辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究

張永紅，張孝芳，陳淑娟

（山西航天清華裝備有限責(zé)任公司，山西 長(zhǎng)治046012）

1 引言

社會(huì)經(jīng)濟(jì)及信息化技術(shù)水平的提升，推動(dòng)了檔案管理工作中自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用水平的提高，此種方式可以有效地提高文書(shū)檔案的管理效率以及管理質(zhì)量，使檔案的管理和查閱更加方便快捷，為日后文件的共享提供便利條件，而且也有效提高了文件傳輸?shù)陌踩浴⒏咚傩?。但是目前我?guó)在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理工作過(guò)程中也存在不足之處，因此，文章簡(jiǎn)要分析了檔案管理自動(dòng)化發(fā)展過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施。

2 檔案管理自動(dòng)化發(fā)展過(guò)程中存在的不足之處

具體結(jié)合當(dāng)前山西省對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合工作的開(kāi)展情況來(lái)看，在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中仍然存在著文件檔案的保密度較低，以及相關(guān)工作人員的自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用水平較低兩方面的問(wèn)題，阻礙了這方面工作質(zhì)量和水平的提升[1]。因此，下文就上述不足之處進(jìn)行了全面分析。

2.1 文件檔案的保密度較低

檔案可以反映與展現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)的重要決策與單位各項(xiàng)工作的具體開(kāi)展情況，通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，可以有效地提供數(shù)據(jù)資料整理的效率和準(zhǔn)確性，在日后需要查找和翻閱檔案時(shí)，也可以提高查找的效率。但是目前在對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中仍然存在著對(duì)其保密性沒(méi)有給予足夠重視的問(wèn)題[2]。由于電子文書(shū)容易變通，沒(méi)有一個(gè)固定的形式將其約束，所以說(shuō)在閱讀和使用過(guò)程當(dāng)中就極容易發(fā)生被人篡改的現(xiàn)象，而且即使發(fā)生了這種現(xiàn)象也不容易被發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榭梢宰龅胶翢o(wú)痕跡進(jìn)行修改，所以檔案資料的安全性受到了威脅，對(duì)于各種檔案信息的保密工作來(lái)說(shuō)是極為不利的。除此之外，電子文書(shū)檔案與傳統(tǒng)的檔案文件不同，既沒(méi)有特殊的字跡，也沒(méi)有相應(yīng)的印章、簽字等，因此，很難判定檔案是否存在被惡意篡改的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)于檔案類(lèi)信息的真實(shí)性和完整性就會(huì)產(chǎn)生一定的影響[3]。

2.2 相關(guān)工作人員的自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用水平較低

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)水平的不斷提升，對(duì)于相關(guān)工作人員的技術(shù)運(yùn)用水平的要求也越來(lái)越高，無(wú)論是管理電子檔案，或者電子文書(shū)，都需要相關(guān)的工作人員具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)、技術(shù)性的能力，不能只是片面地了解傳統(tǒng)的新聞管理的方式、理論知識(shí)或者原則性的內(nèi)容，而是要熟練掌握當(dāng)前信息時(shí)代下，對(duì)于各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用方法。目前，由于相關(guān)管理工作人員忽視了對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)檔案管理工作人員技能水平的要求，所以導(dǎo)致在管理工作當(dāng)中仍然頻頻出現(xiàn)錯(cuò)誤，阻礙了工作效率的提升，對(duì)于檔案信息資料的有效共享，也造成了一定的阻礙。因此，在日后工作當(dāng)中就需要注重對(duì)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平以及專(zhuān)業(yè)技能的提升，這樣才能夠有效地提升文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接[4]。

3 實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效銜接的方法措施

通過(guò)文章上述分析可以看出，在當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中仍然有較多的缺陷，不利于該項(xiàng)工作效率及安全性等各方面水平的提升。因此，文章針對(duì)目前在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，提出了具體的解決方案和措施，為日后此方面工作的改革發(fā)展提供一些參考依據(jù)。文章主要從提高檔案管理工作人員的自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用水平、采用多種方式和辦法提高檔案安全性以及加強(qiáng)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)三方面，全面分析了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效整合結(jié)合的措施。

3.1 提高檔案管理工作人員的自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用水平

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，在當(dāng)前時(shí)代下要想進(jìn)一步提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平和技術(shù)水平，需要提高相關(guān)的管理工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用能力和水平。如果長(zhǎng)期沿用以往傳統(tǒng)的模式進(jìn)行檔案管理工作，那么不僅會(huì)造成現(xiàn)代化管理水平仍舊處于一個(gè)較低的狀態(tài)，而且也會(huì)使得“技術(shù)文盲”現(xiàn)象普遍存在，這對(duì)于當(dāng)前科技信息化時(shí)代下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好應(yīng)用來(lái)說(shuō)是極為不利的，一定程度上使得現(xiàn)代化設(shè)備處于閑置的狀態(tài)，從而不能有效地發(fā)揮其作用，那么對(duì)于檔案信息管理辦公自動(dòng)化水平的提升來(lái)說(shuō)，更是無(wú)從談起。所以說(shuō)在日后的工作當(dāng)中，相關(guān)管理工作人員應(yīng)該增強(qiáng)危機(jī)意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)，并且要隨時(shí)代發(fā)展不斷地學(xué)習(xí)各種知識(shí)，例如，經(jīng)常參加一些與自動(dòng)化技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)活動(dòng)，主動(dòng)掌握傳統(tǒng)和現(xiàn)代的檔案管理理論原則等專(zhuān)業(yè)的技能，與此同時(shí)，也要不斷提高自身對(duì)于通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等各方面新技術(shù)的掌握能力，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化的完美結(jié)合。

3.2 采取措施提高檔案的安全性

當(dāng)前，我國(guó)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中加強(qiáng)了對(duì)于自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)，缺乏對(duì)于檔案安全性的重視，所以在日后的工作當(dāng)中，要注重提升檔案管理的安全性。因此，提高電子檔案的保密性以及安全性可以從以下幾個(gè)方面入手。首先，可以利用縮微技術(shù)手段對(duì)字跡進(jìn)行模糊處理，這樣就可以把手寫(xiě)信件或者蓋有印章的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)換成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，從而有效地防止信息被人惡意擴(kuò)散情況的發(fā)生，與此同時(shí)，也可以保證文件內(nèi)容的原本面貌不被破壞以及檔案的原始性；其次，通過(guò)應(yīng)用電子儲(chǔ)存的方式可以減少檔案的存儲(chǔ)空間，從而轉(zhuǎn)變檔案的儲(chǔ)存方式，節(jié)約了紙張成本，有效地實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存。最后，可以利用專(zhuān)業(yè)軟件對(duì)保密要求高的檔案文件進(jìn)行加密處理，通過(guò)采用驗(yàn)證或者備份的措施有效防止檔案的失真和丟失，同時(shí)，還可以把需要永久保存的文件制成縮品，以此有效提高檔案的安全性。此外，也要注重利用防火墻以及路由器，把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離，以此有效增強(qiáng)檔案的保密性[5]。

3.3 完善和健全硬件設(shè)施

在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)用自動(dòng)化系統(tǒng)，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)或者其他數(shù)字化設(shè)備的支持，所以說(shuō)要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效結(jié)合，就需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，充分發(fā)揮硬件設(shè)施的作用。在今后的工作當(dāng)中，需要不斷地加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作中硬件設(shè)備的建設(shè)，使得相關(guān)文書(shū)檔案管理工作的硬件條件得到有效的改善，從而為相關(guān)的工作人員創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境，有效提高工作人員的工作效率和工作積極性，使得文書(shū)檔案管理工作的辦公自動(dòng)化水平進(jìn)一步提升[6]。同時(shí)，工作人員也要不定期地主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)以此提高自身的管理水平，這樣才能夠有效結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，將檔案管理工作與各種現(xiàn)代化的檔案整理手段有效結(jié)合，以此提升山西省的檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的不斷提升，檔案管理系統(tǒng)中對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用是日后檔案管理工作發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。文章針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了具體的解決措施，為日后辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化發(fā)展奠定前提基礎(chǔ)。希望文中關(guān)于兩種系統(tǒng)有效銜接的方法措施的論述，能夠?qū)θ蘸髾n案管理工作的自動(dòng)化水平提升有所助益。