探討做好新形勢下的社會保險檔案管理工作的策略

鄭金英

(泉州市洛江區社會勞動保險管理中心，福建 泉州 362011)

前言：社會保險工作的有效實施，促進我國社會主義的和諧發展。其中社保檔案管理工作也很重要，不但和人們群眾的利益相關，還是保證社會穩定的主要工作。社會保險檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，更好的維護勞動者合法權益，促進社會和諧。

一、社會保險內涵界定

社會保險是國家組織建構的，為了提升人們生活水平建立的一種強制性保險，具有資金分配功能的非營利性保險手段，為年齡較大、喪失勞動能力或者因為健康問題獲得一定補償的社會式管理制度，當人們滿足一定條件，就會獲得有效資金補償，可以穩定社會。常見的社會保險有失業險、醫療險、工傷險、生育險和養老險。

養老險，勞動者達到退休年齡后，社會和政府其提供的一種資金補償類保險制度。按照國家要求，國有企業、集體企業、私營企業等相關單位中員工都要有養老保險。無論是國有還是個人企業，為員工繳費的養老保險概率為10%，個人繳費概率為8%，個體商戶或者自由工作人員，可以以個人的形式靈活參保，按照人員實際情況選擇繳費年限和資金。并且參加養老保險的員工繳費基數可以自由選擇，以多繳多得為原則。繳費滿15年以后，待員工退休即可按月領取養老金。

醫療險。指城鎮職工享受的基本醫療保險制度，按照秋企業經營情況，為員工建立的保障其醫療需求的一種非營利性保險制度。企業、社會團體、事業單位和機關等都有權益參加醫療保險，城鎮職工醫療險由個人賬戶與社會統籌資金組成。基本醫療險繳費有個人和單位共同繳費。單位繳納8%，個人繳納2%。

工傷險。也叫職業傷害保險，工作人員在工作期間受傷、發生疾病或者死亡時，提供的一些物資幫助。工商保險費石油用人單位繳納，如果是工傷發生率高的企業，工傷保險費也增加，借此保證員工工傷時，有足夠的基金支付員工治療費用。另外還可利用提升工傷險費率的手段，讓企業意識到生產工作風險的掌控，加強企業安全管理，減少傷亡率。

失業險。該保險種類是我國立法強制執行的，在社會中建立基金渠道，為失業造成生活來源中斷的員工提供物質補助。企業、機關單位、社會群體等部門都要建立失業保險，充分保障失業人員生活。企業和單位，按照企業工資標準的2%繳納失業保險金，職工自己上繳1%。

生育險。針對人們生育行為的生理特點，按照法律規定，在職女性職工因為剩余出現的勞動中斷，沒有生活來源時，國家提供一定比例的物質補助。生育保險包括生育津貼和生育醫療兩種服務，由用人單位繳納生育保險費、利息、滯納金組成。女性生育期間產生的醫療費用、生育津貼和產生的其他費用，都是從剩余保險基金中支出。用人單位和員工參加生育保險后，由單位統一繳納，員工個人不繳納該部分保險，用單單位按照每年員工工資的0.7%上繳。生育保險的賠付需滿足下面要求：單位參保半年以上；在計劃生育制度下產生的流產或者生育手術；在本市制定醫療服務機構生產。

二、目前社會保險檔案管理工作出現的問題

（一）社會檔案管理各部門協調性不足

現階段我國企業和單位已經開始重視并開展檔案管理工作，但是效果不理想，還出現很多問題不能有效解決，最常見的問題就是管理標準不統一，基層檔案管理工作不到位。例如社會保險辦理和資金繳納期間，會產生較多相關資料信息，需要多個部門共同合作完成。但是因為管理機制不統一，各部門之間資料管理交互性不足，產生職責上的交叉重疊，人們需要在多個柜臺中辦理業務，工作效率低。加上每個部門的工作管理理念也不同，之間未形成完整的咨詢機制，很多信息資料在平臺中不能實現共享，影響設備服務工作的順利進行，阻礙了社保檔案管理的有效開展。

（二）缺少社會保險檔案管理標準性

目前還有很多地區的社保管理還使用傳統的方法，即建設紙質資料后，長時間保存下，容易出現資料信息的破損，影響社保檔案的管理，如果檔案室出現火災等突發事故，資料一旦破壞，很難被復原。新形勢下，檔案管理部門使用計算機技術保存社保檔案，但是因為計算機不了解，運用不靈活[1]。加上現行管理制度的制定重點放在檔案管理安全性上，缺少對管理形式和方法方面制度的規定。這也是社保檔案工作出現的主要問題。社保服務工作中，隨著使用檔案數量的增加，如果不能對其進行有效分類和整理，那么后期檔案的使用就會出現問題，降低工作效率。

（三）社保檔案管理手段落后

當前社保單位中的工作，隨著科學技術和保險行業的變革，社保檔案管理工作變的尤為重要。目前存在的主要問題就是管理手段落后，不符合現在快速變革的社保制度，很多檔案是中的安全性較低，相關設施不符合有關標準。存在安全隱患，如發生火災，室內通風性不足，空氣不流通。另外紙質文件在保存時受潮濕環境影響，很容易發霉，影響其中信息的詳細閱讀。社會保障檔案管理期間，使用紙質檔案還是比較頻繁，當前的管理方法使用效果不高，實際工作中，單單是信息的查詢就會浪費大量的時間。利用信息化技術構建的電子檔案，雖然可以提升效率，但是因為工作人員使用計算機能力不強，還使用原始手段。

三、新形勢下社會保險檔案管理工作的策略

（一）加強全民設備檔案意識

社會保險檔案的管理，不只是社保單位的工作，還需加強人民群眾的檔案意識，進而和基層檔案工作人員互相配合，更詳細的不愁檔案內容，完善和核對檔案中的基礎信息，及時補充不完整的內容，更加快速有效的開展檔案管理工作。除此之外，還要提升工作人員工作積極性，明確自己工作內容，保證基礎設施的使用，做好設備的檢查和檢修工作，及時更換使用時間長和老化嚴重的設備，提升檔案管理的安全性。針對現在檔案管理的實際情況，及時發現并解決可能出現的問題，進而獲得人民群眾的認可，重視檔案管理的同時，更好的發揮社保檔案價值。

加強社保檔案管理宣傳力度，提升工作人員重視程度，社會保險是非盈利為目的，但也不能忽視對客戶維護和服務工作，重視社保檔案維護工工作，基于其重要性，不只將發展目光放在眼前利益，要立足于長遠目標，意識社會保險重要性，加大檔案管理重要性宣傳，提升社保單位對該工作的重要性，增加資金的投入，通過完善社保檔案管理制度的完善，解決出現的檔案管理問題。

（二）建設完善的制度標準

在新形勢下，做好社會保險檔案管理工作，就要有完善的制度，提升社保檔案的標準化建設，完成規范化管理，落實每一個工作環節，例如社保檔案的整理、收集、管理和利用等，完善當前規章制度，令社會保障檔案管理工作有序進行，只有如此才能更好的利用文件資料，精準分類，做到有效管理。對于不同種類的檔案，特別是社保檔案中的醫療、工傷、養老等多種材料的審批和統計等，按照載體和內容的不同，明確制定歸檔形式和保管期限。然后制定社保檔案管理機制，保證其可用性、安全性、操作性和真實性。進一步整合社保檔案中信息資源，推進社會保障檔案管理工作效率的提升，只有如此，才能令社保檔案管理工作變得科學化和標準化。

另外，社保檔案管理暫時可分為紙質和電子兩種，紙質檔案需排列整齊，存放在制定的檔案部門，重要的材料還要采用備份的方法，避免因為紙質資料磨損造成的損失；電子檔案的管理，以計算機為載體，對互聯網安全要求性強，需要在下載和查詢的時候，避免出現資料損毀。需定期進行維護和升級，特別要注意的是，設備檔案管理工作中，有很多交互環節，此過程需重視避免脫節，不然會影響后期的管理工作。現在社會保險內容頻發更新，如果不重視保險材料的經辦過程，那么經過幾次變更后，就會產生原始材料丟失的問題，為后期保險的賠償帶來很大困擾，加上很多保險資料一旦丟失，就不能還原。所以要提升商業保險檔案的移交管理工作，與評價手段與激勵獎罰機制人融合，建立適合的檔案掛辦理制度，保證檔案管理人員提升工作積極性，主動參與資料收集與管理，加強對社保檔案的審核和收集工作，保證社保資料管理的連貫性。除此之外，建立檔案管理監督制度，做好檔案歸檔和收集工作，定期檢查檔案，保證檔案管理工作的順利進行，利用的檔案監督制度的加強，提升相關資料查詢效率，減少錯誤的產生。

（三）建設信息化社保檔案管理

信息技術在社保檔案管理中的運用，可有效提升工作質量。針對現在大量的紙質材料，不但在整理和儲存上提升科學性和規范化，并利用信息技術代替之前人工操作，充分發揮電子檔案信息資源建設的作用。因此社保單位為了更好的進行檔案管理，增加資金的投入，做好基礎設施的完善和優化，按照檔案管理需求，配備適合的管理設施，保證社保檔案管理的安全性和有效性。除此之外，使用計算機一體化技術的管理形式，下載專門管理軟件，迅速編目檔案，可自主檢索檔案，快速下載和使用資料。如若需要參保人員填報紙質文件時，保持紙張清潔，紙質和電子信息系統中的科目一致，提升電子信息數據的完整性。服務人員在審核時也要認真仔細，做好錄入的精準性，保證每一次錄入的信息都是合格的，避免出現殘缺不全的文件資料，提升檔案的完整性和準確性[2]。

一方面，優化硬件設施建設。社會保險具有種類多且雜的特點，并且在當下人們對社會保險愈加重視的現在，投保人數增多，檔案數量加大，更多大容量、高速度的儲存載體增多，需要合理選擇和使用。為了提升社會保險檔案資料管理的查詢和下載速度，利用網絡平臺查詢檔案資料，需要配備更加適合的服務器。擴大檔案資料管理室的面積，并按照檔案保存要求，加強對檔案室的裝飾，做好防火、防潮、防蟲等防護手段，并保證檔案室中濕度和溫度符合標準，提升檔案管理的安全性。另外，根據承載檔案載體的不同，建立多種檔案管理保存機密制度，保持檔案保存的連貫性，這是優化硬件設施的基本要素。

另一方面，加強軟件設施建設。設備檔案管理的信息化建設，軟件設施很重要，設備單位使用從上而下的軟件平臺，在計算機軟件中，建立美化性強的操作界面。加強社保單位與參保人員的交流互動，為檔案管理工作奠定基礎，構建符合社保機構中各部門共享的網絡交互管理平臺。網絡時代下的信息安全性，也是檔案管理工作中主要的問題，因此需構建檔案安全機制，通過防火墻、殺毒軟件等手段，提升檔案管理平臺使用安全。另外做好訪問權限的分類，只有有相符權限的工作人員，才能獲取檔案信息，借此消除檔案管理安全隱患。

（四）加強檔案管理人才隊伍的建設

社會保險檔案的管理，政策性和業務性較強，作為檔案管理的工作人員，不但精準了解有關的理論和實踐知識，更要熟悉與職業相關的法律法規，還有計算機的靈活使用也是很重要的。所以社保部門加強和檔案管理部門的聯系，積極組織有關人員參與有關技術培訓，加強交流溝通，提升檔案管理人員的思想道德和實踐能力。基于社會保險檔案管理工作專業性比較強，因此需對管理人員進行系統的培訓，令其在工作中規范操作流程。利用培訓手段，提升管理人員檔案管理的意識和新型工作觀念，并從多方面提升檔案管理能力，按照對檔案管理工作的正確認知，有針對性培訓。將培訓重點放在理論知識和計算機使用上，為后期檔案信息化管理奠定基礎，令其掌握更多現代化檔案管理技能，在新型管理觀念促進下，熟練使用信息設備。

另外，社保檔案管理基于對管理人員專業技能要求高，不但要有豐富的理論知識，更主要的就是職業道德。現在最常見檔案管理方法為計算機軟件管理，這與傳統管理方法違背。老一代檔案工作人員無論紙質檔案管理工作做的多好，但是受學歷和時代發展的約束，傳統檔案管理人員已經不能科學開展檔案管理工作，需加強計算機使用的水平，這單單依賴培訓是不能完成的，還需在社會中引進更多專業性強的保險檔案工作者，或者通過校企合作手段，引進更專業人才。熟練掌握我國相關法律法規，在此基礎上加強對檔案管理制度的制定和完善，做好檔案管理工作。因此社保單位加強人才的引進，可以提升方案管理水平，構建高素質隊伍，提升社保檔案管理工作效率。

結論：綜上所述，我國社會保障工作不斷推進，以往的管理形式逐漸被新技術、新手段所代替，為了保證社會保險工作的有序進行，社保檔案管理也很重要，在新形勢下做好檔案管理和創新，加強管理人才隊伍建設和信息化檔案管理手段，促進我國社保工作向更健康的方向發展。