實現檔案管理規范化措施分析

楊杰

（山東省鄒平市黃山街道辦事處，山東 鄒平 256200）

在我國的檔案管理工作中，還存在著一些不容小覷的問題，尤其是在基層檔案管理工作中，這些問題更是得到了放大，使其難以達到計算機管理的現代化要求。檔案管理是一個單位的歷史沿革，它能夠對單位的職能活動，進行全面化的展示，同時也便于后期的搜索和利用。要想確保檔案的標準化管理目的，那么對于日常的文書工作中，就應該做出規范化的要求，這樣才能為后期的檔案規范化管理，奠定足夠扎實的基礎。本文通過對檔案規范化管理的必要性，以及實現檔案規范化管理的具體措施展開深入的探究，希望所得出的相關經驗和結論，能為檔案管理人員，起到一些積極的參考作用。

一、實現檔案管理規范化的必要性

檔案的規范性管理，主要指的是將那些分散于各個機關的文件和檔案，合并為一個規范化的管理組成，而文件中心的內容，大致是介于文件形成機關和檔案管理部門之間的一個過渡機構。如果缺乏規范化的檔案管理手段，那么就有可能會造成一些具有重要價值的文件失控，影響了這些檔案的參考服務價值，甚至會影響到檔案管理部門的功能性。隨著科學技術的不斷進步，文件檔案的計算機管理也克服了以往工作環節中那種重復雷同的檔案管理問題，幫助檔案管理者可以介入到文件的生命周期中來，從根本上提升檔案的利用效率。

二、實現檔案管理規范化的具體措施

（一）對案卷進行全面的普查

要想實現檔案管理的規范化，那么首先需要做的，就是要對案卷進行全面的普查。在一般的綜合性檔案館中，很多檔案都未能進行全面的清查，還有一部分檔案由于移交單位所劃分的保管期限不夠準確，或者是一些案卷的標題不夠規范，甚至缺少必要的目錄，這樣不可避免的會出現一些重復的現象。所以在對案卷進行全面的普查工作時，需要對其中那些無用的文件進行剔除，去除糟粕，這樣也可以對計算機管理的效率進行提升，避免錄入一些內容重復的檔案。

（二）對案卷展開重新的組合

在規范化管理的工作中，需要對那些過厚、內容較為繁雜，且存在魚目混珠問題的案卷，進行重新組卷的工作。在檔案的重組工作中，首先應該像工作人員進行相關原則內容的強調，幫助他們對檔案內容進行系統化的整理與重組。對待那些無頁碼、無卷內目錄和無案卷標題的檔案，可以根據其實際記載信息，對其進行有效的加工和分類，促進案卷內容的規范化。在對案卷展開重新組合之后，可以對檔案館的館藏進行必要的優化，提升其保管上的科學性，并對后期的計算機管理檔案效率進行強化。

（三）注意保護卷宗的完整性

在檔案管理中按照“以我為主”的歸檔原則進行操作時，首先要確保卷宗的完整性，并給所歸檔的文件，都應該按照已經歸檔后的文件格式來進行。在歸檔的過程中，對于歸檔工作重點，有關人員需要進行明確的標示，并按照檔案信息內容，對其進行主次的區分，把握住卷宗的入口關，將那些不符合標準的文件內容剔除出去，當然，在這個過程中，也應該避免檔案丟失的情況發生。在立卷的過程中，需要將那些具有內在聯系的文件材料組合在一個卷內，對同一個問題的完整性進行保持，將其能夠反映同一問題的處理過程，如實的反映出來，這樣才能對檔案的價值性進行體現，也是為檔案規范化的管理工作打下基礎。

（四）用“重點詞”代替“主要詞”。

用“重點詞”來代替“主要詞”的管理原則，為了提升檔案管理的工作效率，可以對標題內容進行必要的簡化處理，這樣在將檔案錄入到計算機之后，就能夠以批量化的操作形式來展開處理，例如在對聘任文件一類的檔案進行整理時，涉及到多人聘任時，文件名稱不可能將人名寫全，可以在標題后面進行標注，文件內容都有哪些人員，便于后續進行方便查找。這樣可以在管理工作中提升手工標引的效率，在管理中引入更為系統化和規范化的管理內容。

（五）實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，主要是對那些即將歸檔的文件，要按照本單位形成的文件為主，推進檔案工作的標準化和規范化。在實際的工作中，主要可以從以下這幾點內容入手：首先是要對避免在檔案管理工作中出現混亂和無序的狀態，根據當前已經掌握的檔案文件入手，對那些已經完成的任務，以及還未完成的任務內容進行劃分；其次，要在相關原則內容的指導下，對文件歸檔的重點進行確立，明確其分工內容。在工作之中，可能會遇到一些在形式上、內容上和作用上存在相似之處的文檔資料，所以在工作中，需要檔案管理人員對其展開具有針對性的分類整理，減少歸檔中可能出現的重復問題，對信息的的利用價值進行提升，提升檢索的效率。

結語

總而言之，要想實現檔案管理的規范化，那么相關工作人員需要在工作之前，對檔案管理的工作內容有個清晰的認識，確定相應的工檔案管理手段，從根本內容上入手，切實提升檔案管理的規范化改革，這樣才能進一步強化檔案管理的效率，對其檢索功能做有效的提升。