基于供應鏈管理的電子采購系統研究

郝豐斐

（航天萬源實業有限公司，北京100076）

1 引言

現階段，經濟市場的競爭越來越激烈，企業想要實現長期穩定的發展，供應鏈管理至關重要。而隨著信息科技技術的迅猛發展，企業在供應鏈管理中更加重視對電子采購系統的建立，從而更好地進行供應鏈優質服務的提供，而基于供應鏈管理的電子采購系統如何進行建立，就是本文主要研究的內容。

2 供應鏈管理概述

在供應鏈的管理中，主要涉及采購、供應、庫存、生產、物流和客戶的需求等，其中采購和供應管理是基礎，做好兩者的管理能夠有效地確保整個管理的流程和計劃穩定的運行。在供應鏈的管理中，能夠實現生產商、供應商、銷售商和批發商等企業在業務計劃和業務活動的有效協調，不僅能夠提高工作的效率，還能夠拓展單個企業的管理范圍和邊界，從而實現系統管理的思想于供應鏈中的延伸。所有參與供應鏈的商家做好對供應計劃和生產的安排，并對最終物流進行執行，就能夠有效對產品運輸和流轉周期進行減少，于最短時間內實現對企業效益的提升，同時還能夠有效減少產業鏈的出錯現象，降低運輸和庫存成本，這能夠更好地獲取客戶滿意度。

3 基于供應鏈管理的電子采購系統

3.1 電子采購系統的總體架構

基于供應鏈管理的電子采購管理主要是包括有采購的計劃、采購訂單的管理和庫存管理等三組件。

在采購計劃的管理中，主要是對企業采購計劃實施制定與管理，從而為企業進行準確采購計劃與執行的路線提供。采購的計劃主要包括有定期的采購計劃和非定期的采購計劃等。對多對象和多元素實施采購計劃編制和分解，從而把企業采購的需求轉變成直接采購的任務，且系統還支持企業通過以銷來定產、以銷來定購和以產來定購的采購模式。

在采購訂單的管理中，主要將請購單當作源頭，來對供應商訂單的確認、發貨、送貨、到貨、驗貨和物資的入庫等各個采購的環節實施跟蹤，從而實現對其全過程的管理。對其流程進行配置，還能夠對多種的采購流程進行選擇，比如訂單的直接性入庫、到貨質檢后的入庫等。此過程能夠有效實現采購存貨計劃狀態、在途的狀態和到貨待檢的狀態等有效監控與管理。另外，采購的訂單還能夠直接借助電子商務的系統向供應商發送，來實現在線的采購。在庫存的管理中，采購的貨物庫存消耗情況、庫存剩余情況和庫存的補充情況等都在其模塊實施處理。

3.2 系統業務的流程

系統業務的流程為采購需求的提交、項目的申報和審核、招投標、在線的溝通與談判、合同的簽訂并對采購訂取下發、訂單的跟蹤、貨款的電子支付等。

首先，通過公司的采購人員進行電子采購平臺的登陸，根據格式進行在線表格的填寫，并進行采購請求的發出，采購人員可以調用上次的采購申請單進行修改，十分便捷。

在采購的請求完成填寫后，要根據設定的流程向上級的單位或者領導進行發送來批準，在上級的領導對請求接收后，于系統的平臺內就能夠對采購的物資請求實施審核，完成審核后，采購的請求才能夠發布，進而供應商進行投標。

在完成采購申請的審核和通過后，則采購人員就能夠按照所填采購清單對供應商進行選擇。在物資的管理程序內，對物資采購的方式有著詳細說明，主要包括招標、詢價和競爭性的談判等采購方式。因為采購物資存在種類復雜和采購量大的特點，因此，對采購商進行選擇中也可以進行方式的靈活使用。

通過招投標的流程后，就要對供應商進行合理選擇。供應商能夠借助平臺進行登錄，對招投標信息進行了解，并根據要求做好準備。若采購方還想針對具體問題和供應商實施協商，就可以借助軟件的在線聊天或者留言功能進行溝通。

當供需雙方已經達成一致性，系統就會根據錄入信息進行采購合同的自動生成，來供雙方進行簽訂，在雙方簽訂合同后，就會生成相應的采購訂單，且采購的訂單會發送至供應商賬戶內，通過電子郵件的方式通知供應商，來供其在線進行確認。

在供應商完成對采購單的接收后，要對訂單的信息及時進行確認，并對采購方進行信息的及時反饋，系統會對采購需求合理性進行判定，若符合就會生成訂單號向供需雙方進行傳遞，以供供需雙方進行貨物送到和驗收的確認。

對采購貨款進行支付是系統最后的流程和環節，一般可以使用銀行轉賬、網上銀行和電子銀行等方式進行支付，若采購中牽扯到增值稅和稅扣除等，可以對第三方委托來進行處理。

3.3 功能模塊

3.3.1 招標和采購管理

在系統招標和采購的管理中，主要功能包括采購訂單的管理、中標結果的管理、收貨的管理、發票的校驗、招投標、詢報價、網上競價、電子目錄和超市的采購、競爭性的談判、專家管理和費用的管理等。采購訂單的管理主要對采購過程產生的訂單實施管理，并對訂單實施分析；中標結果的管理主要是對中標的情況進行管理，包括中標的單位、中標的價格等；收貨的管理主要是對物資收貨的情況進行登記，包括有收貨的時間和簽收人等；發票的校驗主要是對物資購買中開具發票的合理性進行確認；招投標主要是對招投標的項目信息進行設定；詢報價主要是對各供應商初步的報價進行管理；網上的競價主要是物流中心借助采購平臺進行競價邀請的發出，而被邀請供應商要在規定的時間內實施報價；電子目錄和超市的采購主要是對電子采購物資目錄進行管理；競爭性的談判主要是在招投標的過程中對供應商實施協調；專家管理主要是對專家名單和信息進行更新；費用管理主要是對項目詳細的費用情況和財務總體的情況進行管理[1]。

3.3.2 合同管理

合同管理主要包括合同模板的管理、合同簽訂的管理、預付款的申請協同、到貨計劃的協同、配送的移交單進行協同、訂單信息的協同和變更終止的管理等。在合同模板的管理中，主要進行合同模板創建、審批、更新和查詢；在合同簽訂的管理中，主要是對供應商的在線確認與簽署以及合同的分發和生效等進行管理；在預付款的申請協同中，要求供應商進行預付款的申請提交；在到貨計劃的協同中，主要對到貨計劃進行創建、確認和更新；在移交單的配送協同中，主要對移交單進行填寫、更新和確認；在變更終止的管理中，主要對變更的申請、審批和違約處理等進行管理。

3.3.3 供應商的管理和協同

供應商的管理和協同功能主要包括信息模型的管理、供應商的注冊管理、供應商的資質和業績的收集與核實、供應商的不當行為管理和供應商的協同等。在信息模型的管理中，主要按照供應商的注冊、績效的評估、資質和業績的收集、分類的管理等業務要求，來對數據的收集模板以及信息管理的模型實施增加、修改和刪除等管理；在供應商的注冊管理中，主要對供應商的注冊、會員的申請、注冊的信息變更等實施管理，保證數據和供應商的主數據具有同步性，還能夠對這些信息進行查詢；在供應商的資質和業績的收集與核實中，主要對供應商的資質和業績信息進行收集，對供應商的產品目錄實施維護，并組織轉件對文件進行核實以及現場的評估；在供應商的不當行為管理中，主要是針對供應商投訴進行調查和核實，并對其進行處理決定的制定；在供應商的協同中，主要對供應商的業務咨詢和投訴進行受理，并對供應商進行通知與公告的統一發布。

4 結語

綜上所述，基于供應鏈管理的電子采購系統有效地推動了企業采購的現代化發展，企業需要認識到此系統應用的價值，并積極進行系統的探索和運用，這對其可持續性發展有著重要意義。