構建醫院合同控制信息化平臺的探討

王昕彤，于筠

(大連醫科大學附屬第一醫院，遼寧省大連市 116011)

近幾年，隨著醫院經濟活動日趨頻繁，合同風險隱患日益突出。針對合同控制存在的問題，大連醫科大學附屬第一醫院按照《行政事業單位內部控制規范(試行)》的要求，以規范的流程和信息化為手段，以關鍵環節和關鍵控制點為脈絡，在OA網上構建了醫院合同控制信息化平臺。這既是貫徹落實《行政事業單位內部控制規范(試行)》的有效途徑，也是醫院防范風險、維護國有資產安全和完整的現實需要。

1 醫院合同控制存在的問題

1.1 合同管理水平落后

目前，醫院對經濟合同的管理多采用傳統手工方式[1]，主要表現在：(1)合同主管職能部門用記錄本或者電子表格手工登記合同信息；(2)醫院各部門之間進行紙質合同會簽;(3)合同的執行和變更沒有跟蹤查詢記錄[2]等等。這些管理方式導致了工作效率低下，而且在執行過程中極易出現失誤。例如：主管職能部門經常丟失臨床科室的采購申請，造成合同項目歸檔時資料不全，不得不事后再補。

1.2 決策程序不完善

很多醫院對經濟決策重要性的認識還不夠到位，有些醫院根本沒有建立集體決策機制；有些醫院即使建立了相關的制度，但是往往流于形式，未能落到實處。例如：臨床科室在立項過程中，很多時候沒能對項目本身進行有效的討論和評估，造成立項階段論證不充分[3]；交由主管職能部門審核后，由于主管職能部門缺乏專業知識和專業人才[4]，造成市場調研階段過于依賴供貨方或施工方；另外在整個項目的決策過程中，各專業委員會形同虛設，沒有在調研、論證及決策中發揮應有的作用。

1.3 缺乏完整的采購程序

一般情況下采購都需要一個完整的程序：先立項，再編制預算，制訂采購計劃，報給相關領導審批，審批后授權主管職能部門進行采購，最后簽訂合同。但是有的醫院存在不制定預算就直接進行采購的情況，有的醫院甚至采購的貨物都已送到庫房了，付款時才發現沒有簽訂采購合同，事后補簽合同，這就給醫院的資金造成了巨大的壓力，嚴重的可能影響到醫院的正常運行。

1.4 監督存在局限性

為了防范合同內容的法律風險，現在部分醫院安排審計部門對經濟合同的簽署流程及合同的內容進行審查、監督，然而現實的合同審計監督存在滯后性。例如，合同前期的立項、審批、采購階段，審計部門并不參與，只有到了合同訂立環節，職能部門才把合同送到審計部門審核，導致審計監督工作非常被動；同時，由于招標文件中都包括合同章節，在審計部門未事先審核招標文件的情況下，其中的合同受招投標法的保護，導致即使后期審核合同也無法對招標文件中約定的事項進行更改；此外，存在合同變更時，經濟合同未送到審計部門進行審核的情況，造成合同履行中監督不到位的情況發生。

1.5 各部門職能脫節

在醫院的經濟合同管理流程中，采購、蓋章、付款分屬三個部門或者三個崗位管理，然而三者之間常存在互不交底[5]、缺乏有效溝通等情況，這樣就形成了信息孤島，造成各部門職能脫節。同時整個合同管理流程長，部門間溝通不到位，影響合同履行質量。目前，醫院的合同管理只能讓業務運轉下去，但對提高醫院經營效益，防范合同風險來說，意義不大，致使合同管理流于形式，造成各種有用信息的浪費。

2 構建醫院合同控制信息化平臺

2.1 必要性

合同是經濟事項的載體，它承載著經濟事項從立項到采購、驗收、付款的全過程。因此，合同控制實質上是經濟事項的全過程控制。醫院要想全面地解決上述合同控制中存在的問題，就必須全面梳理經濟事項的全過程，并針對其中的關鍵環節、關鍵步驟，規范系統地制定控制措施。

2012年，財政部印發了《行政事業單位內部控制規范(試行)》文件，指導行政事業單位全面建立內部控制體系，文件所提出的信息化控制手段和授權審批、不相容職務相分離等控制方法，正是醫院規范、系統地建立內部控制體系的有力工具和重要指導。

2.2 構建實例

在《行政事業單位內部控制規范(試行)》文件的指導下，醫院設備部、信息部、審計部、財務部等部門，在院領導的大力支持下，經過充分調研，以OA網為載體，探索建設了合同控制信息化平臺。該平臺按照經濟事項的流程，針對其中的關鍵點共設計了7個模塊，實現了決策、執行、監督相分離的內控要求，形成了閉環管理。

2.2.1 立項模塊。合同控制信息化平臺的風險防控重點是采購事項的論證審批。通過立項模塊的流程設計(見圖1)，突出臨床科室的集體討論、職能部門的集體審核和逐級授權審批，防范了立項階段 “一人說了算”的決策失控風險。

圖1 立項模塊流程設計圖

2.2.2 采購預算模塊。合同控制信息化平臺的風險防控重點是采購預算的制定依據。由于醫院的特殊性，采購哪個供貨方的設備，更多的是臨床科室說了算，以什么價格采購，更多的是依賴供貨方的報價。因此，在采購預算的制定上，臨床科室和主管職能部門的相關人員存在廉政風險。通過采購預算模塊的設計(見圖2)，可以倒逼主管職能部門進行干預，再配合審計監督，可以使臨床科室與供貨方有所約束，確保合理地制定采購預算。

圖2 采購預算模塊流程設計圖

2.2.3 采購模塊。合同控制平臺的風險防控重點是采購方式是否合規。按照《政府采購法》的規定，集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的項目必須進行政府采購。采購模塊中，根據金額的不同，把采購方式分成政府采購、院內議標、主管職能部門自行采購三種。通過采購模塊的設計(見圖3)，督促主管職能部門依法選擇采購方式，防范了醫院的采購風險。

圖3 采購預算模塊流程設計圖

2.2.4 合同訂立模塊。合同控制平臺的風險防控重點是合同內容的約定。合同的內容是否與招標相符，合同中約定的付款方式、質保是否合理，都需要主管職能部門、財務和審計部門對合同內容進行審核。通過合同訂立模塊的設計(見圖4)，實現了各部門各司其責，互相監督，將合同的經濟風險、法律法規風險、訴訟風險降到最低。

2.2.5 驗收模塊。合同控制平臺的風險防控重點是必須由專業人員進行驗收。驗收階段應由主管職能部門組織相關崗位負責人(保管員、工程師等)、臨床科室負責人、廠家代表與檔案室人員共同對產品的品種、規格、數量、質量等情況進行評價，特殊項目需要請專家進行驗收，增加驗收保障。通過驗收模塊的設計(見圖5)，明確各驗收人員職責，避免了數量、質量與合同約定不符的情況發生，規范驗收程序。

圖4 合同訂立模塊流程設計圖

圖5 驗收模塊流程設計圖

2.2.6 付款、歸檔模塊。合同控制平臺的風險防控重點是付款的合規性。平臺設置付款提醒功能，經平臺提醒后由主管職能部門向財務部申請付款。若經財務部審核達到付款要求，則根據合同約定進行付款，每一筆付款都會在系統中生成記錄，以便相關部門實時了解付款情況和支付進度。在合同履約結束后，系統根據重要的審核要素自動生成合同歸檔登記表，最后由主管職能部門與檔案室配合做好合同歸檔工作，留檔備查。通過付款、歸檔模塊的設計，使財務人員根據合同履行情況辦理價款結算和進行賬務處理，而且醫院可以對合同履行情況進行有效監控。

2.2.7 權限模塊。權限模塊貫穿于合同控制平臺的始終。首先，根據不同的崗位職責，授予不同的權限，使相關人員在授權范圍內行使職權、辦理業務。其次，通過權限的設置，各部門可以根據自己的需求進行項目追蹤。以審計部門為例，通過權限的授予，審計部門可以實施全程監管。最后，平臺明確了各部門、各崗位日常管理和業務辦理的審批程序。合同控制平臺是依次序由前到后執行，前面的模塊必須執行結束才能到達后面的模塊，因此避免了程序倒置的情況發生，確保了采購流程的次序性、完整性。通過權限模塊的設計，實施了相應的分離措施，形成了相互制約、相互監督的工作機制，避免了管理脫節問題，同時實現了合同信息的線上共享和跟蹤，使合同管理更加高效。

3 合同控制信息化平臺的運行效果

醫院合同控制信息化平臺于2018年6月投入試運行，現已完成合同立項802份，執行采購158項。運行效果得到了臨床科室與主管職能部門的認可和好評。

(1)從臨床科室角度，使用信息化平臺最大的改變就是大家不用拿著申請單挨個部門簽字了，從人跑路變成了系統跑路。而且合同控制平臺為臨床科室提供了路徑指引，一方面讓臨床科室清楚申請單的流轉路徑，另一方面申請流轉到哪個部門，哪個領導還沒簽字，大家都可以實時了解與監督。

(2)從主管職能部門角度，平臺通過逐級授權審批和不相容職務分崗設權，構建了有效制衡的組織架構，人工控制變成了系統控制，避免了管理脫節和決策風險。此外，平臺減少了紙質表單的流轉，既避免了資料的丟失，又方便隨時在線審批，提高了效率。同時，平臺實現了合同信息的線上共享，而且自動生成合同相關記錄，便于主管職能部門進行大數據分析。

(3)從監督部門角度，平臺將立項階段、采購階段、合同階段、驗收階段、付款階段、歸檔階段有機整合為前后銜接的一體，方便監督部門隨時進行全過程跟蹤管理。

4 結語

合同控制的目標是為了堵塞合同控制的漏洞，提高醫院防范經營風險的能力，維護國有資產的安全和完整。我院通過構建合同控制信息化平臺，很好地實施了合同控制，實現了上述目標。