淺析制藥企業檔案信息化建設

李婷

（廣州花城藥業有限公司，廣東 廣州 510555）

制藥企業的檔案資源是企業的精神財富、物質財富的總和，因此檔案資源可以作為企業的特質文化而存在。對于現代化的制藥企業來說，需要其在創立之初就應當積累藥企檔案，并且通過技術的積累以及檔案資源的有效利用來實現自身的長久發展。在制藥企業檔案管理工作中，可以為企業的發展提供一個良好的平臺，也可以構建一個良好的企業文化內涵。因此在新時期下，制藥企業檔案工作人員就應當創新思想，開拓檔案管理功能，尤其是借助信息技術等新興技術來應用到檔案管理工作中，針對制藥企業當管理的潛力予以深入挖掘，進而確保制藥企業檔案管理工作保持源源不斷的內生動力。

當前檔案管理工作應當隨著信息技術的普及而革新管理觀念，傳統的檔案管理模式已經無法適應新時期下大量檔案資源的管理需求，也無法更好的做好服務工作，因此實現信息化建設也是檔案管理工作實現可持續發展的必然趨勢。在其中就需要面對新形勢下所帶來的諸多挑戰，需要其中的工作者深入認識到檔案管理工作的內涵，并且針對其中存在的諸多問題采取有效的應對措施，進而在新時期下實現檔案管理工作質量的提升，通過資源開發、利用、共享來為檔案管理工作的開展奠定基礎。

一、檔案管理信息化建設的內涵

顧名思義，檔案信息化建設是結合檔案法和全國檔案信息化建設實施綱要作為主要指導方針，在集中通過傳統的檔案管理工作與現代化的信息技術相融合，進而實現檔案資源數字化。將以紙質為主的檔案資源通過掃描、打印、刻錄等方式轉化為數據資源，這樣可以方便對檔案資源的調用、維護等工作，也能夠更好的發揮其服務價值。

二、檔案管理信息化建設的意義

在新時期下，對制藥企業檔案管理實現信息化建設有著積極的意義。首先通過將資源信息化建設，對于傳統的檔案來說可以進行有效的開發，尤其是對于那些可能損壞的檔案進行及時的搶救。這樣可以保證檔案資源的真實性，同時針對那些瀕危檔案資源有著積極的意義。其次，在信息化過程中也創新了管理手段和模式，因為在其中會引入信息技術等，信息技術的引入也使得其中可以加快對檔案資源的利用等工作，這樣可以確保在收集整理歸檔的過程中更好的實現一體化操作。再者，通過檔案管理信息化建設也提升了其對整個社會的服務水平，因為檔案資源本身就具有很強的服務特征，充分對其中的資源進行挖掘，可以使得其更好的實現資源共享，通過信息平臺來構建一個人性化的檔案資源網絡平臺，這樣就可以結合需求來對自己所需要的內容進行及時查閱、及時應用，提升了制藥企業檔案資源的應用價值。

三、制藥企業檔案管理信息化建設策略

（一）變革檔案管理工作人員意識

對于檔案管理信息化建設來說，首先就需要相應的工作人員投入其中，通過革新觀念來為各項工作的開展鋪平道路，這既需要各級領導高度重視相關工作的開展，也需要一些基層工作人員革新理念，積極的參與其中，需要為檔案管理工作的信息化建設提供有效的人力物力和財力作為支持。對于制藥企業檔案管理工作來說，就應當充分的實現相關資源的信息化建設。在其中，會結合諸多檔案資源進行分類，結合不同的資料內容、信息進行保存，對于企業面對的客戶、藥品信息、索引、原材料、供應商等內容都可以進行有效的歸類，其中也有很多和企業發展息息相關的內容，將之實現信息化建設不僅可以提升檔案資源管理質量，還可以實現長久保存，減少了對檔案資源進行翻閱調取時的繁瑣步驟，這樣能夠顯著提升檔案資源利用率。因此需要通過理念作為引導，更好的為其信息化建設提供動能。

（二）完善制藥企業檔案數據庫建設

對于新時期下檔案管理工作來說，要想更好的借助信息技術來實現自身的現代化建設，也應當實現數據庫的建設，通過網上數據庫資源來為相關工作提供保障。從技術層面可以使得紙質資料充分的轉化為現代化的電子資料，這樣可以大大節省檔案資源的空間，并且對于檔案的翻閱查閱的都更友好。通過上述技術支持來建立檔案全文數據庫，將制藥企業內部檔案資源都錄入到數據庫中，將紙質資源轉化為電子資源，這樣可以為以后的調取提供方便。同時在其中直接置入搜索引擎，就可以按照需求來直接調取自己需要的檔案資源，這樣會使得檔案管理資源利用工作更為高效，而在其中就需要檔案館更好的意識到自身的責任，需要集中精干力量，充分借助現代化技術，如計算機掃描儀器等設備來實現數據庫的建設。在其中也應當引入先進的人才作為保障，既需要做好檔案資源的拍照、掃描、打印整理等基礎性工作，也需要做好文件級的目錄、數據庫以及相關資源編研力度，以此為基礎才能夠構建一個更加科學規范的檢索體系，并且在資源的獲取中可以更加高效便捷。

（三）實現制藥企業檔案資源共享

檔案資源的信息化建設也需要實現資源的共享，這也是信息時代下信息資源發展的主要趨勢。對于現代的檔案館來說，其與傳統的檔案館有很大的不同，也就是其能夠借助信息技術來將資源上傳至網上，并且方便相關部門的需求，便捷地實現信息共享。在其中可以借助互聯網技術來擺脫時間與空間的限制，更好的適應信息化社會，這樣可以方便相關部門在檔案查閱時更加高效便捷。在其中可以設置中心服務器和數據交換機，通過創立獨立的電子文件數據管理中心，進而推動不同單位不同區域以及不同檔案管理工作的相互連通，這樣可以通過完善的檔案資源作為主要媒介來實現資源的共享，通過檔案的遠程查閱、調取的可以更好的發揮檔案資源自身的價值。

（四）加強制藥企業人才隊伍建設

檔案信息化建設離不開人力資源的支持，在新時期下，對于各個行業的競爭來說，歸根結底都會落到人力資源的競爭上。因此要想更好的實現檔案管理信息化建設，就應當完善人才隊伍的建設，在其中需要構建一支專業化高素質的檔案管理人才隊伍，進而為信息技術在檔案管理工作中的應用提供保障。在其中工作人員應當熟練使用軟件開發、利用等工作，電子檔案信息采集、加工工作、網絡維護、設計工作等，只有構建一批復合型的人才隊伍才能夠為檔案信息化建設提供保障。

（五）建立檔案管理安全保障機制

在構建信息化的檔案管理工作時，由于在其中會引入很多信息技術，因此也會存在很多互聯網固有的風險。因此就應當盡快建立信息安全保障體系，通過相應的機制作為保障來為檔案管理信息化建設保駕護航。在該過程中，檔案資源大多都是以數字化資源作為介質的，因此在共享的過程中，可能會由于網絡自身的缺陷而產生資源泄露或者資源被惡意利用等現象，所以要更好的構建信息安全保障體系，防止黑客病毒的入侵，在其中通過采取實名認證或者密鑰管理的方式來對局域網進行加密隔離，通過防火墻、殺毒軟件以及有效的權限設置來完善檔案資源信息安全體系。

（六）檔案管理和制藥企業文化建設相銜接

制藥企業的檔案資源開發管理與建設，也應當與自身的企業文化相銜接，通過檔案資源的開發以及信息化建設來為企業文化提供優質服務，進而使之具備文化教育功能。當前很多現代化的制藥企業也意識到檔案資源開發與建設的重要性，因此在其中也會將制藥企業的文化融入到檔案管理工作，并且使得二者相互配合，相得益彰。隨著當前制藥企業市場不斷擴大以及科技的快速進步，也使得其中工作人員的思想觀念發生了轉變，需要為制藥企業檔案管理工作提供內生動力，這也是制藥企業不斷進步發展的源泉。因此需要通過企業文化、企業精神與制藥企業檔案管理工作相結合。比如結合企業的技術資料、工程資料以及獲獎榮譽檔案等內容，將之與檔案管理工作相整合，同時也可以作為企業文化內容的一部分進行宣傳教育，讓員工其了解制藥企業的真正文化以及發展前景，會產生濃厚的歸屬感，同時也可以讓員工感受到做榮譽感，使其在工作中受到教育和鼓舞。

四、結束語

檔案管理工作信息化建設不僅是新時期下的要求，更應當是完善檔案管理的基本需求。在其中能夠對檔案資源進行有效的挖掘，并且完善檔案資源的服務功能。通過本文的論述，為新時期檔案信息化建設的內涵意義進行闡述，希望為相關工作者的研究提供理論支持。