新形勢下高校干部培訓檔案的開發與利用研究

張光明

摘 要：高校干部培訓工作是培養造就高素質干部隊伍的重要途徑，培訓檔案工作是培訓工作的重要組成部分。通過分析我國高校干部培訓檔案具有的特點，以及檔案開發利用過程中存在的問題，提出干部培訓檔案開發和利用的具體措施，以期有效提升干部培訓檔案的價值屬性。

關鍵詞：高校干部；培訓檔案；開發和利用

高校干部培訓檔案是干部培訓工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，記載著培訓期間形成的過程性和成果性信息。為使高校干部培訓在干部培養和成長中發揮更大的作用，必須對培訓檔案進行科學規范地開發和利用。

高校干部培訓檔案的特點

高校干部培訓檔案屬于檔案范疇，除了具有一般檔案的價值性、憑證性和歷史性外，還具有培訓周期不規律、來源分散和載體多樣等特點。

一是培訓周期不規律。干部培訓按崗位分為黨務、行政、教學、科研、群團等類別，按培訓對象的行政級別分為校級領導、中層干部、科級干部等類別。由于培訓主體的不同，高校干部培訓周期長短不一，對其檔案管理也無法按照統一的周期收集和整理。

二是檔案來源分散。由于分工不同，高校干部培訓工作往往需要組織部、人事處、教務處、科研處、學工處等多部門合作完成，培訓工作中原始檔案通常不會只來源于某個部門，而是分散在多個部門。

三是檔案載體多樣。高校干部培訓檔案，按照培訓環節可以分為學員基礎檔案、培訓班管理檔案和培訓知識儲備檔案三部分。[1]學員基礎檔案涉及學員基本條件、培訓場所和培訓方式等基本信息；培訓班管理檔案主要是學員參加培訓的一系列程序性文件。這兩類檔案載體往往以紙質版為主。培訓知識儲備檔案是教師和參訓學員共同制作的具有知識產權的培訓成果，載體多為紙質版和電子版共存。

高校干部培訓檔案開發和利用中的問題

科學規范地開發和利用檔案信息是管理部門針對高校干部培訓檔案的服務性工作，當前我國高校干部培訓檔案在開發和利用中還存在以下弊端：

一是重保管、輕利用。“大部分教職員工對檔案有一種神秘感，往往一提起檔案館，便認為只是存放檔案的場所，不敢問津。甚至有的同志認為檔案可有可無，不了解檔案有什么利用價值。”[2]長期以來，檔案管理過多地強調檔案的收集和整理，檔案的開發和利用在檔案工作中常常處于次要地位。

二是檔案館館藏不合理。高校檔案館大多館藏不夠合理、內容不夠豐富，具體主要體現在：第一，門類較為單一。檔案多以高校干部培訓的基本信息檔案和培訓班管理檔案為主，涉及到有價值的培訓知識儲備檔案數量較少。第二，培訓檔案管理的載體形式比較單一。絕大部分檔案以紙質版為主，而培訓教師的電子講義和授課視頻受困于技術因素無法寄存于合適的電子媒介。第三，工作人員在處理檔案信息時往往不分類別。將新材料和失去利用價值的文件放在一起，使培訓信息內容雜糅。

三是檔案編研工作滯后。高校檔案利用工作中存在著“倒立金字塔現象”，即往往是檔案提供者需要耗費大量的勞動，努力在浩瀚的文獻中尋找材料信息（體現為時間的無意義消耗），結果卻往往處于并不理想的狀態。[3]我國高校檔案管理普遍重視干部培訓文件的收集，對涉及關鍵信息的培訓成果缺少深層次的研究，從而導致與社會發展密切相關的檔案材料無法得到有效開發和利用。

四是服務方式陳舊落后。第一，“干部培訓檔案利用者多為行政管理部門的人員，且大多是查找與自己工作內容相關的案卷，而教師和科研人員利用檔案的較少，利用檔案進行學術研究的幾乎沒有”[4]，這固然與培訓檔案的性質有關，但是，工作人員服務方式落后也是導致培訓檔案利用率低的原因之一。第二，雖然很多檔案管理工作已經引進計算機等存儲設備并建立網上服務界面，但對電子培訓檔案的加工和上傳仍處于低效率的手工處理階段，而且網頁界面比較單調、檔案信息不全。第三，不同高校之間的檔案方面的信息處于封閉狀態，在網上無法查閱，也無法做到檔案信息的遠程交流和協作開發。

加強高校干部培訓檔案的開發和利用對策

針對當前干部培訓檔案工作的上述問題，需要樹立正確的檔案效益觀，不斷優化館藏結構、加強檔案編研工作，增強全方位主動服務能力，從而促進培訓檔案工作的全面發展。

一是轉變觀念，樹立館藏與開發并重的理念。在管理方式上，檔案管理工作應當以有效利用為出發點，積極拓寬館藏渠道、更新開發內容，不斷加強對培訓檔案材料的開發力度；檔案管理工作也可以通過信息化加工和處理程序，將學校干部培訓檔案成果在互聯網平臺上共享，使培訓檔案價值發揮到最佳。

二是優化檔案館館藏結構。為優化館藏結構，高校檔案工作應當根據自身特點和服務對象調整歸檔方式。對干部培訓中的各階段加強調研了解，重點收集反映本校專業特色和辦學亮點的干部培訓材料；建立多媒體信息數據庫，為干部培訓電子檔案的存放、復制和利用創造條件，繼而方便培訓檔案的網絡查詢、資源開發和教學科研項目的進行；對保存時間過長的檔案材料進行鑒定，并對失去利用價值的檔案材料采取集中銷毀措施；加強對散落培訓材料，如有價值的培訓日志、培訓成果、培訓照片和歷史文件等材料的收集整理工作。

三是重視和加強檔案編研工作。檔案工作人員必須克服過去那種“重編輯、輕研究”的工作思路，將研究工作作為重點。在充分調研的基礎上，結合實際需要，選擇有利于高校“雙一流”建設和社會經濟發展的方向，利用現代互聯網技術進行篩選處理，從分散于各個案卷的干部培訓信息中挖掘出價值性、科學性和規律性的信息，也可以聯合學校其他部門共同參與培訓檔案材料的編研工作，將培訓材料加工為具有知識產權的電子文檔。

四是增強全方位主動服務能力。第一，檔案工作人員要深入基層調研了解當前學校發展過程中存在的問題，結合基層管理者和教職工的需求，選擇合適的服務方向，通過對基層員工講授培訓教育背景、管理經驗和方法，為學校職能部門培訓制度的建立提供第一手資料，也為“雙一流”建設、科學發展、人才競爭等方面提供參考性意見。第二，加大干部培訓檔案的覆蓋程度和開放透明度，主動走出校門，通過檔案陳列展覽、咨詢服務等活動，讓更多人了解學校干部培訓的知識產權成果和檔案服務內容。第三，檔案管理部門利用計算機信息技術進行檔案開發，通過編制檢索工具和建立信息檢索系統，形成科學有效的檢索途徑，從而為查閱檔案提供便利并減少信息處理的成本。第四，提高檔案工作團隊的業務素質和職業道德素質，通過現代化技術知識、管理知識、創新意識、參與意識和服務意識的培訓，提高管理團隊的奉獻精神以及開發、利用檔案的能力。

參考文獻：

[1]李英.高校教育干部培訓電子檔案管理淺析[J].河南教育（中旬），2011（12）：12-13.

[2]呂長生，鄭康.淺議高校檔案的利用[J].揚州教育學院學報，2001（3）：79-81.

[3]徐亮.檔案利用過程的“倒立金字塔”現象的發生和克服—以高校檔案館為例[J].檔案學研究，2009（2）：26-28.

[4]姚青.淺談高校檔案的利用[J].濟寧師范專科學校學報，2006（6）：91-92.

（作者單位：青島大學黨委組織部）

[責任編輯：苑聰雯]