淺談Excel中重復(fù)記錄與匹配數(shù)據(jù)處理方法

付芃坤(唐山市第一中學(xué) 河北 唐山 063000)

1 重復(fù)記錄的處理

Excel功能強(qiáng)大，工作學(xué)習(xí)中經(jīng)常對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，因數(shù)據(jù)來(lái)源或人為因素等造成數(shù)據(jù)表中有很多重復(fù)記錄數(shù)據(jù)，如:

學(xué)號(hào)是1001的張三有兩條記錄完全相同，出現(xiàn)了重復(fù)的數(shù)據(jù);學(xué)號(hào)是1002的王五有兩條記錄完全相同，出現(xiàn)了重復(fù)的數(shù)據(jù)。如果表中只有幾條重復(fù)記錄，手工直接刪除重復(fù)記錄就行了，但如果有成千上萬(wàn)行記錄，純手工操作刪除，工作效率低下、錯(cuò)誤百出，那么就要選擇一種既正確又快捷的操作方式了。

其實(shí)Excel已經(jīng)具備了很多處理這種重復(fù)記錄的方法，下面就介紹兩種簡(jiǎn)易方法。

1．1、在推出Excel2007版之前，可以選擇【數(shù)據(jù)】下拉菜單下的【篩選】中的【高級(jí)篩選】命令。具體操作如下:

可以選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”或“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”選項(xiàng)，決定篩選結(jié)果的顯示位置。“列表區(qū)域”是數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇或默認(rèn)選項(xiàng)就可以了。因不進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾，所以“條件區(qū)域”為空。如果要去掉重復(fù)數(shù)據(jù)的記錄，就必須勾選“選擇不重復(fù)的記錄”，這是重中之重，勾選后就可以去掉不重復(fù)的記錄了。然后點(diǎn)擊【確定】按鈕。

去掉重復(fù)記錄是不是很簡(jiǎn)單?如果使用Excel2007以前的版本對(duì)重復(fù)記錄數(shù)據(jù)的刪除操作還稍顯繁瑣，那么使用Excel2007以后的版本進(jìn)行類似操作就更加的簡(jiǎn)單明了。

1．2、在Excel2007版本之后，可以直接使用【刪除重復(fù)項(xiàng)】命令按鈕直接刪除了。

打開數(shù)據(jù)表，將激活并定位在單元格中，然后在功能區(qū)上順序單擊【數(shù)據(jù)】菜單中【刪除重復(fù)項(xiàng)】按鈕，會(huì)彈出【刪除重復(fù)項(xiàng)】對(duì)話框。在對(duì)話框中完成對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)所在的列進(jìn)行選擇，勾選列前面的復(fù)選框以后，單擊【確定】按鈕，就會(huì)自動(dòng)得到刪除重復(fù)記錄數(shù)據(jù)之后的數(shù)據(jù)清單。

是不是有點(diǎn)“科技在進(jìn)步，時(shí)代在變遷”的感覺?此外除了以上兩種方法還有多種方法刪除重復(fù)記錄，比如公式法、宏方法等等，有待讀者去發(fā)現(xiàn)喲!

2 數(shù)據(jù)匹配

我們?cè)谔幚韊xcel表的時(shí)，某種情況下需要將一個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)匹配到另一個(gè)表中，形成一個(gè)綜合的數(shù)據(jù)表格。如兩個(gè)表“sheet1”表和“sheet2”表，分別存放著學(xué)生的數(shù)學(xué)成績(jī)和語(yǔ)文成績(jī)，現(xiàn)在想合并成一個(gè)表，在這個(gè)表中要求既含有學(xué)生數(shù)學(xué)成績(jī)又有語(yǔ)文成績(jī)的信息，怎么做?

你是不是第一想到了先分別排序，然后再?gòu)?fù)制、粘貼?當(dāng)兩個(gè)表的數(shù)據(jù)行并不均等、不對(duì)稱時(shí)，怎么辦?為了實(shí)現(xiàn)將“sheet2”表中語(yǔ)文成績(jī)提取到“sheet1”表中，就需要用到INDEX函數(shù)和MATCH函數(shù)，最終按需返回所對(duì)應(yīng)的值。在Excel中調(diào)用先MATCH函數(shù)，可以返回指定內(nèi)容所在的位置;再調(diào)用INDEX函數(shù)，可以根據(jù)指定位置查詢到位置所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，分別使用兩個(gè)函數(shù)，可以返回與指定位置相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。

MATCH函數(shù)用法如下:

MATCH(a，b，c)

a:表示要在數(shù)組或區(qū)域中查找的值，可以是直接輸入的數(shù)組也可以是引用的單元格。

b:表示可能包含所要查找數(shù)值的單元格區(qū)域，可以為數(shù)組引用或者是數(shù)組。

c:表示使用哪種查找方式，具體用于指定是精確查找或者是模糊查找。其中用0表示為精確查找。

也就是:=MATCH(要查找的值，單元格區(qū)域，0)

如果要查找姓名是“張三”的學(xué)生，就可以輸入“=MATCH("張三"，B1:B21，0)”，返回姓名是“張三“的學(xué)生的位置信息。以此類推，把“張三”替換成學(xué)號(hào)的相對(duì)引用“A2”;把查找范圍“B1:B21”修改成“sheet2”中的絕對(duì)引用“Sheet2!MYMAMYM1:MYMAMYM20”。最后在“sheet1”表“E2”單元格中輸入:“=MATCH(A2，Sheet2!MYMA1:MYMA20，0)”，就查找到了每個(gè)學(xué)生在表中的位置信息，

有了位置信息，我們的INDEX函數(shù)就有用武之地了。

INDEX函數(shù)用法如下:

INDEX(m，n，p)

m:要返回值的單元格區(qū)域或數(shù)組。

n:返回值所在的行號(hào)。

p:返回值所在的列號(hào)，本次不使用。

相當(dāng)于:=INDEX(要返回區(qū)域，MATCH位置)。在本例中“要返回區(qū)域”也就是“Sheet2!MYMA1:MYMA20”的語(yǔ)文成績(jī)，“MATCH位置”也就是上邊的“MATCH(A2，Sheet2!MYMA1:MYMA20，0)”。最后修改“sheet1”表“E2”單元格公式“=INDEX(Sheet2!MYMA1:MYMA20，MATCH(A2，Sheet2!MYMA1:MYMA20，0))”，

因?yàn)橐呀?jīng)設(shè)置好了絕對(duì)引用和相對(duì)引用，利用填充柄就可以自動(dòng)完成其他同學(xué)語(yǔ)文成績(jī)的提取，快捷方便。

通過以上操作，就可以把不同工作表的數(shù)據(jù)有效地匹配在一起，稍加改動(dòng)就可以運(yùn)用到類似情景中。Excel還有很多功能，如公式填充、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)的篩選、有效數(shù)據(jù)、條件格式、圖表功能、分類匯總等等，Excel的功能非常強(qiáng)大。在實(shí)際使用中，可以使工作效率倍增，節(jié)省出很多不必要的時(shí)間。隨著我們?cè)絹?lái)越多的使用，相信一定會(huì)發(fā)現(xiàn)更多、更實(shí)用技巧。