住房保障檔案管理的問題及對策分析

劉娜

（山東省淄博市張店區(qū)住房保障事務(wù)服務(wù)中心，山東 淄博255000）

1 住房保障檔案工作概述

國家為了實(shí)現(xiàn)城市的高質(zhì)量發(fā)展，為城市生活困難居民設(shè)立了多項社會保障制度與政策，如社會保險、社會福利、社會救助與優(yōu)撫安置等一系類的社會保障檔案材料。當(dāng)然這一系列社會保障體系資料的形成是相關(guān)的部門長期積累的成果，保障制度與政策只作為保障對象合法權(quán)益的實(shí)行根據(jù)，并作為社會高質(zhì)量的信息資源，其高度提升了社會保障檔案工作管理人員的工作效率與質(zhì)量[1]。住房保障檔案工作的有序開展是科學(xué)解決低收入居民生活難題的最佳方式，而且還能作為住房保障管理狀況的呈現(xiàn)環(huán)節(jié)，不斷積累并記錄相關(guān)重要的住房保障措施實(shí)施的信息資源。其中，信息記錄包含文字、圖片、聲像等。住房保障資料包含以戶為組織的住房保障對象資料，又細(xì)分為廉租房、經(jīng)濟(jì)房與限價房等幾種類型的住房。

2 社會保障檔案管理工作現(xiàn)存的問題

2.1 相關(guān)部門的重視程度不高

社會保障檔案管理工作因?yàn)樯婕暗姆秶鷱V與數(shù)量多，整理相關(guān)資料時，部分資料會受到復(fù)雜工作內(nèi)容的影響，導(dǎo)致在執(zhí)行工作時，管理人員避開工作的根本，形式化地完成相關(guān)環(huán)節(jié)的工作。此外，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)也不夠重視社會保障檔案管理工作，具體表現(xiàn)為相對應(yīng)的軟件與硬件設(shè)施都不夠完備，同時，部分地區(qū)的社會保障檔案管理工作還存在沒有專門的檔案室的情況，重要檔案資料被隨意放置，嚴(yán)重影響檔案資料信息的正確性，相對應(yīng)的設(shè)備不到位，就會出現(xiàn)嚴(yán)重的工作滯留現(xiàn)象，導(dǎo)致工作效率大幅度降低。

2.2 相關(guān)的管理機(jī)制欠缺

住房保障檔案管理工作中最不能缺少的就是管理機(jī)制，完善的管理機(jī)制會有效地約束相關(guān)的管理人員，讓其在檔案管理過程中可以規(guī)范自身的操作行為，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)化地執(zhí)行管理機(jī)制中設(shè)立的內(nèi)容，為高質(zhì)量的住房保障檔案信息管理工作提供有效保障[2]。因此，管理機(jī)制作為住房保障檔案管理的基礎(chǔ)，優(yōu)化管理機(jī)制可以在一定程度上推動工作效益目標(biāo)的達(dá)成，而且還能從根本上限制問題點(diǎn)的出現(xiàn)。而具體的住房保障檔案管理工作中缺乏相關(guān)的管理制度，不能滿足工作人員的管理需求，同時，運(yùn)行的管理機(jī)制內(nèi)容點(diǎn)的設(shè)置不合理，進(jìn)一步地限制管理機(jī)制的價值和作用，最終導(dǎo)致不合理的工作流程應(yīng)用于住房保障檔案管理工作中，造成整個管理工作效率低下。

2.3 檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善

現(xiàn)階段的社會保障檔案管理工作與國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)存在較大的出入，而造成此現(xiàn)象的原因無非就是檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善，即沒能確保在不斷變化發(fā)展的社會形勢中制定完善的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[3]。針對基礎(chǔ)性的檔案制度的內(nèi)容設(shè)置方面，又因?yàn)槠渎?lián)系實(shí)際性不足，讓其設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)容出現(xiàn)程度性偏差。針對部分地區(qū)的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容設(shè)置方面，相應(yīng)的部門人員又一味地注重地方特色的管理制度，忽視全國統(tǒng)一性的社會標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度，最終讓整個社會保障檔案管理制度受到嚴(yán)重的阻礙和影響，長此以往，又形成了不完善的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

3 促進(jìn)住房保障檔案管理水平提升的相關(guān)策略

3.1 高度關(guān)注檔案管理工作

針對特殊性高和關(guān)鍵性強(qiáng)的住房保障信息管理工作，相關(guān)的部門要時刻關(guān)注并開展相應(yīng)的住房保障信息管理活動，即部門管理人員不能流于表面形式性地做住房保障檔案管理工作，而是在行動中提高工作的積極性。例如，在相關(guān)的組織管理系統(tǒng)上，要全方位優(yōu)化與完善相關(guān)的內(nèi)容，讓規(guī)范合理的內(nèi)容納入組織管理體系中。體系的優(yōu)化設(shè)置最主要的目的還是為了提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集中管理的工作效率，不局限于檔案整理環(huán)節(jié)中，讓其全方位地探尋有效的住房保障信息管理信息資源。同時，還能提升工作人員的自覺性與積極性，相應(yīng)的管理人員參與到住房保障資料管理工作中，能科學(xué)合理地規(guī)劃與進(jìn)一步優(yōu)化宏觀的管理制度與具體化的檔案主體內(nèi)容等。全面區(qū)分與獨(dú)立性的管理，可以讓整體的工作流程得到標(biāo)準(zhǔn)化處理，而且其中的歸檔與構(gòu)建任務(wù)也能及時得到處理，保障檔案管理工作的效率，避免信息數(shù)據(jù)的滯留。又如，部門領(lǐng)導(dǎo)要注重住房保障檔案管理工作的實(shí)效性，科學(xué)計劃當(dāng)前檔案管理工作的方向，在基礎(chǔ)的檔案室的構(gòu)建上，要配置滿足設(shè)計要求的健全檔案室，在構(gòu)建的檔案室中配備需求性較高的辦公設(shè)備與相關(guān)的防護(hù)設(shè)施以及一系列數(shù)字化的辦公產(chǎn)品。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理活動，從根源上合理分配住房保障信息管理的費(fèi)用，而且還符合現(xiàn)階段的住房保障資料管理工作的內(nèi)容要求。

3.2 注重檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著科技的發(fā)展，電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用到各個領(lǐng)域，就住房保障檔案管理工作中的管理模式來說，相應(yīng)的檔案管理方式非常不適用于現(xiàn)階段的住房保障檔案工作，而最佳的住房保障檔案管理方式是要結(jié)合數(shù)字化技術(shù)，利用數(shù)字化技術(shù)全新構(gòu)建檔案信息庫，完善相關(guān)的管理系統(tǒng)，從這一層面上提升住房保障資料信息的管理工作效率與質(zhì)量。針對住房檔案的數(shù)字化來說，目的是在信息處理的過程中，將之轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)能夠判別與處理的資料，而處理環(huán)節(jié)中又根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化與音頻視頻信息數(shù)字化的處理方式的不同，科學(xué)性地選擇不同的設(shè)備處理資料信息數(shù)據(jù)，如一般紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理選用的設(shè)備為高速掃描儀，而對于部分難以拆除的紙質(zhì)檔案信息只能應(yīng)用無邊距掃描儀來處理，另外一些大面積的圖紙，就要針對性地應(yīng)用項目掃描儀來處理，對于部分零散的信息數(shù)字資料，一定要應(yīng)用模數(shù)轉(zhuǎn)變軟件進(jìn)行住房保障庫藏資料的掃描，提高住房保障資源管理的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)保障資源管理的最佳效果。

3.3 成立專人專門部門負(fù)責(zé)住房保障信息管理

住房保障資源管理標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)過程中，需要完善的管理制度作為基礎(chǔ)，全方位限制工作人員的不標(biāo)準(zhǔn)操作行為，而對于部門人員忽視住房保障信息管理的工作環(huán)節(jié)，解決的方式就是構(gòu)建住房保障信息管理系統(tǒng)，在高質(zhì)量的管理中培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)技能強(qiáng)的管理人員。住房保障信息管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也要圍繞“三定方案”，設(shè)置科學(xué)合理的住房保障機(jī)制，高層信息管理人員要制定相對應(yīng)的管理內(nèi)容，在擁有專業(yè)認(rèn)證技能的前提下，才能進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，有利于保障整個管理隊伍的高素質(zhì)、高水平。當(dāng)然對于檔案的查驗(yàn)和定期鑒定來說，要就現(xiàn)階段的住房保障檔案管理工作的管理模式來說，合理進(jìn)行相關(guān)的查檢與鑒定工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式下檔案管理工作的無規(guī)劃性現(xiàn)狀，針對偏移的查驗(yàn)結(jié)論，及時采取措施予以糾正，構(gòu)建全方位的住房保障檔案信息化管理模式。

4 結(jié)語

本文就住房保障檔案管理中存在的問題及對策進(jìn)行分析，概括了住房保障檔案工作與組成部分，同時，深度分析社會保障檔案管理工作現(xiàn)存的問題，并提出多種住房保障資源管理的有效策略，探討現(xiàn)階段的住房保障檔案管理體系，提出構(gòu)建全新科學(xué)信息化的檔案管理體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。