高校行政事務管理創新的思考與建議

姚靜儀

摘 要：高校行政事務管理為高校發展教學科研、實現社會服務提供基本保障，其管理水平和管理效率直接關系著高校核心任務的完成率和貢獻率。結合筆者在德國柏林自由大學在崗交流的觀察與思考，介紹其高校事務管理特點并作簡要分析，希望從中總結提煉出一些先進經驗，以供借鑒。

關鍵詞：世界一流大學；高校；事務管理

世界一流大學，不僅意味著高水平的教學科研、高成才率的人才培養、高貢獻度的社會服務、高影響力的文化塑造，而且還必須有與之相適應的高效能的事務管理。了解世界知名高校的高校事務管理機制和特點，有助于我國高校更好地結合自身實際，調整和完善現有的行政管理理念和模式，進一步提升事務管理和服務保障水平，為全面建設有中國特色的世界一流大學提供有力支撐。

德國高等教育管理體制基本概況

德國高等教育歷史悠久，曾在現代大學模式建立中發揮里程碑作用，在世界高等教育史上地位“顯赫”。德國高等教育一直處于世界領先水平，與其深厚的教育傳統和尊重個性差異的教育理念密不可分。這種傳統和理念浸透在德國高等教育方方面面，管理體制也呈現出典型特點。

第一，定位上將大學納入國家行政管理體系。德國大學屬于國家機構，大學教授以及正式雇員都屬于國家公務員，有專門的法律法規對其責任權利進行約束和保障；政府通過立法、規劃等手段對高等教育發展進程與方向進行調控，通過建立并實施教育評估體系①來強化學校的辦學方向和質量意識，確保教育目標達成和質量提升，同時在預算、人事任命等非學術事務上對高校嚴格管理、強化監督。

第二，理念上堅持大學自治和學術自由。德國高等教育管理體制的核心在于政府調控引導、高校高度自治。長久以來，大學的研究自由、教學自由是被政府認可的基本法權。近年來，大學自我管理的內生動力和要求更加突出，政府對高校的管理更傾向于宏觀調控式，各大學也都在積極探求政府法律監督基礎上的更具特色和競爭力的管理體制。以柏林自由大學為例，采取各類委員會調控下的校長（執委會）負責制。設有董事會、學術委員會、教學質量委員會、教學委員會、卓越委員會、國際理事會、首席信息官（CIO）理事會、選舉委員會、博士學位委員會等。這些專門委員會負責制定學校的發展戰略，對學校的事務進行決策。學校的事務管理由校長（執委會）領導下的行政體系來執行。院系行政事務管理體制類似于學校，也是各委員會指導下的系主任/院長執委會形式，并且對內部行政架構和崗位設置有絕對的自主權。

第三，財務上進行控制和管理。德國政府實行高等教育財政撥款的方式，由政府提供大學基礎運營的全部基本費用。經費劃撥依據教學、科研、資助、基建、社會貢獻和專項等。這種做法，一是能促進公平入學，保障公民受教育權利；二是能正向激勵教學科研人員，以確保高質量、高水平的教學和科研。同時，在政府主導下，引入第三方基金，刺激大學的多樣化發展。正是這樣，政府通過資金保障和支持這一隱形之手，實現和加強了對大學的控制與管理，使政府、市場和大學形成了新的權利關系，為達成高等教育為社會和經濟發展作貢獻的總目標奠定了基礎。以柏林自由大學為例，該校2016年獲得國家補助318.5萬歐元（包括61萬歐元的退休福利和津貼），第三方資助131萬歐元。

第四，發展上推行審慎市場化。德國大學不是把教育視作產業完全推向市場，從行業本身去獲取利益。德國高校的市場化主要體現為采取市場化的運行機制和方式，對教育資源進行配置以及發揮高校教育的社會服務功能。例如：政府財政撥款是依據高校的基本情況以及對“目標合約”的完成情況，除了1/3的基本費用外，撥款會依據大學教學、科研、學生多樣性、繼續教育等指標的績效來進行動態調整。德國大學倡導專業研究與技術進步、社會發展相關聯，注重科研成果轉化或知識沉淀，這就要求高等教育與社會市場需求相契合。同時，政府還會推動社會專業團體廣泛參與高等教育，這樣不僅洞悉了社會需求，而且還能周延甚至超前地進行社會服務，大大促進高校與國家、社會協調發展。

關于高校行政事務管理創新的思考

作為德國“精英高校”重要成員的柏林自由大學，其嚴謹規范，有很多值得我們學習和借鑒的地方。結合筆者的觀察與思考，我國高校行政管理可以在以下方面進行探索創新：

第一，樹立并強化契約精神。德國教育法規體系健全，全民法制觀念強，學校、雇員（包括教授和管理人員）和學生之間法律關系清晰，高校在日常管理中通過法規、制度就可以很好地約束和規范管理秩序。加之國民文化嚴謹刻板、守信守約的影響，管理體系中幾乎每一個人都會依據崗位要求，按照與學校簽署的工作合同約定嚴格履責。我國高校應該培養并逐步強化遵約守信的觀念，將崗位責任履行內化于心、外化于行，成為行動自覺，進一步增強崗位責任意識。

第二，奉行以人為本的管理理念。校園內的每一個群體都應當被視作學校發展進步的權利主體和能動力量。為此，行政事務管理應突出并強化各個群體的主體性，尊重每個群體的知情權、參與權、表達權和監督權。同時，在各種輔助性的決策、咨詢、協調委員會里，都要安排普通行政人員擔任代表，以充分發掘行政管理人員的能動性和創造潛能。

第三，推崇個性管理的管理架構設計。賦予二級學院更大的自主權，不僅在教學、科研、人才培養等方面，而且在行政事務管理方面也應如是。學院完全可以根據學院實際自行確定學院行政事務管理架構，可以采取各委員會指導下的系主任/院長執委會形式。各委員會中應該既有教師也有學生和行政人員，還可以包括校友或校外知名人士。這些委員會在制定學院發展規劃及學院的重要事項上可以擁有極大的建議權甚或決定權。同時，學院可以依據學院實際設置行政部門，每個部門崗位的職責和業務劃分也可以各有不同，只要能對接并覆蓋學校業務即可。

第四，強調分工協同的流程工作模式。分工協作的團隊工作模式應該是最符合現代高校行政事務管理實際的模式。為提高效率，行政部門內部最多為兩級管理體制，由部門負責人領導和統籌，下設多名行政專員。部門內實行項目制，專人主責；建立科學、完備、規范的工作流程體系，在行政管理中強化過程監控效果。同時，部門內應采用AB角形式，不同專員在全權負責自己的主責項目外，對他人主責項目進行有限輔助，確保較好地做到正確站位不越位、發現缺位及時補位。

第五，重視行政人員能力發展。主要依托學校層面人事或人力資源部門，制定培訓計劃，對在職行政人員進行統籌培訓，為行政人員全面發展助力。可以聯合校內繼續教育方面的學院或機構，科學安排常設課程和專題培訓：常設課程每學期固定排課，隨時可選，內容應包括心理健康與調適、身體健康與體能素質提升、工作潛能激發、業務能力訓練等；專題培訓則是針對不同業務或崗位履職能力需要開設的專題短期培訓。課程體系設計要盡力科學完備，從員工內在動力驅動到外在業務技能加強最好均有涉及，兼具理論性、實用性、趣味性；課程應是免費的或由單位付費，所有培訓時間應計入工作時間。此外，還可以建立一支業務專家（顧問）隊伍，使得行政人員可隨時請教咨詢工作中遇到的困惑和難題。

第六，注重行政人員多元化，特別是國際化。在全球一體化、高等教育國際化的大背景下，高校行政管理也應當具有廣闊的國際視野。例如：可以通過多個基金組織的不同專項活動為行政人員創造和提供與他國、他校行政人員交流學習的機會。柏林自由大學采用的是伊拉斯謨計劃，這個原本只針對學生、學者的歐洲交流學習計劃，現已經擴展到了行政管理人員。在該校一年一度的“國際周”活動中，也專門設計了“行政人員國際交流坊”，參會人員從歐洲大陸也擴展到了亞洲。

第七，提供強大的網絡技術支持。基于即時交流和準確獲取信息的需要，高校在滿足科研教學的同時，應當對行政管理體系以及行政管理人員同步提供強大的網絡支持。以用戶體驗為重，開啟多種關鍵詞搜索服務，所有信息都納入學校網絡服務流程，并被分類處理。一方面，學校對于教師或學生的服務請求能夠迅速響應；另一方面，行政人員也能非常便捷地查到相關信息，給予師生快速有效的服務，極大地提升了服務效率和質量。

對我國高校行政事務管理創新實踐的建議

第一，加強行政事務管理頂層設計。要對行政事務管理的主管部門、責任主體、管理事項、服務標準、工作程序、協調機制等進行系統研究，形成指導性意見。特別要貫穿法律觀點、法治精神、大學章程意識，健全教育法規、學校管理規則，明確行政事務的責任定位、管理界限和目標要求，要在教師、員工和學生中形成共識，形成管理合力，提升管理效力。

第二，加強行政人員的主體意識樹立。把教育引導行政管理人員樹立獨立主體意識、主人翁意識作為學校行政事務管理的基礎關鍵內容。我們需要通過加強對行政人員成長的切實關心，從思想上讓行政人員明白自身所具有的獨立主體地位，所應當承擔的對自己負責、對學校負責的責任主體地位，尊重行政人員個人發展權利，培養行政人員專業技術能力，激發行政人員的主人翁意識和敬業精神。這是實現行政人員成長、做好行政事務管理的最重要的個體內因，也是真正實現一流管理的關鍵所在。

第三，加強相關人員的任用、管理、考核、評價和問責、激勵。改進和加強高校行政管理隊伍建設，探索“持證上崗”制度，提升管理工作專業化水平。建立健全科學完善的行政人員綜合考核評價體系，正確評估工作績效。打通部門間、院系間管理干部的交流使用通道，形成“優進優出、科學流動”的高素質從業隊伍。從薪酬待遇、職業發展、后勤保障等多個方面完善對行政管理工作者的激勵機制，提高工作積極性、崗位榮譽感、事業成就感、組織認同感。

進入新時代，中國正以嶄新面貌屹立世界東方，包括高等教育在內的各項事業都需要創新發展。“他山之石，可以攻玉”，我國高校在堅持“四個自信”的同時，也要以更加開放的姿態擁抱一切優秀的、可以借鑒的管理文化。總體看，德國高等教育管理體制較好地處理了高校與政府的關系，合理運用了市場積極有利的一面進行資源配置，堅持自主特色發展，注重宏觀引導與微觀治理相結合，其中的經驗值得深思與借鑒。我國高校要從實際出發，圍繞“雙一流”建設目標，找準著力點和發力點，突出優勢，創出特色，力爭在創建“雙一流”的征途上樹起標桿、成為先鋒。

注釋：

①1998年，德國文化部長會議決定設立一個專業認證委員會，成員由高等院校質量管理領域的專家組成，經過德國高校校長委員會、德國學術委員會及文化部長會議等機構同意后任命。這是一個獨立機構，承擔不受國家干涉的專業認證任務.

參考文獻：

[1]王志強.德國高等教育改革及新變化[J].世界教育信息，2015，28（18）：24-28，33.

[2]周麗華.德國高等教育管理體制改革的新思維[J].華南師范大學學報（社會科學版），2006（4）：105-110，160.

（作者單位：北京大學政府管理學院）

[責任編輯：苑聰雯]