高職院校學籍檔案管理信息化建設探究

崔芳芳 王厚兵

摘 要：隨著創新科技發展，人們迎來了新一輪的信息化建設改革潮流。同時，由于高等教育體制改革深化，學籍檔案利用率日益提高，傳統管理模式已難以滿足教育發展需求。為此，高職院校紛紛投身學籍檔案管理信息化建設，不斷優化管理路徑，并取得了良好成績，但其中受多重因素影響，亦存在些許不足之處。本文基于對高職院校學籍檔案管理信息化價值的簡述，分析了其現狀，并著重就其建設策略進行了探究。

關鍵詞：高職院校 學籍檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G203 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（b）-0122-02

在當今人類所處的信息化時代，計算機技術、互聯網技術應用，為人們的工作生活帶來了諸多便捷性體驗，并對高職院校學籍檔案管理產生了巨大沖擊力。新時期，高職院校學籍檔案管理的內容及手段發生了翻天覆地的變化，信息化建設趨勢毋庸置疑。

1 高職院校學籍檔案管理信息化價值

學籍檔案作為高職院校教育管理的基本，具有數量多、涉面廣以及利用率高等特性，尤其是隨著高等院校擴招態勢增長，其管理工作難度日益增大。高職院校學籍檔案管理信息化建設，是當下社會發展主流的必然趨勢，有利于進一步提升學籍檔案利用率，并緩解職工一定程度的工作壓力。因此，基于信息化科技裝備應用，高職院校學籍檔案管理部門對學生檔案進行編號和分類，并按照不同方式對上下級行文進行鏈接，通過計算機網絡，實現快速查詢、智能檢索等功能，其對電子信息的處理，避免了手動操作的弊端，更新速率更快，確保了相關錄入信息的準確性、即時性。據相關調查結果顯示，在高職院校所有檔案類型中，學籍檔案的利用占據人次的85%以上。傳統學籍檔案管理模式下，查詢手續繁瑣，方法落后，嚴重影響了師生服務體驗。而學籍檔案管理信息化的建設，更加符合現代人文特性，以主動服務的方式，為需求者提供了諸多使用便利，其價值得到了最大程度的發揮。尤其是，通過發揮“互聯網+”檔案優點，可以迅速方便地共享數據、簡化工作流程、節約各項成本、提高工作效能，可以通過對大量關聯數據進行整合分析，及時發現新的信息，更深層次推動檔案服務多樣化、智能化[1]。

2 高職院校學籍檔案管理信息化現狀

在社會信息化發展的宏觀環境下，高職院校學籍檔案信息化建設也逐步邁上了正軌，并取得了一定成效。但客觀維度上講，受多重因素影響，高職院校學籍檔案管理信息化建設中還存有些許問題。部分高職院校面對擴招的緊迫形勢，將大部分時間和精力集中于基礎設施建設，對學籍檔案管理信息化的重視不足，相關資金資源投入減少，軟硬件配備乏力，某種程度上制約了學籍檔案管理信息化發展進程，同時還影響了使用體驗。還有些高職院校對學籍檔案管理信息化的認知深度不足，簡單地將之歸結為收集、整理和歸檔，尚未建成一套完整的管理系統，數據共享鏈接沒有發揮出其應有的價值。由此導致的學籍檔案填寫內容有遺漏，學籍檔案丟失現象時有發生[2]。面對復雜的網絡互聯環境，高職院校學籍檔案管理還未真正實現標準化、規范化、科學化，可能會出現病毒侵襲等安全問題，危害學生正當權益。此外，高職院校學籍檔案管理信息化建設是一項十分復雜的系統工程，時間緊、任務重，對相關人員提出了更多更高要求。然而事實上，很多高職院校學籍管理者未經科學、系統、專門的培訓，加之其日常工作事務繁忙，其綜合素質素養表現難以支持學籍檔案管理信息化建設需求。

3 高職院校學籍檔案管理信息化建設策略

3.1 改善配套環境

高職院校學籍檔案管理信息化建設是一個多維度工程，以必要的軟硬件配套環境為基礎，其根本目的是提升工作效率及質量。尤其是近年來，隨著高等教育普及化、大眾化發展，加之擴招政策實施，高職院校生源數量急劇增長，對其辦學承載能力提出了嚴峻挑戰，同時一定程度上增加了學籍檔案管理工作難度，傳統手工操作顯然難以滿足現實教育發展需求。因此，新時期，高職院校應深刻認識到學籍檔案管理信息化建設的重要價值意義，結合自身發展實際，宏觀調整規劃，逐步提高資金、資源支持，購置先進的技術設備，包括計算機、互聯網等，為學籍檔案管理信息化提供良好的環境。同時，在學籍檔案管理軟件建設方面，高職院校應加強與相關企業之間的合作，不斷延展其功能配置，逐步朝著一體化、標準化的方向努力，賦予各職能部門相應的權利，實現數據信息資源共享共建，可對全文進行存儲和檢索，加強內部聯合，從而為科學決策提供依據。對于部分高職院校資金資源不充裕的情況，地方政府主管部門應加大支持力度，可設立專項資金。

3.2 提升人員素養

知識經濟時代，人才作為社會競爭的核心，是高職院校學籍檔案管理信息化建設的成功之本。高職院校應充分發揮自身人才培育陣地優勢，嚴格篩選標準，打造一支職業素養、信息素養等綜合素質高的工作隊伍，支持學籍檔案管理信息化發展。在具體的踐行過程中，高職院校應隨著擴招步伐，逐步增加各部門人員配置，廣泛吸納優秀人才，明確其職責任務，客觀考察其行為實踐，以信息化管理的視角，發現其中不足，繼而有針對性地組織培訓活動。基于此，高職院校可邀請學術大家、業務能手廣泛參與，及時傳導先進思想理念，樹立職工服務意識，關注信息化科技發展前沿，組織內部討論學習，提高他們的信息素養及能力，并結合學籍檔案管理特點，制定科學的實施方案，最大限度地提升工作效果。同時，高職院校還需培育職工終身學習意識，鼓勵他們自主學習和創新，依托信息化技術應用，開拓其知識視界，積累豐富的實踐工作經驗，以適應現代化教育發展需求。只有在高職院校與教師的雙向努力下，學籍管理信息化建設才能取得最佳效果。

3.3 加強過程控制

高職院校學籍檔案管理信息化建設的關鍵和前提，是實現標準化、規范化，包括輸入格式、輸入項目以及輸入代碼等[3]。具體而言，根據國家相關文件規定，高職院校還需建立更加完備的學籍檔案信息化管理機制，明確各方權責及任務，量化實施細則，對整個過程進行系統地、動態地管理，以便于為高職院校教育發展服務。高度開放的信息化環境下，數據安全顯得至關重要，尤其是對學籍檔案而言，其中涉及學生隱私，具有較強的保密性。因此，高職院校應格外注意計算機軟硬件的安全管理，組織定期維護更新工作，減少人為因素造成的信息損失。而在軟件方面，高職院校則可在計算機系統上加裝病毒檢測裝置，做好防火墻保護，及時查殺病毒。同時，在計算機軟件更新升級時，亦或數據遷移時，著需做好學籍檔案信息備份工作，確保其中內容原始性。與一般的檔案不同，學籍檔案具有極強的專業性、周期性和分散性，其管理是一個不斷更新的過程，加強對整個過程的控制，具有十分重要的現實意義。

4 結語

總而言之，高職院校學籍檔案管理信息化建設具有十分重要的現實價值意義，是未來支撐教育發展的必要基礎。由于個人能力有限，加之高職院校學籍檔案管理系統復雜，本文作出的研究可能存在不完善之處。因此，作者希望學術界大家持續關注和參與此課題研究，結合實際情況，有針對性地提出更多高職院校學籍檔案管理信息化建設策略。

參考文獻

[1] 馬宏正.基于“互聯網+”的高職院校學籍檔案管理與開發利用[J].江蘇科技信息，2017（5）：29-30.

[2] 卞婕.高職院校學生學籍檔案管理工作中的問題及對策[J].辦公室業務，2012（11）：111-112.

[3] 鞠阿楠.高校學籍檔案管理信息化芻議[J].山東檔案，2017（6）：57-58.