計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運用研究

王 燁(陜西國防工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院 陜西 西安 710300)

引言:人類文明的發(fā)展中，相關(guān)的信息文化特色都是人們通過長期的生活實踐所得出的現(xiàn)實理論，而歷史長河的進程中，由人類活動而構(gòu)建出帶有人類自身特征的社會也就此形成。在長期的歷史發(fā)展中，語言已不能對相關(guān)得出的經(jīng)驗進行全面的記錄和概述，為此，先祖?zhèn)冮_始創(chuàng)造文字和進行記錄的紙張，而其內(nèi)容也在后期的社會發(fā)展進程中起著至關(guān)重要的作用。但隨著社會聯(lián)系不在受到時間、空間的限制，人們的交流互動也在現(xiàn)代技術(shù)的應用和普及，且在市場經(jīng)濟體制進程中，采用信息技術(shù)對以往大量文字內(nèi)容和信息進行數(shù)據(jù)化的信息管理、保存和傳輸。

1 計算機技術(shù)在檔案管理中的意義

當前，社會的進程發(fā)展處于信息化時代，而在時代發(fā)展的過程中，計算機技術(shù)也是信息化實現(xiàn)和呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)介質(zhì)的重要載體;也因為其具有的相關(guān)的功能特征，計算機技術(shù)也被廣泛應用在各個行業(yè)領(lǐng)域的工作開展。在傳統(tǒng)檔案信息管理中，紙質(zhì)媒介的信息資料保管在數(shù)據(jù)大爆炸的當代社會中，其相關(guān)的管理應用模式和理念也不能適應社會整體的發(fā)展;即傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理是在通過消耗大量人力、物力、財力的過程中，以紙質(zhì)為記載媒介，進行信息的記錄、分類、歸檔、保存和查閱，在全球化經(jīng)濟統(tǒng)一中，不同地區(qū)的文化、社會特征、風俗習慣等也在現(xiàn)代計算機技術(shù)的應用中，使人們的事業(yè)得到擴展。而傳統(tǒng)的檔案信息管理和傳播在社會群眾的現(xiàn)實需求中已不能對不同需求的群體進行需求滿足。由此，計算機技術(shù)也成為社會發(fā)展進程中的必然趨勢和重要生產(chǎn)力的改革方向［1］。

在將檔案管理人員傳統(tǒng)的管理意識和理念的提升職工，通過提高其管理人員計算機技術(shù)的操作能力，也是傳統(tǒng)與現(xiàn)代科技相結(jié)合而提升的管理技術(shù)創(chuàng)新方式。而在傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代信息化處理的綜合應用中，我國由于計算機技術(shù)研究起步較晚，多數(shù)地區(qū)的檔案管理還是以實體的紙質(zhì)檔案管理為主。而這樣的管理形式也使得我國多數(shù)檔案資料的保管和使用壽命存在時間限制。數(shù)據(jù)信息技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，也使得我國在大量的檔案信息文件的保存和管理中，相關(guān)的管理效率、工作進度、信息處理等日常業(yè)務開展能在計算機技術(shù)的綜合應用中，將管理人員和時代技術(shù)進行現(xiàn)實意義上的體系接軌。

2 計算機技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作中的問題

當前，國內(nèi)的檔案管理發(fā)展階段在現(xiàn)代計算機計算的應用輔助下，已有了突破性的成就。在將信息檔案從原有的紙質(zhì)文件向電子文檔信息的過渡中，高效信息化的業(yè)務工作方式也在節(jié)省人力、物力、財力里，因相關(guān)計算機技術(shù)應用而帶來的不足和缺陷，也使得相關(guān)工作人員的工作進度和效率受到制約［2］。首先，就是相關(guān)計算機技術(shù)檔案管理的操作人員缺乏相應的專業(yè)操作知識和技能掌握。在檔案管理的工作開展中，其工作內(nèi)容進程對相關(guān)工作人員的技術(shù)要求較高，同時在計算機技術(shù)全面把握時，也要注意檔案管理理論知識和業(yè)務范圍的管理水平和職業(yè)素質(zhì)。但在目前的社會發(fā)展中，各個領(lǐng)域的領(lǐng)導人在計算機技術(shù)的管理功能上進行重視和關(guān)注，在對檔案管理忽視或不了解的狀態(tài)下，使得相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才流失、檔案管理制度體制不明確、計算機應用軟件技術(shù)停滯不前等問題出現(xiàn)。

3 計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運用措施

計算機技術(shù)的現(xiàn)實應用中，由于以上應用意識和觀念的不足，造成的計算機計算在檔案管理現(xiàn)代化運用存在相應問題。為此，在社會市場經(jīng)濟的全球化過程中，我們?nèi)粘＝邮盏降男畔⒁矎膫鹘y(tǒng)傳遞向現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，而在計算機技術(shù)的檔案管理應用中，我們也要注意以下幾個方面:

3．1轉(zhuǎn)變管理層的檔案管理觀念及革新相關(guān)管理模式。在文章開頭我們就說到檔案管理的根源在于人類長期生活實踐的過程中，對相關(guān)總結(jié)出的知識內(nèi)容進行記錄、歸類、保管。隨著人類文明的社會進程的不斷發(fā)展，其進行信息資料保存的檔案形式也出現(xiàn)變化，即信息的記錄、分類、保管、閱覽方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)在現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展中，轉(zhuǎn)為了現(xiàn)代計算機技術(shù)的信息化資料管理模式。在其儲存介質(zhì)出現(xiàn)變化的過程中，計算機技術(shù)的出現(xiàn)和應用也對人們實際生活和工作的高效化、便捷化的信息提取需求進行了現(xiàn)實滿足。為此，在相關(guān)的檔案管理過程中，存在的領(lǐng)導層檔案管理意識不明、認知不足的情況，相關(guān)人員也要在社會腳步的發(fā)展進程中，通過多種渠道有效的認識和了解到其檔案管理的計算機技術(shù)運用是社會發(fā)展過程中的必然趨勢。

3．2加強對計算機檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升。在現(xiàn)實的檔案管理進程中，進行相關(guān)業(yè)務處理的工作人員為實際內(nèi)容開展的操作者。其實際的專業(yè)知識、操作技能的綜合素質(zhì)水平也是直接影響整體檔案管理進行信息收集、歸類、保存、查閱等相關(guān)流程關(guān)鍵所在。為此，在相關(guān)人員的綜合素質(zhì)提升中，企業(yè)管理層就要對其開展定時、不定時的崗位職能和技術(shù)培訓，在開展的檔案管理制度知識講座的過程里，使其對自身開展的業(yè)務工作在有全面認識的過程中，遵循實際的檔案信息管理規(guī)章制度時，能在結(jié)合自身所學專業(yè)知識和理論實踐對現(xiàn)有進行的管理模式進行調(diào)整和意見提出;也是有效提升管理工作效率和質(zhì)量重要環(huán)節(jié)。

綜上所述，計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應用，對社會現(xiàn)實發(fā)展進程中的檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化都有重大意義。在實際技術(shù)應用技術(shù)的不斷研究和創(chuàng)新過程中，通過思維意識的轉(zhuǎn)變，相關(guān)信息技術(shù)也在檔案管理應用領(lǐng)域得到普及和重視，在健全相應的監(jiān)督管理制度機制，加強對相關(guān)管理人員的專業(yè)知識水平和操作技能的有效提升，也是總體提升我國檔案管理水平和技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。