高校辦公室印章管理工作的思考與建議

駱瑞嵐

(中國民用航空飛行學院，四川 廣漢 618307)

一、印章管理工作的重要性

印章，也稱“圖章”，是一個組織對外聯系與進行活動的憑證和標志。高校印章是學校形象與地位的象征，是學校教學、科研、管理工作和對外活動的重要憑證。高校辦公室負責學校印章的管理、使用和維護等工作，同時這也是學校辦公室服務師生的基本內容。學生畢業證書、項目申報書等各類文本型材料均需加蓋學校公章才具備法律效力和認可，它們在適用范圍和頻率上普遍高于一般其他單位的公章。印章管理工作看似是小事，一旦失誤，卻有可能給整個學校的名譽和利益帶來無法挽回的不良影響。

二、印章管理工作中存在的問題

(一)認識不足

很多師生認為蓋章就是簡單的戳章，存在認為用印事小，管理人員是熟人就不愿意辦理手續的現象。不乏有人嫌辦理手續麻煩，就找熟人或說“某某領導交代的事情”前來用印，如果管理人員不同意，就認為管理人員不給面子，對學校辦公室辦事態度與質量不滿意。不管是學校教職工還是學生，對于印章管理工作的性質存在誤區，對印章管理工作的重要性程度認識不足。

(二)制度不健全

各高校普遍存在沒有一套完善的印章管理制度。一是沒有對印章刻制、啟用、廢止、銷毀等方面制度，多是開具介紹信便前去刻章，啟用也沒有在全校發文；二是沒有印章管理和使用制度，大部分還是憑經驗和傳授來進行；三是沒有相關責任制度，在印章使用不當或有誤時沒有明文規定如何追究當事人責任。

(三)管理不嚴格

部分高校辦公室沒有指派專人保管印章，或指派的專人沒有進行過相關業務培訓，業務不精，素質不高。遇到移交其他專人保管印章或節假日值班時，印章交接沒有履行交接手續等問題。同時，印章管理人員(以下簡稱“管理人員”)通常將印章放在抽屜里，常來辦事的師生都知道鑰匙的存放位置，可隨意拿取，甚至有時出現管理人員離開辦公室，章還放在辦公桌上的情況。

(四)使用不規范

高校辦公室工作人員和廣大師生均存在手續不完善就蓋章的現象。部分管理人員日常事務繁雜，認為用印事小，用印時便草率了事，甚至有些隨手一拿印章倒著蓋章；有的前來辦事的師生嫌審批流程麻煩，沒有申請單位領導簽字和蓋章就前來用印，或是用印后不履行登記手續便匆匆離開。遇到緊急用印和學位證等大批量用印時，用印不規范的問題尤為明顯。

(五)維護不到位

相比其他行政機關，高校印章使用頻率較高，并且由于印章的權威性和標志性，印章使用時間一般都比較長。長年累月，印章多出現污漬，印油和凹陷的情況，造成蓋章字跡不清晰，文件、證件等材料上不潔凈的問題。

三、做好印章管理工作的建議

(一)提高認識

管理人員和教職工、學生應從思想上轉變觀念、提高思想站位，對印章管理工作有一個正確的認識。首先高校辦公室應注重印章管理工作業務培訓，提高管理人員素質與法律意識，避免印章管理或使用不當帶來的法律風險。其次，針對廣大師生辦事人員要加強宣傳，耐心解釋，讓其明白印章的重要性，理解印章管理工作，避免造成不必要的矛盾。

(二)完善制度

站在學校高度，由學校辦公室牽頭，廣泛征求師生意見，根據有關行政法規和規章，參照其他黨政機關印章管理制度，制定一整套完善的學校印章管理制度與使用規定，進一步規范學校印章管理工作，防止因印章管理或使用不當而損害學校利益。

(三)加強管理

印章應交由有責任心、做事認真且業務精干的專人保管，并存放于密碼柜等安全性較高的設備中，原則上禁止外借他人帶出辦公室。如果印章遺失或私自外借他人，應按照規定追究管理人員相應責任。如遇管理人員外出或節假日輪流值班時，應將印章移交給值得信賴的同事保管，并告知其用印審批程序、登記事項、保險柜密碼等注意事項。

(四)規范使用

用印前須由用印申請人辦理相應手續。申請人需填寫《用印申請表》，并由所在單位領導簽署明確意見并加蓋單位公章，有歸口職能部門的業務用印需有關職能部門統一用印或簽署明確意見后方可用印。如需加蓋法人私章，必須經學校辦公室領導審核，法人明確同意以后方可使用。以學校名義對外發文時，必須由主辦單位擬稿，主辦單位負責人和學校辦公室核稿，相關職能部門會簽，學校領導簽發以后，由學校辦公室統一用印后裝訂。合同、協議等文件應由各高校法務部門簽署明確用印意見。

管理人員嚴禁在空白紙張、表格等資料上加蓋印章。對行文不規范的文檔，如字跡潦草、有明顯涂改、落款單位不明的，管理人員應拒絕加蓋印章，務必做到不走關系，不送人情。同時要堅持用印登記制度，用印時由用印申請人進行詳細登記，由管理人員簽字，以備查閱。

(五)堅持維護

印章使用過程中，注意避免印章摔落在地或碰到其他堅硬物品，如果沾上多余印泥或其他污漬，管理人員需及時清潔。平日里要做到經常擦拭印章，并定期進行清洗，做到堅持保持印章字跡清楚。