輔助生殖中心病案管理系統(tǒng)的建立探究

于曉惠

050082白求恩國際和平醫(yī)院婦產(chǎn)科生殖中心，河北石家莊

近年來，隨著輔助生殖技術(shù)的不斷發(fā)展，為很多不孕者解決了生育問題。但隨著輔助生殖技術(shù)的不斷發(fā)展，可能也會帶來更多的倫理及社會問題，如何將輔助生殖技術(shù)更好的應用于不孕者，對該技術(shù)的管理者而言，也是更高要求及挑戰(zhàn)。若想進一步促進輔助生殖技術(shù)的發(fā)展，則需建立一套完整的管理模式，而病案管理則是管理系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)[1]。由于輔助生殖中心具有特殊性，需對不孕者進行長時間隨訪，工作量較大，且不孕者再次就診率高，進一步增加醫(yī)務人員的工作量，故多數(shù)輔助生殖中心已建立病案室?，F(xiàn)就輔助生殖中心病案管理系統(tǒng)的建立展開以下介紹。

輔助生殖中心病案管理特點

病案室建立：病案室建立于診查室及會議室附近，醫(yī)生查閱資料更加方便，病案存放于雙重保險的病案柜中，確保安全性；同時，采取病歷歸檔、保密管理、專人管理、雙人核對、電子病歷系統(tǒng)等管理制度。

原始病歷管理：原始病歷可更加直觀反映患者病情，主要包括不孕者的病史、檢查單據(jù)、治療記錄、實驗室記錄、手術(shù)及術(shù)后隨訪記錄等，醫(yī)務人員可通過原始病歷了解患者病情及治療過程，故其管理也是生殖中心病案管理中的重要環(huán)節(jié)。①病歷歸檔：不孕患者治療后無需住院治療，術(shù)后可對不孕者原始病歷進行分離、編號，采取雙人核對制度，確保一個編號對應一份病歷，對于部分手術(shù)失敗的患者應重新建立門診病歷，但患者術(shù)后病歷歸檔時，應將此次門診病歷歸入上次手術(shù)病歷袋內(nèi)，嚴格遵循一個編號對應一份病歷的原則；同時，對病歷進行編號時應嚴格遵循雙人核查原則，尤其是對失敗患者再次治療時應高度警惕。②病歷終末檢查：即使病歷進入檔案室，也不能代表可完全歸入檔案庫，歸檔前需由檔案室管理人員、實驗室負責人員及質(zhì)控醫(yī)生再次審查病歷，核對患者記錄完整性，是否存在錯誤，并及時糾正；核對主任醫(yī)生是否簽字落實，對于病歷中出現(xiàn)的不足應及時記錄并反饋，避免類似問題再次發(fā)生。確保病歷完整后，即可將病歷存入檔案庫。科室主任定期對病歷進行抽查，保障病歷質(zhì)量。③電子病歷應用：電子系統(tǒng)管理主要將患者基礎情況、治療過程、手術(shù)及術(shù)后隨訪等內(nèi)容錄入，電子系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計可更加快速，且方便生殖中心工作人員對相關數(shù)據(jù)的分析。對于再次入院就診的患者或工作人員填寫術(shù)后隨訪結(jié)果時，調(diào)閱病歷更加方便及快速，有效節(jié)省時間，數(shù)據(jù)錄入過程中做到雙人核對，避免錯誤的發(fā)生。何玥等[2]研究指出，電子病歷的應用可有效提升病歷歸檔效率，減輕工作人員負擔。

專人管理及雙人核對：輔助生殖中心病案多具有特殊性，且各個生殖中心均有自己的病案室，但無專人管理，多由護士兼任。雖然護士對于生殖中心的工作流程及工作特點更加熟悉及了解，在病歷管理、歸檔及借出中可更好的協(xié)調(diào)，但由于護士對于病案管理相關知識欠缺，且不了解電子軟件，導致工作效率低下。在對病案等級、信息錄入、病歷審查、病歷歸檔等方面無法做到雙人核對，無法及時發(fā)現(xiàn)錯誤，而雙人核對政策實施后，可及時發(fā)現(xiàn)錯誤，并及時糾正，有效提升病歷質(zhì)量；同時，專人管理制度的實施還可使管理者的責任心及心態(tài)均得到加強[3]。

輔助生殖中心病案管理難點問題

病歷公開化：以往，病歷管理多采取封閉式模式，患者及家屬無法查閱，需醫(yī)生陪同才可查閱。近年來，隨著醫(yī)療糾紛不斷增加，患者法律意識也在不斷加強，醫(yī)學管理條例及責任侵權(quán)法中指出患者可隨時復印病歷資料。病歷公開化對醫(yī)生病歷書寫要求更高，且要求病歷書寫一次到位，避免病歷內(nèi)容在運行過程中及出院時出現(xiàn)不一致，造成醫(yī)療糾紛，使醫(yī)院舉證困難。因此，病歷管理的中間環(huán)節(jié)也十分重要。

終末檢查無法避免病歷錯誤：病歷終末檢查僅可對病歷存在的一般性缺陷做檢查，并做到對缺陷的及時補充，而病歷的內(nèi)在質(zhì)量問題仍無法改變。因此，對于病歷內(nèi)容內(nèi)涵的提升也十分重要。

專業(yè)人員缺乏：輔助生殖中心檔案室不僅需對檔案進行管理，還需負責不孕者的術(shù)后隨訪工作，甚至還要對出生嬰兒進行長期隨訪。因此，多數(shù)輔助生殖中心的病案管理多由2個或2個醫(yī)生護士擔任，做到明確分工及合作。

輔助生殖中心病案管理系統(tǒng)建立

質(zhì)量控制體系：質(zhì)量控制體系是確保病歷質(zhì)量的關鍵，其可分為三級質(zhì)控體系，其中一級質(zhì)控體系中要求臨床醫(yī)生規(guī)范書寫病歷，并做到自我檢查、自我監(jiān)督，確保病歷高質(zhì)量；二級質(zhì)控體系中要求檔案管理者及醫(yī)生對每份病歷進行嚴格檢查，拒絕不合格病案入庫；三級質(zhì)控體系中要求科室主任及護士長定期檢查病歷，可每周或每月實施一次，并及時反饋檢查結(jié)果，并制定獎懲制度。

病歷備份管理：病歷治療是記錄患者診療過程的重要依據(jù)，盡管檔案室具有安全、完善的管理制度，且采用雙重保險病歷柜保存，但仍存在發(fā)生意外的風險，故病歷備份管理十分關鍵，應在病歷掃描備份后將其放置于不同地方保存。

細化管理：護士通常缺乏病案管理及信息管理相關知識，病案室可根據(jù)工作量增設相關專業(yè)人員，使病案管理更加細致化，進而彌補病案室管理缺陷。同時，要求病歷書寫者、檔案管理者、質(zhì)控人員樹立細化意識，使日常工作更加扎實，更加細節(jié)化，確保病案質(zhì)量，提升醫(yī)療安全性[4]。

輔助生殖中心是一項具有專業(yè)性及特殊性工作性質(zhì)的部門，做好病案管理，形成嚴格的病案管理體系，提升工作人員責任心，進而不斷提升病案質(zhì)量及醫(yī)療質(zhì)量。