高校檔案管理數字化發展面臨的問題及對策

徐正輝

摘要：隨著數字化的發展，其中特別的重要措施是，高效檔案管理數字化管理。不僅可以保護檔案原件，提升管理檔案的效率。還可以節約對檔案的管理成本以及空間。高校要結合自身的實際情況。充分發揮現階段的信息技術優勢。為解決這些問題，我們必須促進高校檔案管理數字化的進程，充分發揮信息化技術。

關鍵詞：高校;檔案管理;數字化;問題;對策

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）10-0207-01

0 引言

作為高校的一項基礎性、重點性工作。在培養人才、科學建設以及科學研究過程當中，檔案管理工作是極其的重要保障。在現代信息化建設的影響下，高校信息化建設也在逐步加快。檔案管理數字化工作也在逐步進行。檔案數字化工作管理的重點就是科學有效地提高檔案管理質量和效率。

1 檔案管理數字化建設的意義

檔案管理數字化建設是高校在推進數字化校園的一項工作。其中一項重要的作用就是對管理學生們的檔案原件，可以提升管理的效率。其中一項重要的價值也是為高校培養人才。

首先提升檔案管理效率。現階段的檔案管理方式與傳統的檔案管理方式相比，不僅省時而且省力，實現了機械化。傳統的檔案管理方式主要是手工搜集，進而整理，然后進行編號。不僅費時而且費力。現階段的檔案管理方式，大大提升了檔案管理的效率。但是，檔案管理數字化不僅僅是簡單的分類管理，更主要的是對檔案的原件進行了數字化。進入檔案的管理系統之后，只要輸入與檔案有關的關鍵詞，就可以快速的找到與之對應的答案。其優點就是，快速實時進行網絡查詢。不僅可以降低管理檔案工作者人員的工作量，還可以提高管理檔案的效率。更為方便的是，在人事檔案管理方面，對其進行數字化管理。要想找到人事信息，只需要輸入與之對應的數字。例如身份證號或者學號。就可以在線查詢人事檔案。為高校的檔案管理提供了方便，并且提高了檔案管理的效率。

其次就是保護檔案的原件。在現階段，國內很多高校的檔案存放室中的保護檔案措施都比較簡單。大多數只有一些防火的設備，但是正規的檔案存放室中要有防塵，防潮，防蟲等一系列保護措施。并且高效，那以往的檔案，都是紙質的。要想查看檔案就必須進行翻閱或者復印。長此以往，肯定會對答案元件有所破壞。因此我們要對檔案進行數字化管理。這樣在查看檔案的時候就不必進行翻閱或者復印。可以不受時間地點的進行查閱。對我們的檔案原件進行了保護。

2 高校檔案管理數字化發展面臨的問題

建設高校檔案管理數字化非常重要。但是在發展的過程當中產生了很多的困難，這些困難都在影響著檔案管理數字化發展的進程。

第一點是數字化程度低。因為我國的高校檔案管理數字化建設排正處于剛剛發展的階段。檔案管理目標是盡可能的數字化，但就現階段來說，大多數都是傳統的紙質檔案管理。檔案管理數字化沒法普及，數字化程度較低。也有一些學校在進行電子檔案管理，但是在管理過程當中沒有標準的規范性流程，在管理的過程當中也存在一些問題，會面臨信息不全面，整理的過程當中檔案缺失等問題。另外一點就是，當前我國對于高校的檔案管理數字化建設還沒有一個統一的標準進行管理，而且對于建設檔案數字化管理這一方面，各個學校之間交流特別少。大多數都是學校自主在進行建設檔案管理。選擇的管理軟件各不相同，所搭建的管理庫也各不一樣。所以會存在以下問題，會重復建設管理庫，建設檔案數字化程度低等等。而且國內很多學校只進行了目錄檢索。搭建的檔案數據庫多為目錄數據庫。不能搜索全文，在多媒體數據庫上有所落后。這些問題都阻礙了高校檔案數字化的建設。第二點是系統對接困難。雖然國內現在已大多智能化，開始使用辦公自動化系統。辦公自動化系統也具有一定的文件歸檔功能。但它所存在的一些問題就是與目錄中的菜單對接時產生困難。即使大多數的高校都在定期對辦公自動化系統進行升級優化。但是仍然無法與管理系統做到統一。影響兩個系統的對接。 第三點是硬件設施缺乏。大多數高校選擇紙質檔案的原因是因為硬件設施缺少。學校所存在的一些掃描儀以及打印機的數字化設備較少或者質量比較差。不能滿足管理檔案數字化的要求。再加上檔案管理軟件的更新停滯。降低了檔案管理的工作效率，打斷了管理的數字化發展的腳步。所以要想實現檔案管理數字化的發展。首先要投入大量的資金。購買一些優秀的設備。作為硬件支持，以供檔案管理數字化建設的完成。第四點是缺乏數字化人才。人才是重中之重。特別是檔案管理專業性人才。當前管理檔案的檔案管理員年齡都比較大，對管理檔案這一方面的知識都比較老舊，很多人不擅長于用軟件管理檔案。依舊在用手在進行紙質歸檔。還有一部分管理人員，在進行檔案管理的時候并不能達到專業化要求，經常進行一些簡單的搜索。所以現在僅靠現有的管理員并不能解決各種難題。要想實現專業性的檔案管理數字化模式，必須引進數字化人才。

3 高校檔案管理數字化發展的對策

第一點是，規劃檔案管理數字化。各個高校首先應該把檔案管理數字化建設納入規劃當中。首先是統一規劃檔案管理流程。實現電子檔案與紙質檔案的對接。進而可以推動數字化檔案管理的發展。必須要保證的是在檔案管理庫中，任何檔案以及文件在分類整理入庫的過程當中，必須要做到嚴格的把控。必須確保電子文件與紙質檔案做到一一對接。第二點是，加大硬件投入引進人才。首先需要做的就是購買數字化檔案管理設備。必須投入大量的資金。已被購買硬件設備。購買先進的掃描儀，打印設備以及存儲設備。作為硬件支撐去發展數檔案管理的數字化。我們還要去選擇一些較好的管理軟件。學校應該做的是與各個軟件公司親密合作，需要做的就是研發出一款適合自己學校的管理檔案的軟件。以便學校自己使用。另外需要做的就是引進復合型人才。我們需要引進專業的檔案管理人員。優秀的檔案管理人員直接影響檔案管理數字化的發展。不僅是專業的檔案管理人員還要熟悉各類電子產品。

4 結語

進行檔案管理數字化，是現階段每所高校的需求。檔案管理正逐漸向智能化數字化發展。隨著時代的信息化發展，檔案管理系統也要與時俱進。在發展檔案管理數字化的同時，還要引進人才以及購買硬件設施，作為推動數字化的發展。全面提高檔案管理水平。

參考文獻

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