中小企業(yè)應(yīng)重視存貨內(nèi)部控制

劉春才

[摘 要] 企業(yè)存貨管理水平的高低直接影響著中小企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，制約著企業(yè)的發(fā)展。本文根據(jù)目前我國(guó)中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題，提出了加強(qiáng)中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制應(yīng)從營(yíng)造良好的內(nèi)控環(huán)境，完善內(nèi)控制度，健全內(nèi)控方法等方面進(jìn)行加強(qiáng)，以增強(qiáng)中小企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè)；存貨；內(nèi)部控制

中小企業(yè)為了發(fā)展壯大，不斷投入資金、人力和時(shí)間，以謀求經(jīng)濟(jì)利益的最大化。而存貨作為中小企業(yè)一個(gè)重要資產(chǎn)，其合理而有效的利用，對(duì)中小企業(yè)管理的重要性不言而喻，因?yàn)樗羁痰赜绊懼髽I(yè)的發(fā)展。

一、存貨內(nèi)部控制的重要性

存貨是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，它在企業(yè)資產(chǎn)中的比重大，而且增值能力強(qiáng)，尤其是對(duì)規(guī)模較小的中小企業(yè)而言，一旦運(yùn)轉(zhuǎn)不周，就會(huì)造成企業(yè)資金鏈斷裂，導(dǎo)致企業(yè)無法繼續(xù)運(yùn)營(yíng)，所以中小企業(yè)更應(yīng)重視存貨內(nèi)部控制。在一定時(shí)期內(nèi)，企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率越高，周轉(zhuǎn)次數(shù)就越多，這就表明企業(yè)的存貨收回速度越快，經(jīng)營(yíng)管理的效率越高，資產(chǎn)的流動(dòng)性越強(qiáng)，企業(yè)的利潤(rùn)率越高，反之亦然。存貨的管理水平?jīng)Q定了企業(yè)流動(dòng)資金的占用狀況和運(yùn)轉(zhuǎn)能力，存貨周轉(zhuǎn)速度的快慢，不僅反映出企業(yè)采購(gòu)、存儲(chǔ)、生產(chǎn)及銷售各個(gè)環(huán)節(jié)工作狀況的好壞，而且對(duì)企業(yè)的償債能力及獲利能力產(chǎn)生決定性的影響。中小企業(yè)管理人員通過財(cái)務(wù)報(bào)表中的存貨分析可以直觀地了解企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向和下一步目標(biāo)做出正確的判斷和決策。由此可見，加強(qiáng)中小企業(yè)存貨管理是極其重要的。

二、存貨內(nèi)部控制存在的問題

1.存貨內(nèi)部控制意識(shí)薄弱

當(dāng)前，中小企業(yè)的發(fā)展更注重銷售業(yè)績(jī)，而非企業(yè)內(nèi)部的管理經(jīng)營(yíng)。只重發(fā)展速度，而輕視發(fā)展質(zhì)量，尤其對(duì)存貨內(nèi)部控制的忽視給企業(yè)帶來了重大損失。目前，中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制意識(shí)薄弱主要表現(xiàn)為：一方面，對(duì)存貨內(nèi)部控制缺乏重視。高層領(lǐng)導(dǎo)人員忽視存貨內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，不重視存貨內(nèi)部控制基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不重視存貨數(shù)量是否合理；另一方面，中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度有名無實(shí)，至今為止，仍有很多中小企業(yè)并未制定具體明確的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)及尺度，致使企業(yè)的存貨內(nèi)部控制有名無實(shí)。即使部分企業(yè)制定了有關(guān)制度規(guī)定，但執(zhí)行也是流于形式，并未落于實(shí)處，未發(fā)揮存貨內(nèi)部控制應(yīng)有的作用[1]。

2.缺乏存貨內(nèi)部控制管理制度

不少中小企業(yè)存貨管理制度不完善，或?qū)ζ湎嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行不力，形同虛設(shè)。企業(yè)存貨的監(jiān)管職位空缺，導(dǎo)致非授權(quán)人員亦能直接接觸存貨；貨物退回管理制度空缺，造成賬簿與實(shí)際庫(kù)存不符；存貨借出制度缺乏約束，致使企業(yè)借出產(chǎn)品與周轉(zhuǎn)收回產(chǎn)品不符，造成企業(yè)資產(chǎn)出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性損失；企業(yè)未能及時(shí)預(yù)知存貨的生命周期階段，不能事先規(guī)劃產(chǎn)品產(chǎn)量，以致存貨在衰退期后仍有大量庫(kù)存囤積，導(dǎo)致存貨價(jià)值逐年降低，甚至變成負(fù)資產(chǎn)；存貨報(bào)廢制度缺失，造成企業(yè)不良資產(chǎn)錯(cuò)過最佳變現(xiàn)時(shí)期，成為死庫(kù)存，甚至報(bào)廢，造成企業(yè)資產(chǎn)狀態(tài)不實(shí)。

3.存貨內(nèi)部控制方法有所欠缺

目前，我國(guó)大多中小企業(yè)的存貨管理仍采用傳統(tǒng)的手工錄入和計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合的方式，未采用先進(jìn)的技術(shù)手段來實(shí)行信息化管理，致使企業(yè)無法獲取各種實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的信息，造成企業(yè)成本核算不真實(shí)，這必將影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，降低企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。有部分中小企業(yè)雖然建立了信息化的存貨管理系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性較差，導(dǎo)致存貨管理混亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

4.缺乏內(nèi)部考核制度和激勵(lì)機(jī)制

中小企業(yè)由于人員較少，競(jìng)爭(zhēng)就沒有大型企業(yè)那么激烈，造成員工在工作中積極性不高。采購(gòu)部門不重視采購(gòu)成本，缺少材料采購(gòu)的價(jià)格和批次、供貨時(shí)間、庫(kù)存材料剩余數(shù)量的綜合考量；產(chǎn)品部門將注意力放在新產(chǎn)品之上，忽視正在銷售的產(chǎn)品和即將退市的產(chǎn)品；銷售部門則只把眼光放在銷售量上，而無視產(chǎn)品的售后情況等。這都是企業(yè)內(nèi)部缺乏相關(guān)考核制度的結(jié)果。同時(shí)，許多中小企業(yè)只有各種違規(guī)處罰條例，而沒有對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)措施。而事實(shí)情況是，同等情況下，激勵(lì)措施遠(yuǎn)比處罰條例更能調(diào)動(dòng)員工的積極性，促使員工以更大的熱情投入到工作崗位上去。

三、提升存貨內(nèi)部控制的對(duì)策

1.營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境

營(yíng)造良好的存貨內(nèi)部控制環(huán)境，要加強(qiáng)中小企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的重視。首先，制定存貨內(nèi)部控制的規(guī)章制度，明確存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)。通過設(shè)定存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)，使整體的控制活動(dòng)有的放矢，有效整合控制資源，強(qiáng)化控制措施，做到對(duì)企業(yè)存貨內(nèi)部管理進(jìn)行有效控制。具體來說，首先，存貨的記錄要及時(shí)準(zhǔn)確，存貨的信息要安全可靠，存貨的管理要安全，存貨的周轉(zhuǎn)要效率效果并重；其次，要吸收、培養(yǎng)專業(yè)人才以便進(jìn)行更好的存貨管理。人才是企業(yè)的中堅(jiān)力量，專業(yè)人才往往能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展提供更專業(yè)、更恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)支持，使企業(yè)做好存貨的內(nèi)部控制。

營(yíng)造良好的存貨內(nèi)部控制環(huán)境，首先，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的內(nèi)部控制部門，保持內(nèi)控部門的獨(dú)立性，保障監(jiān)督的公正性；其次，內(nèi)控部門應(yīng)當(dāng)直接向企業(yè)管理層匯報(bào)工作進(jìn)程，促使各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)更加方便；最后，企業(yè)的存貨內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)有專門人員負(fù)責(zé)，制定內(nèi)部控制的計(jì)劃方案，并組織其實(shí)施，監(jiān)控各單位的內(nèi)控程序執(zhí)行情況，并對(duì)控制漏洞與經(jīng)營(yíng)效率提出建議和意見，定期向管理層和相關(guān)部門匯報(bào)內(nèi)控工作的進(jìn)行狀況。

2.完善存貨內(nèi)部管理制度

完善中小企業(yè)存貨內(nèi)部管理制度，必須做好以下幾方面的工作。第一，建立健全存貨接觸制度，填補(bǔ)接觸監(jiān)管職位空缺。中小企業(yè)應(yīng)建立授權(quán)審批制度和存貨崗位分工制度，形成各司其職，相互制約的工作機(jī)制。在日常存貨管理中，要明確各崗位辦理業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任[2]。對(duì)于日常存貨的購(gòu)入和發(fā)出要由相應(yīng)負(fù)責(zé)人授權(quán)審批；對(duì)于重大項(xiàng)目各負(fù)責(zé)人商議后則應(yīng)實(shí)行集體審批制度。明確責(zé)任范圍有利于增強(qiáng)各相關(guān)部門的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，有利于提高資產(chǎn)的使用效率和效果。第二，建立健全產(chǎn)品退回管理制度。對(duì)于退貨產(chǎn)品應(yīng)獨(dú)立存放，在相關(guān)單據(jù)、手續(xù)齊全后方可流轉(zhuǎn)，在此過程中應(yīng)真實(shí)完整地做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的記錄，以便日后查詢。第三，完善存貨退市制度。在產(chǎn)品進(jìn)入衰退期，企業(yè)應(yīng)做好相關(guān)退市準(zhǔn)備，保證產(chǎn)品的平穩(wěn)退市。第四，建立健全存貨報(bào)廢制度，重視存貨報(bào)廢環(huán)節(jié)的管理，使其制度化、流程化。制度中應(yīng)明確陳述報(bào)廢流程中批準(zhǔn)崗位、監(jiān)督崗位和檔案的留存制度，使存貨報(bào)廢有條理的進(jìn)行。

3.健全存貨內(nèi)部控制的方法

健全中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制方法，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)崗位的信息溝通。中小企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，各部門應(yīng)將信息進(jìn)行溝通交流，使存貨的購(gòu)入、發(fā)出等情況公開透明，可以被相關(guān)人員獲得。如為防止因賒銷產(chǎn)品、商業(yè)折扣銷售、現(xiàn)金折扣銷售和銷售退回等情況造成的信息不對(duì)稱，銷售部門與財(cái)務(wù)部門必須保持信息溝通交流，避免影響企業(yè)的收益。

健全中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制方法，應(yīng)建立銷售與回購(gòu)溝通制度。安排專門人員對(duì)未收回的銷售尾款進(jìn)行分析（對(duì)應(yīng)收賬款的分析包括賬期、賬齡、銷售和退貨結(jié)構(gòu)分析）、跟蹤（對(duì)賒購(gòu)客戶的公司經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行了解，跟蹤尾款的可收回狀況）、催收（若賒購(gòu)客戶在約定時(shí)期內(nèi)未及時(shí)支付尾款，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并督促有關(guān)部門盡快解決）。除此之外，存貨內(nèi)部控制部門還應(yīng)對(duì)客戶回購(gòu)情況進(jìn)行了解分析，通過回購(gòu)狀況分析產(chǎn)品的市場(chǎng)行情，并在相關(guān)崗位間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，以此作為生產(chǎn)部門產(chǎn)品生產(chǎn)量的依據(jù)。

4.建立績(jī)效考評(píng)控制及激勵(lì)制度

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部控制績(jī)效考核制度，將考核結(jié)果與員工收入掛鉤。設(shè)置科學(xué)的考核指標(biāo)，定期對(duì)存貨內(nèi)部控制部門全體成員的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，并將考核的結(jié)果作為員工工資報(bào)酬與職位調(diào)動(dòng)的參考依據(jù)，為企業(yè)人事部門的工作提供信息支持。這不僅可以減少企業(yè)內(nèi)部因私舞弊的現(xiàn)象，使企業(yè)員工享受到更加公平、公正的待遇，而且也能更好地鼓勵(lì)員工積極進(jìn)取，勇爭(zhēng)上游[3]。

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨內(nèi)部控制激勵(lì)制度。只有懲處機(jī)制和激勵(lì)體制二者并行才能使制定的制度有效發(fā)揮作用，存貨內(nèi)部控制亦不例外。因此，企業(yè)在制度違規(guī)懲處措施的同時(shí)也應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度。對(duì)于存貨內(nèi)部控制工作做得好的員工應(yīng)適時(shí)給予公開表?yè)P(yáng)及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，借此提高所有員工的工作熱情和積極性，使員工以更加飽滿的態(tài)度為公司建設(shè)出謀劃策，以營(yíng)造一個(gè)積極進(jìn)取的工作環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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[作者單位]

蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州 215009