設立及加強檔案管理信息化相關(guān)建議

楊力勇

實施信息化檔案管理，其基本含義是在檔案管理工作當中將傳統(tǒng)的檔案實體進行存檔的方式逐漸演變?yōu)閷n案實體以新的信息化方式面向社會以達到其服務效果。采用實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼暮锰幙审w現(xiàn)在能更好的分類信息資源、便于查閱、和整體歸檔等，采用優(yōu)質(zhì)的信息化管理，能讓檔案管理成果的效益得到提升。相比于傳統(tǒng)方式，檔案資料信息化管理更加利于檔案的保存、查閱和修改，而且能通過因特網(wǎng)進行傳達。提升了檔案的傳遞時間保證其作用效率還可以將檔案資料工作的相關(guān)成本縮減。

就目前形式而言，在檔案管理工作過程中，大多延續(xù)著傳統(tǒng)的方式方法，沒有先進的設備來進行輔助。或者有些單位已經(jīng)設置了相關(guān)高科技設備及管理程序，但由于專業(yè)性知識掌握不全面、不嫻熟仍舊不能讓這些先進化的設備發(fā)揮最大的作用。相關(guān)的信息不能夠完整的錄入系統(tǒng)，過于依賴手工作業(yè)，手工作業(yè)的效率低下、損耗率高，使檔案管理工作效率及質(zhì)量大大降低。本著結(jié)合新科技新理念，能夠?qū)n案管理工作更上一層樓的美好憧憬，下面將做出若干項合理化建議。

一、將檔案管理工作信息化的總體規(guī)劃制定完善

本著滿足單位發(fā)展需要的方針來制定檔案管理信息化總體規(guī)劃。依據(jù)行業(yè)規(guī)范、相關(guān)法律要求及不同事業(yè)單位服務性的區(qū)別結(jié)合科學依據(jù)實踐考驗的經(jīng)驗來制定未來計劃和當前形勢計劃。將檔案信息化成為整體網(wǎng)絡管理的特殊形式，促進發(fā)展的協(xié)調(diào)性。尤為重要的是必須在滿足本單位合理化需要的前提下來進行規(guī)劃編制，本著能更好的服務社會的目標，能夠靈活的在管理模式中進行不斷的創(chuàng)新并且合理的運用，方可帶來更大的發(fā)展空間。

二、加設檔案信息網(wǎng)站

網(wǎng)站能夠通過網(wǎng)頁來滿足社會人群的信息需求，在互聯(lián)網(wǎng)建立能夠傳達、公布信息的站點是事業(yè)單位檔案部門檔案信息管理的重點。主要作用是能夠通過網(wǎng)站的形式讓需要的人更快的查閱、咨詢相關(guān)的信息。同時信網(wǎng)站的誕生也說明了電子化的必要性。所以應在建設檔案想信息化管理的過程中，將檔案管理系統(tǒng)作為一項內(nèi)容充實到事業(yè)單位的整體管理系統(tǒng)當中，來實現(xiàn)信息化管理一體，全面的單位每個不同部門相關(guān)信息錄入整體系統(tǒng)，達到信息共享的效果，這能夠讓各部門之間的配合更加合理，確保系統(tǒng)帶來的效益。網(wǎng)站分欄及單位數(shù)據(jù)庫應設置專業(yè)人員進行管理及定期維護。避免來自外界的干擾因素造成的影響，實現(xiàn)數(shù)字化確保檔案管理信息的安全性

三、通過數(shù)字化管理，能夠使檔案信息資源更好的得到保護

傳統(tǒng)的保存方式、大多以紙質(zhì)形式進行封存，在存檔備案后，有些特殊情況如蟲咬、沾水等會將資料破壞，影響其正常使用功能，甚至徹底消失。但如果能夠通過先進方法，將檔案管理機構(gòu)的紙質(zhì)形態(tài)的文件通過科技的形式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的方法來進行保存，并制作相應的數(shù)據(jù)庫和目錄同時發(fā)布到因特網(wǎng)，這樣就能更好的讓重要檔案信息得到更加良好的保護。建立數(shù)字化管理不代表著傳統(tǒng)的檔案管理方法及檔案室就要被代替，有些傳統(tǒng)方法要繼續(xù)利用下去，要合理的運用現(xiàn)代手段和傳統(tǒng)手段的結(jié)合才能互補兩者之間的不足，從而實現(xiàn)更好的管理成效。

四、規(guī)范標準的進行檔案信息管理

擁有標準及規(guī)范的管理，對于檔案信息化建設來說是相當重要的任務，同時這也對檔案管理工作步入現(xiàn)代化后能否滿足相關(guān)要求是一項具備說服性的內(nèi)容。在檔案關(guān)系信息化實施當中，不但要滿足不同單位服務性的獨特需求，還要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)及國家強制性條文。合理的進行改進、創(chuàng)新和應用。只有在滿足國家標準的基礎之上才能打造出更為實用的管理模式。盡量將立檔單位的文件設立統(tǒng)一的格式及備案標準。并且對檔案數(shù)據(jù)管理所需要的管理程序統(tǒng)一化，這樣有助于得到及時的資源共享，便于不同機構(gòu)的資料傳達、銜接，從而避免了由于操作程序不同，備案的格式五花八門造成的查閱不及時、交接不順利等問題。

五、從事檔案管理立信息化人員的必備素質(zhì)

從事檔案管理信息化的人員必須要具備嫻熟的業(yè)務水平、超強的責任心、與時俱進的工作理念、以及良好的心態(tài)。即能夠認真履行崗位責任，又能合理的運用現(xiàn)代化管理模式的接軌取長補短。通過不懈的學習和歷練來接受更多現(xiàn)代化知識經(jīng)驗帶來的新成效。也要定期的組織從事檔案管理工作的人員進行專業(yè)知識培訓，利用更多的知識填充到以往工作中存在的不足之處，從而能夠讓檔案信息工作得到良好的成效，充分的起到其存在的最大價值，促進單位的生產(chǎn)和社會行為，取得更多的成果，更好的服務于社會。

當下社會已經(jīng)處于一種飛速發(fā)展的狀態(tài)，新的事物、新的科技不斷的在產(chǎn)生當中。而在時代的不斷發(fā)展中，以往的大部分經(jīng)驗和辦法已很難滿足現(xiàn)今社會及個人的需求。檔案管理信息化的建設是相當有必要的一項內(nèi)容。只有在合理的整體規(guī)劃的綱領下，在詳細有序具備周密計劃的實施辦法的指導下，方可使檔案管理工作得到一個新的提升。相信本著誠懇做事、不怕吃苦、愛崗敬業(yè)、不斷創(chuàng)新的信念，檔案管理工作會迎來一個新的春天來更佳的服務社會、服務人民。（作者單位：雙遼市就業(yè)服務局）