機關行政事務管理中的問題及改進策略

李亞軍

摘要：機關行政事務管理工作是企業管理工作的重要構成部分，對企業管理而言至關重要，某種程度而言決定了企業日常生產經營以及管理工作能否順利開展。且伴隨著企業與社會持續發展，機關行政也需要跟隨時代的進步而相應的變化。就目前而言，我國機關行政事務并不完善，依舊存在許多問題并沒有得到妥善的解決，需要引起各個企業的重視。本文簡要分析了企業機關行政事務管理工作所具有的特征，同時分析了當前我國行政事務管理工作中普遍存在的問題，并提出提高員工思想認識與綜合素質以及合并職能重復職能機構等具體的針對性方案，以期為我國企業機關行政事務管理工作的開展提供參考與幫助。

關鍵詞：機關行政事務;企業管理;問題;對策

企業機關行政事務管理工作具體包含其企業之中日常各項事務以及服務工作的管理，具體內容包含有關制度的設定、落實、推動、公務接待、辦公物品管控以及員工日常生活福利等。但因為許多企業普遍針對其存在有較深的誤解，錯誤地認為該項工作僅僅屬于后勤管理工作，所處理的事務較為簡單，所以任職員工不需要掌握太多的專業技術或是有關理論知識，也不需要對自身工作進行思考。由此可見，我國許多企業均存在不同程度忽視機關行政事務管理工作的現象。而事實上，機關行政事務不僅反映了企業綜合營運能力，也與企業日常生產經營工作的開展有密切關系。故而，企業應提高機關行政事務工作質量，對企業日常運營工作順利進行具有積極意義。

一、企業機關行政事務管理工作特征

若要正確理解機關行政事務對企業的影響以及在企業中的地位，合理設計機關行政事務管理工作的思路，強化機關行政事務工作人員責任感以及榮譽感，首要工作是明確該管理工作的基本特征，明晰機關行政事務的基礎觀念。機關行政事務主要具有如下特點：

（一）帶有強烈的政治色彩。機關行政事務管理工作發展至今，我國黨中央以及國務院對企業機關行政事務管理工作予以密切的重視。習近平總書記曾明確表達“機關事務管理工作要從厲行節約，降低成本，密切聯系群眾的角度來思考”這一要求。李克強總理則提出機關行政事務而必須為機關高效率運營提供充足的保障，并為節約型機關的實現奠定良好基礎，成為廉潔奉公的標桿。故而，機關行政事務本身具有較強的政治性，而工作人員在日常工作中也必須堅持與貫徹我黨所提出的路線、方針以及政策，同時擁有強烈的政治意識、大局觀以及責任感，尤其是位于較為特殊崗位的工作人員，更加需要保證自身遵守政治紀律，不違規辦事，將遵紀守法的理念貫徹在各項工作之中。

（二）具有較強的服務性。企業機關行政事務管理工作的目的是確保企業機關能夠更為穩定、高效率的運營。故而，服務型便是機關行政服務管理工作所具有的特殊職能，也是其基礎特點，同時也是各項工作開展的初衷以及落腳點。機關行政事務所提供服務的對象即為企業領導、機關以及員工群眾，具體是滿足企業生產經營管理工作以及未來發展的服務需要。故而，機關行政事務管理工作也需要具有超前性以及主動性，能夠想服務目標之所想，預先滿足服務目標在工作過程中可能需要的服務，如可以積極開展工作調研、訪談等各項工作，以了解其工作的實際需求，并借助對服務工作的統一規劃、設計以及組織，為各個機關部門以及領導職工提供高質量的服務與保障。

（三）具有專業性。機關行政事務管理工作內容較為繁瑣，且牽涉范圍廣，工作量大的特征，同機關各個工作均有不同程度的關系，因為工作形式以及崗位職責之間存在差異，所以機關行政事務管理部門之中，崗位之間具有較強獨立性，包含車輛管理、食堂管理、設備維修等，不同崗位需要安排專業人員擔任與負責，也要求工作人員同時掌握不同方面以及不同專業的知識，方能勝任這一工作。

（四）工作過于瑣碎。機關行政事務管理工作包含企業日常生產經營的各項工作，且事無巨細均同機關行政事務管理工作有一定關系。具體表現在如下兩點：其一，機關行政事務所服務的機關部門較多，管理內容不分巨細，頭緒繁雜，不僅需要考慮部門之間的人際關系，同時也需要協調部門之間的業務關系，甚至包括人同物品之間的關系。同時，還需要考慮企業組織結構之間的關系、內部同外部的關系，這也反映了機關行政事務的重要性。其二，機關行政事務是一項帶有服務性質的工作，可能隨時出現不同類型的服務需求，如機要文件處理、會議安排等，且有較大概率出現突發狀況，干擾原本的工作流程，也使得日常工作過于繁瑣。

二、機關行政事務管理工作中存在的問題

（一）管理人員個人素質有待提高

機關行政事務管理工作屬于牽涉我國法律、法規以及企業各項規定的工作，所以對管理人員個人理論能力、對各項規章制度的熟悉程度以及政策水平有較高的需求，同時對各類有關專業知識有更為全面且深入的了解。然而，許多企業領導缺乏對機關行政事務的認識與重視，在為機關行政事務管理崗位配備人員時，存在配備不完善的現象，往往一個員工同時需要兼任多個崗位工作，導致工作人員日常工作量過大，而影響了工作效率。不僅如此，大部分企業并沒有在機關行政事務管理培訓方面投入過多的資金與精力，使得許多管理人員在并沒有接受系統化的培訓后便任職，導致其缺乏專業知識以及綜合素養，使得管理工作難以順利開展。且本身機關行政事務管理工作邊角位繁忙，工作量大，職工學習時間有限，也限制了管理人員個人能力的提高。

（二）機構配置過于混亂

機關行政事務管理工作的主要內容是確認操作具體事宜、外部接客任務與承接會務等。針對各類組織工作任務依照邏輯或是程序予以核實的管理以及核準，同時還需要針對地方工作予以詳細監督，故而大規模工作均積壓于機關行政事務管理部門之內，使得機構本身的負擔明顯加重，工作效率也相應減少。而導致該現象產生的根本原因主要在于不同機構部門之間責任的規劃與設計并不明晰，而機構職能的劃分也存在重復的現象，機構彼此聯系與搭配之間并不周密，所以導致各個部門在開展工作過程中有概率出現工作重復或是有空缺的現象，使得質量難以提高。

（三）管理意識需要進一步提升

機關行政事物管理工作的主要目的是確保機關能夠更為規范化、高效率地運行，同時針對機關當前擁有的資產、服務以及經費予以科學化的管理，但實務工作中，許多企業機關行政事務的管理工作更傾向于采用“經驗管理的方式”并沒有針對機關行政事務開展標準化以建設，缺少構建統一、標準且高效率的工作質量標準體系，尤其是服務標準，不能更為細致以及深入，各項工作流于表面，尤其是服務標準的建議，往往存在于各類規章制度之中，缺乏系統化的整理，部分服務項目則完全沒有設立標準。有關標準文字的表述具有普適性，包括的范圍較大，反而缺少實際參考價值，獎勵與懲罰標準也較為混亂不清，標準更新相對緩慢，許多標準在制定之后，并沒有得到有效的運用，導致其最終效果并不能得到充分的發揮，各項工作最終流于形式。

三、機關行政事務管理工作中問題對策

（一）加強思想認識，持續提升員工綜合素質

機關行政事務管理工作的是為機關職能活動正常開展以及依序進行的保障工作，也是機關日常工作關鍵的構成部分。故而，必須正確意識到機關行政事務的價值與地位，強化促進機關行政事務發展的責任感以及使命感。加強關于工作人員的政治意識、大局意識以及責任意識，持續提升思想認識，促進溝通與交流，從而獲取上級所提供的支持，以獲得機關有關部門的充分認識。具體可采用如下方式開展：

（1）提升工作人員個人修養以及素質。機關行政事務管理人員是各項工作開展的主體，也是各項管理規章制度以及政策設計者以及落實者。所以其道德品質的高低直接反映了企業自身黨風與政風的建設情況，直接關系著企業本身的威信、聲譽，個人專業素養的高低也同行政部門管理水平之間有密切的關系。

（2）強化自身學習能力。伴隨著行政事務管理工作高速發展，新情況、新問題以及新任務也對從業者產生不小的影響，必然需要機關行政事務管理人員不斷強化有關知識的學習，積極通過網絡學習、報刊閱讀等不同渠道了解當前工作的新型方法以及理念，從而累積豐富的理論知識，健全自身知識結構，不斷提高自身綜合業務水平以及能力。

（3）提高自身文字表達能力。優秀的文字以及語言表達能力是機關行政事務管理人員必不可少的素質之一。日常實務工作之中，機關行政事務管理人員不可避免地需要主持會議、設定政策文件以及接待方可等，并需要通過精確且合適的語言或是文字表達表述自己的觀點、烘托氛圍以及加強企業內部或是同外部之間的溝通，所以提高自身文字與語言表達能力至關重要。

（二）精簡部門

建議機關行政事務管理部門的上層管理人員科學設計職能機構，尤其是將部分功能相同或是相近的職能機構予以合并，同時針對不同部門機構崗位職能予以進一步優化，明晰各個崗位職責，同時結合不同崗位的職責設定相應的規章制度以及獎懲制度，保證一崗一職或是一崗一事。如此一來，也有助于企業實現責任落實制度，明確部門個人工作內容，一旦出現事故，也可確保追責到人，以免各個崗位之間相互推諉責任。不僅如此，合理設計獎懲制度，針對完成崗位職責的職工予以經濟獎勵，也有助于激發職工工作積極性。如此一來，機關行政事務有關管理工作也將變得更為順利，保證了各個機構管理工作的標準化以及合理化，使得機關行政事務部門服務保障制度的作用得到充分的發揮。

（三）加強工作創新

機關行政事務管理工作內容繁雜，應急事務數量較多，盡管從表面而言雜亂無章，但實則有一定的規律可循，只需要精確把握行政事務管理工作的特征，明確不同工作的前瞻性以及規劃性，建立并不斷健全工作機制，才能確保各項工作能夠穩定開展。具體包括如下方面內容：

（1）強化工作保障機制以及創新機制。機關行政事務需要保證人工作協調有序，各個崗位工作人員之間交流順暢以及部門之間關系和諧，才能強化機關行政事務管理工作，提高服務工作整體工作效率以及質量。不僅如此，政府需要積極打破條框以及規矩，積極探索與發現機關行政事務新的工作思想、工作方法，逐漸拋棄傳統的管理經驗以及運營模式，積極創新思想觀念、服務方法以及運行體系，使得行政事務管理工作更為合理、高效以及透明化，從而實現提高工作效率以及服務質量的目的。

（2）建立健全監管與考核工作制度。企業機關行政事務管理工作不僅包含有企業內部管理工作，同時也包括針對服務商的管理，不僅包括針對企業內部員工的管理，也包括為源于服務商的員工提供服務。故而，服務工作之中開展監督以及考核便顯得十分關鍵。不僅需要實現對企業內部資源的匯總，明晰各個崗位的分工，同時也需要引入競爭制度，借助市場競爭以提升工作效率以及服務質量。不僅如此，還需要使得監督、考核以及激勵等制度實踐形成緊密的結合，構建有助于創業體系，使得目標管理以及績效評估價值得到更為充分的發揮。

結束語：

機關行政事務對企業日常生產以及經營管理工作而言至關重要，且可以產生積極的作用與影響。但如果希望這一影響與作用得到充分的發揮，并需要構建并不斷健全規章制度，提升從業人員專業素養水平，堅決杜絕機關作風或是形式主義的出現。不僅如此，機關行政事務也需要進一步明確工作期間普遍存在的問題，并通過加強思想認識，持續提升員工綜合素質以及精簡部門等措施，實現機關行政事務管理工作的規范化與標準化，從而提高服務工作的效率以及質量。

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