淺析大數據背景下中石化科技檔案的管理與創新

王萍

[摘 ? ?要] 當今社會是一個大數據的時代，數據是各個生產生活部門極為重要的一大因素，企業發展的趨勢是現代化和科技化。對檔案的有效管理，并在此基礎上對檔案管理工作進行一系列的創新是一大熱點問題。目前大數據研究逐漸深入到各個企業，數據挖掘和分析是企業決策的重要因素，企業的檔案數據為決策提供了基礎。在此背景下，大數據在中石化科技檔案的管理創新方面的作用越來越大。

[關鍵詞] 大數據;中石化;科技檔案;管理;創新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 069

[中圖分類號] G271 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）23- 0162- 03

0 ? ? ?前 ? ?言

當前，隨著我國的經濟和社會的進步，我國的信息技術獲得了極大程度的發展，單位檔案管理的水平也在不斷提高，更加合理化。一定程度上在受到大數據的影響，單位檔案管理面臨機遇的同時也面臨著挑戰。所以檔案管理工作需要及時做制訂改革措施，不斷創新管理機制，加大對大數據的運用，明確工作內容，使用先進的技術手段，將檔案管理工作做得更加完善，為其他相關工作打好基礎。

1 ? ? ?大數據概念

大數據在含義上也可以理解為海量信息，通常情況下指的是通過一些常規軟件的運用，集合和整理數據，作為基石推動單位的發展。大數據的特點主要有四個[1]。

1.1 ? 大容量

可存儲的數據量比較大，使用互聯網進行數據收集工作，從而形成一定規模的數據庫，以供使用。

1.2 ? 多樣性

數據的內容和格式都具有這個特點，表現形式也很廣泛，例如視頻、圖片等。

1.3 ? 速度快

表現為數據產生快和處理快速。

1.4 ? 真實性

真實性是一個關鍵的特征，數據對決策的重要程度是衡量數據重要性的主要標準。如果數據的真實性很高，那么數據的質量就很高。

2 ? ? ?檔案管理運用大數據的必要性

2.1 ? 促進建設智慧企業

將大數據運用在檔案管理之中，可以充分發揮大數據的積極作用，促進智慧企業的發展。國家提倡資源節約型建設，最大程度地降低信息風險，利用群眾基礎，發揮群眾中的有效信息，結合自己的工作內容，建設現代化信息機制。檔案中數據信息對于企業的決策有著極大的影響，通過對信息的有效整合，可以科學地進行決策，根據檔案中的大數據庫，建設現代化的科學體系。數據信息的輔助作用對創新檔案管理工作的處理方式有積極作用，可以促進檔案管理工作順利開展[2]。

2.2 ? 促進實現電子文件檔案管理

當今社會，電子文件越來越多，促進了電子文件的發展。即使電子文件中包含的有效信息量比較大，但尋找有效信息的過程中，不能確保信息管理工作做到位，甚至還可能出現鑒定問題。通常鑒定人員鑒定方式使用閱讀，但可能引發效果不好的問題。如果運用了大數據技術，分析工作就采用宏觀鑒定模式，可以有效分析數據價值的高低，整合有效信息，建立健全處理機制。大數據的種類主要有非結構化、半結構化、結構化等，有了大數據的支持，就可以將數據的規模發展壯大，形成大規模的數據庫，保證運用時的質量。

2.3 ? 檔案數據儲存與備份更方便

大數據背景下，海量數據存儲技術將檔案存儲空間擴大，將有效信息進行整合，建立數據庫，方便之后的運用，保證使用質量。當今社會信息技術不斷發展，檔案管理工作中需要的信息量也明顯在上升，這會導致一種數據飽和的現象。數據飽和后，很多有效信息不能及時進入管理文件中，影響檔案管理工作的順利開展，而且不能及時更新數據信息。運用大數據技術后，數據庫系統被擴大，增加了可存儲空間，另外，還可以優化數據庫的結構形式，降低使用成本，工作效率也會隨之上升。

2.4 ? 滿足企業檔案發展的需要

傳統檔案管理中，工作人員的工作只是在計算機上進行，工作內容不能及時改革發展，管理機制不能及時更新，這就導致檔案數據會產生封閉現象，不能與外界及時進行溝通發展，管理效果也會不斷下降，工作受到嚴重阻礙。運用大數據技術后，檔案管理機制也會更加多元化，利于建設現代化管理機制，提高管理水平，優化結構模式，通過先進的管理方式，促進企業檔案管理工作的不斷發展與進步，創新協調發展，根據不同的數據處理要求，建立不同的管理機制，形成不同的管理模式，最大程度促進企業發展。

2.5 ? 協調知識與實體管理的關系

工作人員通過使用大數據技術，在管理檔案時可以更加協調好知識和實體管理之間的關系，轉變傳統的管理機制，最大程度利用有效數據，挖掘深層次有價值的信息。工作人員在服務工作中將知識服務立為核心工作，建立新型服務體制，還可以創建不同類型引擎系統，全面分析整合數據知識，提高信息管理水平，可以通過不同的方式找到所需資源，全面應用該技術，提高管理水平，滿足發展需求。

3 ? ? ?促進檔案管理的有效措施

3.1 ? 培養檔案管理人才

任何工作都離不開大量的人才，而且在大數據背景下，檔案管理工作需要的人才更要具備高的素質水平。在傳統的管理工作中，工作人員往往專業水平并不高，相關的數據知識認識度也不夠，所以僅僅依靠設備無法根本性解決難題，管理工作的效率無法提升，因此就需要培養高素質的管理人員，為達到這一目的，需要各方面進行推動[3]。

3.1.1 ? 政府鼓勵

鼓勵高校人才培養模式進行轉型，培養復合型人才，加強信息化和檔案管理專業的發展。

3.1.2 ? 放寬視野

引進國外的高素質人才，在大數據背景下指導我國檔案管理工作。

3.1.3 ? 加大資金投入

政府投入更多的資金支持培養高素質人才，因為人才培養需要人力、時間、資金等的同時支持，這才可以加快高素質人才的培養。

3.2 ? 提高檔案管理的安全性

大數據時代背景下，檔案管理工作更加便利，工作效率也不斷提高，檔案管理工作中需要的資金支持也不斷減少，但數據丟失的可能性也隨之上升，所以必須加強檔案管理中信息安全性問題，才能將工作繼續進行下去。當今社會，體積很小的內存卡就可以存儲大量信息，但病毒的危險性也隨之上升，一旦病毒入侵，信息馬上就會損失，這就要求在檔案管理中，必須提高數據的安全性。首先，管理人員必須具備很高的信息安全意識，最大程度避免病毒入侵損壞文件;其次，政府也要出臺相關政策法規，通過規范化的工作細則，指導工作人員按要求處理數據。

3.3 ? 優化人才管理模式

我國檔案管理人員大多是老年人，中年人就比較少，相對來說，年輕人基本不會選擇檔案管理工作。這就導致一定程度上工作水平相對較低，年輕的優秀人才很少參與這項工作。這與大數據時代需要更多的優秀人才的現狀相悖，信息管理工作很難繼續發展。這就要求工作人員進行人員結構優化調整，努力改變缺少優秀人才的現狀，通過優異的條件吸引更多的優秀人才參與進來，努力達到“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的新型模式。

4 ? ? ?檔案管理工作創新措施

4.1 ? 更新檔案管理工作觀念

大數據時代要求檔案管理工作更加嚴格，簡單的檔案歸檔和整理已經失去了生存空間，所以要想加快創新還需要先轉變工作觀念，了解單位實際需求，開展創新工作，轉變服務方式。另外，部分單位對于保密工作要求很高，使得人們在查閱信息時經常遇到困難，也影響了工作。當今的時代背景要求加快轉變發展觀念，基礎的信息可以適當公開，提高服務質量，發揮信息價值[4]。

4.2 ? 加強技術創新

當前在檔案管理中存在著信息利用率比較低的問題。所謂檔案管理就是利用既有的信息，發揮其潛在的價值，但目前情況下信息利用率不高，所以工作效率也并不高。為了解決這一問題，在當前大數據背景下，應當充分結合檔案管理和大數據技術，推動檔案管理不斷創新進步。主要從兩方面展開，一是利用大數據的云存儲，資源信息不斷共享;二是充分利用云計算，提高檔案管理中數據計算能力。

4.3 ? 加強檔案管理服務創新

工作的創新還應在服務工作上有所表現，當使用者需要某些檔案數據信息時，主要通過搜索引擎來實現，所查到的結果對信息的利用率有很大影響。所以在檔案管理工作中，要不斷完善智能檢索，利用大數據技術的支持，提高檢索效率。企業可以構建相應的數據模型，對存儲的信息分類整理，可以更精確地預測檢索的數據結果，利用各種各樣的算法精確處理數據，使得使用者可以在大量的數據信息中更加方便地找到自己需要的信息。

4.4 ? 加強檔案管理安全工作創新

檔案中通常有很多的機密信息，所以在存儲這些信息時要加強安全保密工作。當前互聯網技術發展的越來越快，如果不做好安全保密工作，機密信息很容易被竊取，會對相關單位產生很嚴重的影響，所以更需要加強安全管理工作，要做到與時俱進，不斷更新技術支持，提高安全保密性。要對工作人員進行制度上的約束，所有人員均需要嚴格按照規章制度進行工作，降低內部安全隱患發生的紀律;加強計算機安全防護性能，不斷更新防火墻技術，配置最高等級 安全軟件和技術，從硬件上加強安全管理;不斷引進專業的檔案管理人才，利用所學知識技能，發揮所長，推動管理工作不斷創新，繼而推動檔案管理工作更加健康發展進步。

4.5 ? 開發適合檔案管理的大數據分析工具

利用大數據進行檔案管理比較復雜，需要運用很多的技術支持，所以單位需要加強與大數據公司的交流合作，可以產生互利共贏的效果。大數據公司可以利用單位提供的數據支持不斷完善技術，單位可以利用大數據公司的技術完善管理工作。所以就單位來講，需要找到適合自己的分析工具，利用大數據技術的支持，不斷完善管理工作，提高檔案管理工作質量[5]。

5 ? ? ?結 ? ?語

當今時代背景下，利用大數據進行檔案管理工作是大勢所趨。我國經濟不斷發展，檔案信息量增長的速度越來越快，而且社會給檔案管理提出了越來越高的要求，這對單位的檔案管理工作來說是一個巨大的挑戰。但帶來挑戰的同時也帶來了很大的機遇，挑戰與機遇總是并存的，分析大數據在檔案管理中的應用特點，根據所需不斷創新完善管理工作，才能使得其更加健康運行，才能不斷完善發展。

主要參考文獻

[1]高昂.基于大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2018（23）：72.

[2]尚子田，唐甜.大數據時代背景下的檔案管理要點探討[J].管理觀察，2018（6）：54-55.

[3]關媛瑞.淺談大數據時代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016，19（20）：179.

[4]王德英.淺談大數據背景下機關單位檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019（8）：98.

[5]熊煒.大數據背景下的檔案管理創新研究[J].管理觀察，2018（26）：84-85，88.