機(jī)電工程項(xiàng)目物資管理系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

鐘升，楊玉瑢

（中遠(yuǎn)海運(yùn)科技股份有限公司，上海 200135）

在經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，雖然我國(guó)各大工程項(xiàng)目紛紛獲得了不小成就，但在實(shí)際運(yùn)行中依然存在各種漏洞和不足，導(dǎo)致很多項(xiàng)目無法實(shí)現(xiàn)理想目標(biāo)。通過調(diào)查可知，其中最主要的原因是因?yàn)楣芾砉ぷ鞑坏轿唬瑹o法做到與時(shí)俱進(jìn)。要想解決這一問題，必須要提高信息化建設(shè)水平。

國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀。（1）國(guó)外研究現(xiàn)狀分析。MIS（信息管理系統(tǒng)）發(fā)展至今，一共經(jīng)歷了三個(gè)階段。第一階段是為提高管理技術(shù)水平，外國(guó)很多企業(yè)把工作重心放在了管理上，而非單純的建設(shè)上；第二階段是領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)開始以信息為根據(jù)，并向客戶開啟信息服務(wù)；第三階段是把這一系統(tǒng)滲透到企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中。走過這三大階段后，信息技術(shù)備受世界各大企業(yè)的青睞和歡迎，同時(shí)設(shè)立了自己專屬的MIS，而很多中小型企業(yè)為提高自身的管理能力也開始建設(shè)MIS。在MIS 得到良好發(fā)展的基礎(chǔ)上，物資管理系統(tǒng)也應(yīng)時(shí)而生。（2）國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀分析。直到20 世紀(jì)70 年代末，我國(guó)才在管理工作中正式引進(jìn)計(jì)算機(jī)，應(yīng)用水平較低，技術(shù)水平也遠(yuǎn)不如西方發(fā)達(dá)國(guó)家。雖然已經(jīng)使用了很長(zhǎng)時(shí)間，但國(guó)內(nèi)計(jì)算機(jī)信息化應(yīng)用水平依然無法滿足客戶、企業(yè)的實(shí)際要求。

1 需求分析

1.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求

（1）項(xiàng)目部人員結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度填報(bào)好相應(yīng)的物資需求，進(jìn)而整理好物資需求計(jì)劃書。

（2）在遵循管理要求的基礎(chǔ)上，按照相應(yīng)的采購計(jì)劃制定出所需物資的招標(biāo)書。

（3）由采購部決定最終的物資供應(yīng)商。

（4）由庫存管理人員記錄物資的出入庫情況。

通過分析以上工作流程可知，物資管理系統(tǒng)需具備下列幾點(diǎn)功能：一是物資計(jì)劃管理方面。可及時(shí)、準(zhǔn)確的改變和編輯計(jì)劃，并能實(shí)現(xiàn)審批復(fù)核，包括統(tǒng)計(jì)和查詢等工作。二是采購供應(yīng)管理方面。可結(jié)合物資的實(shí)際需求確定采購計(jì)劃，在購買同種類物資時(shí)可采用合并手段，購買相同批次物資時(shí)可按照計(jì)劃分別配備供應(yīng)商，并和其簽訂采購合同。三是基礎(chǔ)信息管理方面。可以同時(shí)監(jiān)管部門、供應(yīng)商以及物資等信息。

1.2 功能需求

（1）角色分析。結(jié)合實(shí)際情況，和物資管理系統(tǒng)有關(guān)角色有很多，主要包括系統(tǒng)管理員、物資采購部門、倉庫管理員、工程管理計(jì)劃部門、基礎(chǔ)信息管理員、物資管理部門以及統(tǒng)計(jì)部門等。

（2）業(yè)務(wù)功能。從頂層數(shù)據(jù)流中可發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)涉及的重要角色共有8 個(gè)，一是系統(tǒng)管理員；二是基礎(chǔ)信息管理員；三是財(cái)務(wù)部門；四是倉庫管理員；五是工程管理計(jì)劃部門；六是物資采購部門；七是統(tǒng)計(jì)部；八是物資管理部門。下面將依次介紹各角色的業(yè)務(wù)功能：第一個(gè)角色主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)工作，完成備份和初始化處理，管理好客戶信息；第二個(gè)角色重點(diǎn)管理部門、物資和供應(yīng)商的信息；第三個(gè)角色嚴(yán)格審核制定的資金需求計(jì)劃；第四個(gè)角色認(rèn)真管理物資的出庫、入庫情況；第五個(gè)角色按照項(xiàng)目真實(shí)信息確定所需的物資計(jì)劃；第六個(gè)角色要按照最終確定的需求計(jì)劃來制定采購計(jì)劃；第七個(gè)角色負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)庫存情況；第八個(gè)角色負(fù)責(zé)審查物資需求計(jì)劃。

①物資計(jì)劃管理。物資計(jì)劃模塊中，要想打開物資計(jì)劃界面，需要用戶具備相應(yīng)的權(quán)限，制定需求計(jì)劃時(shí)需逐次填寫周、月、季度和半年、年的項(xiàng)目信息，確定出短、中、長(zhǎng)期的物資需求計(jì)劃。完成后及時(shí)上報(bào)，由物資管理部門完成審查，如果合格，將移交給采購部完成采購工作。

②物資采購供應(yīng)管理。在此模塊內(nèi)，物資需求計(jì)劃和物資信息都屬于輸入數(shù)據(jù)，而前者也屬于輸出數(shù)據(jù)，還有采購計(jì)劃。此模塊中包含的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存文件有三種，一是采購計(jì)劃；二是物資；三是物資需求計(jì)劃。

③物資庫存管理。在該模塊中，輸入數(shù)據(jù)有“入庫單”、“領(lǐng)料單”，輸出數(shù)據(jù)有“庫存信息”和“庫存明細(xì)”。

④基礎(chǔ)信息管理。在該模塊中，基礎(chǔ)信息不僅存在于輸入數(shù)據(jù)中，還存在于輸出數(shù)據(jù)內(nèi)。當(dāng)然，也存在于數(shù)據(jù)儲(chǔ)存文件中。

⑤系統(tǒng)管理。在該模塊中，系統(tǒng)初始化信息與用戶信息屬于輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)信息、用戶信息則為輸出數(shù)據(jù)。這一模塊中數(shù)據(jù)儲(chǔ)存文件包含兩個(gè)，一個(gè)是系統(tǒng)備份文件，另一個(gè)是用戶信息文件。

1.3 數(shù)據(jù)需求

（1）物資計(jì)劃管理。在編寫物資需求計(jì)劃時(shí)通常會(huì)使用此功能。其中項(xiàng)目合同計(jì)劃屬于輸入數(shù)據(jù)，物資需求計(jì)劃屬于輸出數(shù)據(jù)。

（2）物資采購供應(yīng)管理。此模塊中物資需求計(jì)劃和具體物資信息作為輸入數(shù)據(jù)，而前者以及相應(yīng)的采購計(jì)劃則為輸出數(shù)據(jù)。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

對(duì)于機(jī)電工程項(xiàng)目物資管理系統(tǒng)而言，重點(diǎn)監(jiān)管的是項(xiàng)目需要的物資，通過分析其自身功能與展開業(yè)務(wù)的各個(gè)流程，合理區(qū)分系統(tǒng)模塊，此系統(tǒng)要擁有下列功能模塊：一是物資庫存管理；二是系統(tǒng)管理；三是物資計(jì)劃管理；四是采購供應(yīng)管理；五是基礎(chǔ)信息管理。詳情如下：第一模塊主要負(fù)責(zé)機(jī)電項(xiàng)目物資的出入庫管理；第二模塊是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)管理；第三模塊負(fù)責(zé)物資需求計(jì)劃的確定工作；第四模塊收集整理不同的物資需求，確定出合理的資金需求與采購計(jì)劃，同時(shí)完成這兩項(xiàng)計(jì)劃的檢查工作。第五模塊需要進(jìn)行各種信息的管理，如部門、供應(yīng)商以及物資信息。

2.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

（1）物資計(jì)劃管理模塊。工程管理計(jì)劃部門相關(guān)人員需按照簽訂的協(xié)議制定出物資需求計(jì)劃表，并在上面填寫好每種物資的數(shù)量、最遲到貨時(shí)間、規(guī)格要求等。

（2）物資采購供應(yīng)管理模塊。物資采購供應(yīng)管理模塊包含了物資采購計(jì)劃制定、物資資金需求制定、物資采購計(jì)劃審核和物資資金需求審核四個(gè)子功能。

（3）物資庫存管理模塊。此模塊主要涵蓋兩方面內(nèi)容：一方面是對(duì)物資的出庫情況進(jìn)行管理；另一方面是對(duì)物資的入庫情況進(jìn)行管理。其中前者可分為兩種形式，一是借用出庫；二是領(lǐng)用出庫。而后者也可分為兩種形式，一是歸還入庫；二是采購入庫。

歸還入庫的操作流程為：在返還物資時(shí)由倉庫管理人員及時(shí)校對(duì)借用單，同時(shí)檢查歸還單，以事實(shí)為依據(jù)正確錄入物資信息。

領(lǐng)用入庫的操作流程為：倉庫管理人員先檢查領(lǐng)用部門的領(lǐng)料單，如果沒問題，要按照單子上的實(shí)際情況把其錄入到系統(tǒng)內(nèi)，再完成出庫工作。另外，領(lǐng)用人要在物資領(lǐng)取表上簽字，在此界面內(nèi)，可隨時(shí)查看規(guī)定時(shí)間內(nèi)的物資領(lǐng)取狀況。

（4）基礎(chǔ)信息管理模塊。需要注意的是，在錄入供應(yīng)商信息前，一定要先具備相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的書面推薦。錄入過程中，首先要查看選用供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否屬實(shí)。若為真接下來需要審查其信用情況，如果信用較高，需要對(duì)其信息展開全面的維護(hù)與管理；若為假需要基礎(chǔ)信息管理人員在系統(tǒng)中詳細(xì)添加此供應(yīng)商信息。

3 結(jié)語

本文主要針對(duì)在機(jī)電工程項(xiàng)目管理上存在的問題進(jìn)行了分析，并提出相關(guān)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法。體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）站在需求角度上，全面剖析了系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)以及功能等方面的實(shí)際需求。

（2）合理化設(shè)計(jì)了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。在設(shè)計(jì)過程中使用了流程圖、H 圖等形式，詳細(xì)講解了各大重要功能模塊的建設(shè)措施。

對(duì)比過去的管理形式，此系統(tǒng)在物資管理方面更具科學(xué)合理性，能幫助企業(yè)向著更健康的方向發(fā)展。而相關(guān)人員要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，有針對(duì)性的進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)，不斷提高系統(tǒng)的工作效率。