EDI 技術在M 公司供應鏈管理中的應用研究

葉青

（上海交通大學機械與動力工程學院 物流工程，上海200240）

1 引言

加入WTO 后，中國制造業成為全球供應鏈的重要成員之一。近幾年，我國在大數據平臺及日常事務處理的用戶體驗角度投入了大量的人力物力，但是在制造類企業的運作過程中，信息化、無紙化程度仍然很低，包括一些國有大中型企業及外商獨資企業。一個制造型企業需要高效的信息管理系統來提高日常操作效率，建立一個標準化的信息交互平臺，將現有的區別化模式統一集成到這個平臺中去，實現信息共享/標準數據傳輸/自動化管理，大大提高效率和準確率，提高企業的綜合管理水平。

2 業務流程分析

本文主要介紹一家德國全資集團上海分公司M，其主要業務內容是制造精密電子控制器、汽車類和家用類電子產品。M 公司供應鏈關系主要有客戶訂單管理、計劃、采購、倉儲及運輸和海關業務等幾部分組成。公司目前使用的是SAP 的ERP 管理系統。

公司在管理客戶訂單過程中，存在大量的手工操作流程。此類問題會導致：①手工輸入錯誤率高；②大量的輸入與更改會大大影響日常的工作效率；③大量簡單而重復性強的手工操作使得計劃員對該項工作的熱情快速降低，影響員工滿意度及相應的業績考核指標；④手工操作與自動化比較時間較長，間接影響整個客戶訂單回復的周期。

同樣，在物料管理過程中，物料計劃員需要將采購訂單通過郵件或傳真的方式發給每個供應商確認交期。大量的手工輸入導致M 公司需求不能及時快速地得到反應，從而影響了M 公司對最終客戶需求的反饋速度。除此之外，錯誤輸入也是造成客戶滿意度下降的一個主要因素。

在海關信息溝通的環節中，所有進口、出口、海關備案的過程都是由手工完成的，包括準備發票、箱單和海關的其他單證。海關已經開始實行網上報關系統，需要公司將單證手工輸入海關指定模板中，并上傳海關系統。這就要求有一個信息收集系統的軟件與海關系統對接，將所有數據按照海關格式自動傳輸到海關系統中，完成報關和預訂艙位的過程。

3 業務框架構建

M 公司在整個供應鏈管理系統中手工操作過多，效率相對低下。改變這種情況首先要建立一個自動化的信息傳輸平臺，所有信息可以自由、迅速、準確地在這個平臺上輸入和輸出。

系統有三個外部環境種類：不同客戶、供應商和中國海關。客戶端對系統的輸入主要是輸入訂單需求，同時希望能夠得到交期確認。同樣，M 公司上游的供應商會自動收到來自SAP 物流信息管理系統中產生的物料需求計劃，一旦供應商確認計劃需要給M 公司予以及時迅速的反饋。當M 公司有客戶發貨計劃或供應商發貨計劃時，系統會根據訂單情況自動生成發票和裝箱單，自動產生報關單并發送到海關系統進入預報關流程。M 公司信息管理系統中的料號、物料清單也會按照海關要求格式在信息傳輸系統中形成，并直接在海關系統中備案，為后續的內銷、核銷準備[1]。

根據M 公司供應鏈的設計框架，將所有的交易伙伴：客戶、供應商、海關全部集成到一個信息平臺中，通過各交易伙伴間的信息自動化傳導來提高運作效率，降低由于手工操作而導致的錯誤率，加快溝通的速度與有效性。

信息自動化平臺主要包括四個業務流程：①客戶訂單的接收與反饋；②物料需求的發布與供應商反饋；③客戶和供應商端的海關單證自動生成及發送；④主數據的維護流程。

第一，客戶訂單的接收反饋。M 公司訂單接受和系統輸入流程中必須要快速、精準地完成。當客戶向供應商端傳遞信息時要盡可能地做到自動傳輸，減少手工操作。而當供應商完成交期確認時，系統也要主動將確認的信息反饋給客戶。發貨完成，客戶要收到一個EDI 的反饋，如出貨號碼之類信息，用于追蹤貨物的情況。

第二，物料需求的發布及供應商反饋接受，M 公司根據供應商的能力不同需要多種不同的訂單傳輸形式。國際化、規模化企業可以參照客戶端使用傳統EDI 的模式完成自動傳輸。而能力相對薄弱的供應商可以直接使用信息化平臺進行訂單查閱，再輸入自己公司內部的訂單需求體系，或者由信息化平臺自動將需求信息通過郵件和傳真的方式來傳遞。供應商也需要通過以上三種模式將交貨計劃以ASN（Advanced Shipping Notification）反饋到客戶端的系統中去。

第三，客戶和供應商段的海關單證自動生成及發送。當生產計劃完成準備出貨前，系統會根據出貨計劃生成發票、箱單，并根據物流公司提供的模板準備訂艙單，發送海關系統進行報關，發送物流公司安排出運。

第四，主數據的生成和日常維護。系統里左右數據的傳輸需要精準的基礎數據維護，如料號、數量、時間、重量、描述、周期等參數。

根據不同功能單元的業務模式和需求來建立電子信息傳輸，需要對報文的格式做選擇，達到信息流動的功能。

4 績效評估

M 公司運用數據模型的方式去衡量計劃員的工作效率，還通過對公司關鍵績效指標的考核數據來觀察流程的有效性。除此以外，公司會每年安排一次員工滿意度調查，主要考核員工對公司策略、工作內容、溝通等方面的接受程度，及時找到管理中的問題并加以改善，從而提高員工滿意度，減少員工流動率。

通過新平臺和相關EDI 流程的實施，M 公司的各方面運作效率得到相應提高。其中訂單的處理速度提高14%，訂單輸入的準確率由原來的98%提高到99.98%。準時交貨率從88.2% 提高到97.3%。安全庫存降低20%。客戶及員工的滿意度迅速提升。帶動零部件及產成品的周轉率、資金占用率等相關財務指標的改善。

5 結語

本文從生產制造商的視角出發，針對供應至銷售制造的整個物流體系和環節，使用不同的EDI 方法建立一個供應鏈上下游之間的數據自動化的共享平臺，從而提升流程中的效率。主要研究成果如下：

①針對生產制造的整個運行環節，用分析法找出瓶頸及低效環節，既需要改善與供應商、海關及客戶端的溝通及數據共享與對接（包含需求預測、訂單及訂單確認、貨運信息、報關與清關信息等），減少手工輸入和更改，實現全流程的自動化。

②用EDI 實現數據平臺，實現流程再造。重點討論以SAP為主干，針對供應段，海關報關與清關段，及客戶端各自的特殊需求，建立的相應的EDI，以實現減少簡單而重復性高的工作，減少時間浪費，減少錯誤率的新流程。

③針對現有EDI 實施效果，采用數據追蹤統計法，問卷調研，及相關財務指標的考評，進行全面的考評。其成果證明EDI 有助于優化物流進程，加快信息的流通速度、訂單及生產執行的效率，從而進一步帶動公司運營效率的提升，實現庫存量下降及現金流增加等良好經濟效益，并符合公司長期業務增長的需要。