辦公自動化（OA）系統在企業信息化管理中的實踐與應用

方靜

（中海油銷售湖北有限公司，武漢430022）

1 引言

在當前新的經濟形態下，市場信息千變萬化，這對企業的建設管理提出了較高要求，只有在掌握大量數據信息的基礎上實現高效的辦公管理，才能為企業創造豐富的經濟效益和社會效益。在傳統的企業辦公管理中，紙質辦公使得辦公效率較低，且數據容易出現誤差，制約了企業的進一步發展。基于此，OA 系統在企業管理中得到了廣泛的應用，有效提升了企業辦公管理的效率和質量，對于現代企業的發展意義重大。

2 OA 系統設計的基本原則

OA 系統通過應用信息管理和數據集成技術，實現了ERP系統的資料管理，并保證了企業辦公資料共享和應用的質量。現階段，OA 系統是企業信息管理的核心[1]。在OA 系統設計的過程中，設計人員應遵循以下原則：

第一，OA 系統應具備一定的數據管理功能。一方面，在業務流管理中，辦公人員在終端設備上輸入關鍵詞，即可實現關鍵詞下所有業務流的有效查詢；另一方面，基于OA 系統，管理人員可以將一些無效的業務流刪除，實現系統資源高效整合。第二，數據集成功能是OA 系統應用的基本原則。從本質上講，OA 系統數據集成是一個數據分析和處理的過程。第三，OA 管理系統研發應用的目的在于實現辦公自動化，提升企業辦公的效率和質量。OA 系統應設置一定的信息發布區域，為企業的信息發布和管理搭建平臺，實現決策管理信息的高效傳遞。第四，OA 系統還應具備支撐移動辦公的功能，從而滿足員工異地辦公的實際需求。

3 OA 系統在企業信息化管理中的具體應用

新時期，隨著辦公智能化的不斷發展，OA 系統在企業信息化管理中的應用愈發普遍，其在改變企業辦公模式的同時，提升了企業的辦公效率和質量。

3.1 OA 系統的建設目的

OA 系統是基于企業ERP 軟件項目管理體制形成的一種全新管理方式。在管理實踐中，其注重質量管理體系的構建，并充分開發和應用現代信息技術，整合了市場資源和企業運行資源，實現了企業的高效化辦公。從OA 系統的建設過程來看，其出發點包括：

第一，全面捕獲和應用市場信息。新常態下，市場信息對于企業的發展意義重大。然而，在傳統紙質辦公中，辦公人員對于市場信息的收集、整理、利用能力較弱，制約了企業的發展。新時期，進行OA 系統開發建設的首要目標就是高效化地采集信息，并實現信息共享。第二，創新企業工作模式，實現“工作流”的全面優化。具體而言，通過借助OA 系統，企業的各個單位實現高效協同辦公，在提升企業辦公效率的同時，降低了企業的辦公成本，使得企業管理水平達到全新的高度。

3.2 OA 系統的應用功能

與傳統辦公方式相比，OA 系統的功能十分強大，其能有效地滿足當前企業信息管理的需求，實現企業日常辦公業務的開展和信息的共享及處理。從管理過程來看，個人事務、項目管理、日常業務、論壇管理、系統設置是企業OA 辦公系統的五項基本功能。

就個人事務管理而言，其包含了待辦任務、日程安排、電子辦公、出差事物等內容。在項目管理中，企業項目管理的內容具有繁雜性，即辦公人員不僅要進行設備管理、車輛管理、招標管理，還應注重任務分配和考勤工作的開展，此外，考核和激勵員工也是項目管理的重要內容。利用OA 系統開展日常業務時，應及時地更新企業公告和新聞動態；建立企業員工的通訊簿；管理企業動態和編制工作計劃，深化企業文化建設。論壇管理是企業員工進行信息交流的重要平臺，在日常管理中，辦公人員既要保證回復信息的有效性，同時應注重對科研生產、質量安全、科技情報的保密管理。此外，在OA 辦公系統的設置中，應加強對用戶管理、組織管理、權限管理等要素的統籌協調，提升用戶的辨識度，實現OA 系統的高效管理與應用。

3.3 OA 系統的安全管理

在互聯網時代下，網絡信息的安全管理顯得極為關鍵。現代企業的發展中，在利用OA 系統進行辦公的過程中，應注重信息安全的有效控制。一方面，應通過B/S 方式實現終端用戶對其數據的訪問；另一方面，在用戶訪問過程中，應改變傳統的“用戶名+密碼”的訪問認證形式，創新性地使用數字證書、PKI 技術進行終端用戶身份的確認，從而防止OA 系統數據被非法訪問或破壞，提升OA 系統應用的安全性、有效性。

4 結論

OA 系統對企業辦公管理的信息化建設有較大的影響。在實踐過程中，人們只有充分地認識OA 系統應用的必要性，并在信息管理中，注重對OA 系統的應用目的、功能和安全進行全面統籌規劃，才能有效地提升OA 系統的應用質量，進而在保證企業辦公效率和質量的同時促進現代企業的有序發展。