注設(shè)備技術(shù)參數(shù)與性能，由職能科室組織院外論證，并有記錄；科室提出的采購需求中如有品牌需求，除甲乙類設(shè)備外，申請科室必須提出三個以上的品牌；申請科室在申請表中必須填寫與機器配套的試劑，以上內(nèi)容由設(shè)備科核實。

四、實踐體會

通過一系列的措施，各科室協(xié)調(diào)合作，齊抓共管，對經(jīng)濟合同重要性的認(rèn)識明顯提高，審計意見書全部返回，審計建議基本落實，經(jīng)濟合同簽訂、審核、履約、付款流程變得流暢，有效的降低了合同風(fēng)險。再次統(tǒng)計2018年1-6月經(jīng)濟合同不合格率下降到18%，合同管理質(zhì)量明顯提高，說明各項改革措施有效，但發(fā)現(xiàn)依然存在若干問題：

1.設(shè)備采購合同中設(shè)備調(diào)試、操作培訓(xùn)時間應(yīng)明確，否則給甲方工作帶來不利的影響。

2.施工招標(biāo)的項目提交投標(biāo)文件的投標(biāo)人在分析招標(biāo)失敗的原因并采取相應(yīng)的措施后，應(yīng)當(dāng)重新招標(biāo)，而不能隨意改變招標(biāo)方式。

3.審計署發(fā)2017（30）號文，關(guān)于進一步完善和規(guī)范投資審計工作的意見中要求審計機關(guān)和審計人員要依法獨立行使審計監(jiān)督權(quán)，不得參與工程項目建設(shè)決策和審批，征地拆遷、工程招標(biāo)、物質(zhì)采購、質(zhì)量評價、工程結(jié)算等管理活動。審計人員的介入點如何把握找準(zhǔn)定位。

4.醫(yī)院內(nèi)部審計人員素質(zhì)高低是決定內(nèi)部審計風(fēng)險大小很重要的因素，從事審計的人員大多是財務(wù)背景，而審計的業(yè)務(wù)是各個環(huán)節(jié)，不僅要熟悉醫(yī)院資金流，更要掌握業(yè)務(wù)流，審計人員如何提高站位。

5.缺少計算機審計人員，迫切需要利用信息系統(tǒng)，縮短周期，提高審計工作的效率。

隨著醫(yī)院由高速增長階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段，作為醫(yī)院監(jiān)督體系的重要組成部分，審計應(yīng)如何找準(zhǔn)切入點和著力點，監(jiān)督醫(yī)院經(jīng)濟運行和財務(wù)活動的情況，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制方面存在的突出問題、提出具有針對性和可操作性的建議，從而為高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)造更加有利的制度環(huán)境。