秘書速記工作在智能化時代的挑戰與機遇

賈 凡

（天津商務職業學院，天津 300000）

近幾年來，隨著我國現代化水平的不斷發展與提高，辦公自動化程度也在飛速的發展著。尤其是智能化時代的到來，對“辦公自動化”更是產生了巨大的推動作用，“無紙化”辦公時代仿佛近在眼前。在這樣的發展趨勢下，原始的秘書速記工作受到了越來越多的沖擊，甚至有人認為，原始的秘書速記工作早晚會被“智能語音識別”所取代。但是，由于秘書速記工作獨特的工作屬性和作用，即使是在智能化程度高度發達的未來，它依然有著不可低估的發展潛力和強大的生命力。

1 秘書速記古而有之，是秘書的基礎工作之一

秘書速記工作是隨著秘書工作人員的出現而下出現的，可以說，是秘書的基本職能之一。而關于“秘書”工作的起源，學術界的說法并不統一。目前，大多數的學者比較認可的是“黃帝說”，也就是說，早在黃帝時期，已經開始有人從事秘書類工作。在黃帝時期，當時尚無“國家”這個概念，各個部落之間依靠互相聯合，組成部落聯盟，共同發展生存。由于當時的物質條件和生產力水平低下，各個部落之間有時又比較遙遠，單單靠語言傳輸聯盟首領的政令，存在著很大的困難。相傳在這樣的情況下，黃帝任命了創造文字的倉頡為史官，將他的言行和每日發生的重要事件記錄下來，并作為政令推廣至各個部落。到了堯舜時期，更是增設了“納言”一職，命人記錄下他們的重要言論和想法，并定期向部落族人公布。夏朝，秘書類人員的記錄工作更加繁瑣，分類更加清楚，統治者對記錄工作也提出了更高的要求，即記錄下的文稿要按照一定的格式形成不同種類的文書。這可以看作是中國秘書速記工作的雛形和前身。

雖然，秘書類人員從遠古時期就開始存在，但實際上，“秘書”一詞，直至漢代才首次出現，原意為“皇家秘密藏書”，進而將這些掌管秘密文書的官員也稱為“秘書”。這些官員在掌管日常藏書的同時，更要從事摘抄與建檔工作。隨著我國封建制度的不斷發展與完善，各個朝代對于秘書類官員的分類越來越細化。他們在實際工作中負責記錄和整理的內容越來越廣泛，卻還只是停留在最基礎的記錄與加工層面，始終離不開記錄統治階級言行、思想和重大事件，沒有理論依據和實踐指導。直到清朝末年，蔡錫勇出版《傳音快字》一書，才真正奠定了我國速記方面的理論基礎。此后，由于受到各種因素的影響，我國的秘書速記工作一度發展緩慢，甚至可以說停滯不前。直至新中國成立以后，國家領導人非常重視秘書速記工作，專門成立了速記學校，并開設秘書速記培訓班，培養速記人才，為新中國的建設事業服務。我們現在看到的各種歷史文獻，很多都是基于這些速記人員多年的記錄和努力。由此可見，無論是在封建社會還是新時期，秘書速記工作都是伴隨著秘書類崗位和工作人員的出現而出現的，是秘書人員的基礎工作之一。

2 秘書速記工作在日常工作中的作用

秘書速記工作看似簡單，它的應用范圍卻可以拓展到的各個方面，為領導的決策和管理服務。

2.1 秘書速記工作是信息收集的重要渠道

秘書速記工作從本質上來說，其實就是通過自己的記錄為領導的決策與管理提供各種信息。比較常見的有，通過會議記錄，了解上級領導機關的指示、決定或者精神，進而為本單位的日常管理工作提供理論性信息；同樣還可以通過會議，記錄下級機關的具體工作和日常情況，比較全面和有效的了解下級單位的生產經營狀態，在工作中遇到的實際問題和困難，從而為上級領導的決策和管理提供依據性信息；可以通過記錄談判和洽談，了解與合作單位之間的焦點和分歧，為調整工作思路提供參考性信息；通過接待客戶，記錄賓客來訪，可以了解與客戶之間的合作狀況與前景，為協調客戶關系提供指導性信息；通過記錄學術會議或講座，可以全面有效的記錄新思想、新想法、新技術、新科技，為應對新局面、新挑戰提供前瞻性信息；通過記錄來信、來訪、來電和調查研究，多種渠道、多種角度獲取社會多方信息，可以更好地了解民生狀況和實際情況，為領導的決策管理提供拓展性信息。綜上，我們可以看到，已經深入到秘書工作的方方面面，在各個工作層面都起到了不可低估的信息收集作用。

2.2 秘書速記工作是秘書發揮參謀助手作用的基礎和關鍵

領導的工作職責是根據已經掌握的實際情況，有針對性的制定政策并準確的做出決策。而秘書的工作職責則是“輔助管理、綜合服務”，這其中也自然包括了要準確、全面、及時的為領導提供翔實、可靠的信息及可供選擇的方案和意見，做好領導的“耳目”，起到參謀助手作用。這些信息和方案當然不能夸夸其談，不能紙上談兵，更不能憑空捏造，必須要經過系統的調查研究、分析總結，進而得到最具可行性的結論。這些信息和方案的來源，很大程度上依賴于秘書在參加各種活動時的現場速記。秘書通過現場速記得到的信息可以說是最詳實、可靠的“第一手材料”，它們是領導能夠正確做出決策的基礎和關鍵。如果，秘書不能從事速記工作，不能通過這種活動獲取信息，那么在隨后的工作中就無法突出重點、進行由此及彼、由表及里的提煉和推敲，就更無法提供有針對性的意見和建議，這樣秘書的參謀助手作用自然也就無從談起了。因此，秘書發揮參謀助手最用的基礎和關鍵就在于秘書速記工作。

2.3 秘書速記工作是提升秘書工作能力的重要途徑

從事速記工作的秘書人員經常跟隨領導出入各種場合、參加各種活動、出席不同的會議，也就有更多的機會接觸到各行各業、閱歷豐富、知識淵博、見解獨到的領導人、專家、學者、企業家等等。他們的發言或演講往往橫跨各個行業產業、高屋建瓴、深入淺出、獨樹一幟，具有很強的思想性和指導性。秘書在對他們的發言進行速記時，為了更完整精準的完成任務，必須全神貫注、保持高度的精力集中。這也就促使了秘書速記人員能夠最大程度的貼近和理解他們的想法，學習到很多書本上難以學習到的知識?？梢哉f，每一次的現場速記工作基是對秘書速記技能、語言文字水平的考驗和提高，又是對秘書綜合素質和職業素養的提升。長期從事秘書速記工作，獲得更多的與領導、專家、社會各界人士的接觸機會之后，秘書人員自然可以更好的貼近領導和專家的管理方法和處事風格，這對于秘書開拓工作思路、提升工作水平，甚至拓寬自己的職業生涯都具有非常重要的促進作用。因此，從這個角度來看，秘書速記工作是提升秘書工作能力的重要途徑。

3 秘書速記工作在人工智能時代的挑戰與機遇

我們在文中所提到的速記，其實并不僅僅指的是手寫速記，還包括了電腦速錄。這兩種速記方式各具特點，各有不同。

目前，我國的手寫速記主要分為拼音速記和漢字速記兩種方式，它們分別是以簡便易學的記音符號和漢字快寫法來進行速記。當然，隨著現代化程度的不斷提高，手寫速記受到了很大的沖擊，但是由于它在書寫方面的獨特性，在現在的秘書工作中仍然具有很大的實用性。首先，簡潔系統，簡單易學。所有的速記符號都是在“米”字和橢圓形的基礎上分解出來的。書寫時，通過對位置、筆順、傾斜度、比例等因素的系統排列組合，就可以完成速記工作。一個漢字或詞組往往可以簡化為寥寥幾筆。其次，嚴格靈活，易于掌握。速記符號的連寫規則是在《漢語拼音方案》的基礎上制訂的，這對于保證速記符號書寫的準確性、增加速記符號的可讀性和提高速記的準確率有至關重要的作用。但速記符號和普通的日常書寫又有很大的不同。它可以根據速記人員的書寫習慣、行業環境、語言范圍等因素進行自由調整，最大程度的適應各種速記工作的需要不拘一格、各有特色。再次，符形特殊，便于保密。速記符號并不是全民性、可推廣的一項技能。它本身具有很強的專業背景。因此，大多數人在未經過系統學習的情況下，無法完全看懂一份速記稿，這就很大程度上提高了速記稿的保密性。

但是，不可否認的是，隨著現代化程度的不斷提高，手寫速記的缺點也是不可回避的。在每一份速記稿完成以后，都需要速記人員再花費一定的時間將其翻譯成普通的漢字稿，這就很大程度上增大了工作強度，影響了文件傳輸速度和工作效率。

于是，電腦速錄也就應運而生。在電腦速錄剛剛興起的時候，大多數還是使用普通電腦和鍵盤，運用某些輸入法來進行。這種速錄方式雖然在一定的時期內起到了很好的效果，但是隨著科學技術的不斷發展，現在已經基本上被專業速錄所替代。目前，在我國的專業速錄領域內，使用率最高的速記方式就是“亞偉速錄”。它與以往的普通電腦速錄相比，具有不可比擬的優越性。首先，高效實用，文畢稿出。突破以往的擊鍵方式，采用全新的鍵位排列方法，錄入的速度和效果都遠勝以往任何的速錄方式。并且，在速錄工作結束之后，即可馬上生成文稿，真正實現“文畢稿出”，大大提高了工作效率。其次，使用廣泛，功能強大。亞偉速錄機不但可以應用到會議、采訪、洽談等商務場合，還可以在摘抄文章、起草文件時使用，能夠滿足各種辦公場合的速錄需求。除了速錄之外，它還可以實現Office軟件中的一些常見功能，例如“復制”、“粘貼”、“替換”、“查找”等等。但是，速錄機作為一種外接設備，必須配合電腦使用。同時，由于速錄時對于現場的聲音環境要求較高，大多數的速錄師為了更好的收音效果，往往還會使用一些收音設備。這就意味著，在使用速錄機時，需要攜帶比較多的電子類設備，便捷性不高。

而如今，隨著智能化時代的到來，智能語音識別系統已經漸漸深入到我們的生活和工作，并迅速被人們認可和接受，對傳統的速記工作造成了很大的沖擊。那么，智能語音識別系統最為一種方興未艾的新方式，具有哪些不可忽視的優點呢？首先，智能語音識別系統不會遺失或者遺漏信息。在使用傳統的速記方式時，工作人員難免會出現漏聽、漏記的情況，而這些遺漏的信息是不可溯回和補充的。但是，智能語音識別系統在記錄的同時可以同步存儲，因此就很好的規避了這個問題的出現。其次，使用方便，經濟實惠。智能語音識別系統只需要在電腦上安裝一些程序即可正常使用，操作簡單，便捷高效。同時，還可以減少人工方面的支出，并最大程度的減小信息泄露的風險。但是，現在的智能語音識別系統還處在剛剛起步的階段，還有很多需要完善的地方。例如，智能語音識別系統對現場環境要求很高，當現場出現噪音、雜音等干擾時，記錄的準確率就會受到影響。同時，智能語音識別系統的準確率和工作時長成反比，錄入的時間越長，準確率越低。而且，智能語音識別系統在記錄一人講話時效果良好，但是在記錄多人發言時，無法進行身份的識別，記錄的效果較差。最后，就是對近義詞、同音詞的識別效果不好，目前，還不能達到自動挑選正確詞匯的程度。而對于新興詞匯的處理，則需要定期對軟件進行升級、更新。

綜上，我們可以看出，無論是傳統的手寫速記、目前仍在廣泛使用的電腦速錄、還是未來大有可為的智能語音識別，都各自具有不可比擬的優勢，同時也存在著不可忽視的缺陷。我們可以嘗試將這三種方式結合起來，取長補短、互相促進。例如通過移動終端的開發和使用，將智能語音識別和速記（速錄）結合起來，實現遠程控制、遠程服務；還可以在使用智能語音識別系統的同時，以速記（速錄）為補充，實現同步修改，提高準確率，使現場速記工作完成的更加高效。我們要尋求最佳的工作方案，只有這樣，才能積極應對智能時代的各種挑戰。