信息化時代高校檔案管理系統研究

陳方方 何丹

[摘 ? ?要] 信息時代的到來，使高校各項管理工作可借助信息化手段優化管理流程、提高工作效率。然而，目前高校檔案管理工作存在檔案數字化程度低、檔案信息分散存儲、檔案管理部門重管理輕服務等問題，導致高校師生不能快速、準確地獲得檔案信息服務。文章分析了目前高校檔案管理工作中存在的問題，提出構建高校檔案管理系統的對策，以實現提高檔案管理工作效率，為師生提供有效信息服務，發揮檔案資源價值的目的。

[關鍵詞] 信息服務;檔案管理;檔案數字化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 068

[中圖分類號] G647;G271 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）23- 0160- 02

0 ? ? ?引 ? ?言

高校檔案管理為教學、科研等工作提供了重要的依據，對學校的發展起著至關重要的作用。目前，較多高校的檔案管理仍以手工方式為主，但這些紙質檔案資料極易丟失或損壞，不利于檔案資料的完整保存，因此無法為學校教學、科研等工作提供強有力的支撐。信息化時代的到來，高校越來越重視借助信息技術手段實現對檔案資料的管理，目前各高校也在逐步實施紙質檔案的電子化工作。通過數字化技術的應用，將紙質資料轉化為數字化的數據信息，是檔案管理信息化工作的重要前提。

高校的檔案管理往往由專門的檔案管理科室負責，學校的教學、科研、財務、人事等部門將需要歸檔的資料送至檔案管理科保管，資料數量多，管理耗時，空間占用也較大。而電子檔案不受空間限制，而且能夠克服紙質檔案容易受溫度及濕度的變化使檔案資料損壞的不足，安全性得到了較好保障。通過檔案管理系統，可實現對這些電子檔案的存儲并且通過索引等方式便于高校檔案管理人員的查閱、管理;高校每年有較多畢業生或者離校多年的校友，他們需要打印、查閱自己的成績、獲獎情況等信息。這些信息可能歸口在不同的部門管理，查閱、獲取時需要往返不同部門，往往很耗時甚至得不到有效的資料，使得師生的服務體驗感較差。因此，高校檔案管理系統不僅要滿足檔案管理人員的業務需求，同時也要為教師、學生提供更有效的信息服務。

1 ? ? ?信息化時代高校檔案數字化建設的必要性

1.1 ? 檔案數字化是確保檔案安全和提高檔案管理效率的重要手段

高校檔案是學校在各項工作中形成的歸檔保存的各類文件材料，是隨著學校建設而產生、隨著學校的發展而逐漸積累起來的。檔案管理是學校一項重要的基礎工作，它對推動高校教育改革、提高教學質量、開展科學研究、記錄學校歷史等都具有非常重要的作用。隨著信息技術的發展，檔案數字化有利于提高檔案工作效率和現代化水平，有利于確保檔案安全保管與永久存儲，有利于實現檔案信息資源的社會共享和提高檔案的服務水平。

1.2 ? 檔案數字化是國家政策方針提倡的發展方向

2008年教育部頒布的第27號令，明確要求高校檔案管理向信息化和數字化發展。加快推進檔案信息化建設，把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、物力、財力上統籌安排，加快推進檔案存儲數字化和利用網絡化，到2020年，全市各級國家綜合檔案館和機關檔案室要基本完成館（室）藏檔案數字化，力爭建成數字檔案館（室）。

1.3 ? 高校館藏檔案數量巨大，管理手段較為原始，利用效率較低，存在管理安全風險，數字化建設水平落后

高校由于建校時間長、檔案庫存量大，檔案年代跨度大，檔案查閱極為困難。以重慶醫科大學為例，現有20世紀50年代至今的各類綜合檔案，主要包括黨群類（DQ）、行政類（XZ）、教學類（JX）、科研類（KY）、基本建設類（JJ）、儀器設備類（SB）、財會類（CK）、聲像類（SX）等，現保管檔案共計985柜，近4萬卷。此外，學校還留存自20世紀80、90年代以來陸續拍攝形成錄像帶、磁盤、視頻等數字檔案，總容量約6TB。面對海量的檔案資料，實現精確查閱難度非常大。

綜上所述，高校開展高校檔案數字化建設是符合國家要求、順應信息技術發展的，有利于高校檔案安全性和利用效率的提高，是檔案管理系統建設的重要環節。

2 ? ? ?目前高校檔案管理存在的問題

2.1 ? 高校檔案信息分散存儲

高校檔案管理工作涉及多個業務部門的，分散存儲在不同部門。教務處的檔案管理內容包括：學籍變更、基本信息、畢業信息、成績記錄等;研究生學院研究生檔案管理體系，則主要涵蓋畢業信息、基本科研成果等多種檔案信息;學生處則負責學生的日常獎懲記錄、錄取及就業情況等，這樣就出現高校檔案管理存在著分散管理、多重管理的情況，當需要整體情況時，沒有一個部門可以拿出來。由于這些檔案信息存在不同業務系統，系統間無法相互訪問，導致檔案信息管理出現了“信息孤島”現象。

2.2 ? 高校電子檔案缺失嚴重

檔案資料雖然由專門的科室管理，但是由于業務跨度大，檔案管理科室老師對教學、科研、財務、人事等的資料類型、內容不熟悉，往往通過其他部門將需要歸檔的資料送至檔案管理科來管理。因此，教務部門老師清楚本部門需要歸檔管理的資料，科研、人事等部門同樣熟悉自己部門的歸檔資料。這些資料就存儲在所屬業務系統中，不定期地由該部門的老師將這些電子文件打印成紙質文件整理后，送至檔案管理科歸檔。這樣方式當業務部門的老師沒有及時整理自己部門文件時，這些檔案信息就無法完全匯集到檔案管理科，造成電子檔案的丟失。不僅效率低下，而且容易出錯。

2.3 ? 高校檔案管理系統制度缺乏

高校檔案管理系統制度的不完善，主要體現在以下兩個方面： 首先，高校缺乏對檔案管理工作的重視，缺乏對不同環節的管理約束，只有將收集、整理、轉遞、利用等環節制定相關的管理制度明確下來并嚴格執行，才能保障檔案管理系統的正常運行。其次，高校檔案管理工作主要以紙質檔案管理為主，制定的相關規則制度也僅適用于紙質檔案的管理工作[1-2]。然而在進入信息化時代后，高校檔案管理體系發生了巨大的變局，規章制度上依舊沿用早期的管理制度，進而導致現有的管理制度無法應對高校檔案管理數字化、信息化的進程[2-3]。比如，在對電子檔案進行整理及分類時，各業務部門擁有各自的權限，當操作中出現重復錄入、無效錄入等問題時，信息源頭就容易出錯。 沒有制度的約束，很難保證信息能夠準確流轉。

3 ? ? ?構建高校檔案管理系統的對策

針對目前高校檔案管理存在的問題，從提高檔案管理工作效率及師生信息獲取滿意度出發，可從以下幾方面實施檔案管理系統。

3.1 ? 檔案信息電子化

將目前檔案管理科室已有的紙質文件電子化。首先，將目前大量存儲的紙質件，利用檔案電子化公司專業的掃描設備，將文件電子化并存儲在虛擬化或硬件設備上。其次，將這些電子檔案與檔案管理系統對接，在檔案管理系統中實現檔案信息管理、檔案信息利用、系統設置、歸檔管理、工作流管理等功能。

3.2 ? 檔案信息共享

打通不同業務系統，收集不同業務部門檔案信息，實現檔案信息的交互。在實現方式上，常采用接口方式。比如，通過在辦公自動化系統中開發電子文件歸檔接口實現文檔在線歸檔，并根據規則生成檔案的實體分類號及文件號，檔案管理系統在線接收至相應的業務表中，并按要求自動生成文件目錄和掛接全文。歸檔到檔案管理系統的文件主要包括辦公自動化系統中的發文管理、收文管理、校內請示三個模塊的文本數據。其中，不僅包含正文，而且包含附件、關鍵字、版本修訂號等信息。

3.3 ? 制定檔案管理系統規章制度

首先，對高校檔案管理進行信息化標準建設，要標準化檔案管理業務規范，包括檔案處理、檔案術語、信息資源標識和數據格式標準等方面的標準化建設[4]。其次，要規范好業務部門職責。不同業務部門系統管理員都要參與到檔案管理工作中，及時進入系統，將需要歸檔的信息同步到檔案管理系統中。最后，對錄入錯誤及重復錄入的情況有相應的處置措施。保障檔案管理系統信息的實時、準確。

3.4 ? 對師生提供檔案信息服務

師生既可以通過檔案管理系統實現對不同信息的查詢、閱讀，而且可以通過自助終端等移動設備進行打印。簡化師生對檔案管理利用的各種手續，使得檔案信息能夠充分被利用，產生其價值。同時，檔案管理工作者，要轉變服務態度，轉變以往僅注重管理工作的做法，通過對師生進行培訓等方式，使其能便捷、有效地找到自己需要的信息資源，提升服務質量。

4 ? ? ?結 ? ?論

信息化時代，高校要做好檔案管理工作，不僅需要構建完善的檔案管理系統，而且要重視對檔案管理人員自身信息化素養的培訓，樹立為師生提供有效檔案信息服務的意識。這樣才能在提高管理工作效率的同時提高檔案的利用率，實現檔案信息的價值，為高校各項工作的開展提供有效支持。

主要參考文獻

[1]王麗梅，李姍.基于數字化校園分析學籍檔案管理的改革途徑[J]. 辦公室業務，2018（3）：119.

[2]徐龍.基于數字化校園平臺的高校檔案管理系統研究[J].經濟師， 2019（6）：185-186.

[3]陳健民.基于信息化時代背景下的高校檔案管理工作研究[J].濟南職業學院學報，2017（5）：61-63.

[4]茍毅飛.信息化背景下高校檔案管理工作探究[J].檔案工作，2019（2）：144.