高校構(gòu)建和完善辦公系統(tǒng)的探究

柴莉娜

（西安財(cái)經(jīng)大學(xué)，西安710100）

1 引言

高校構(gòu)建、完善辦公管理系統(tǒng)具有以下價(jià)值：第一，明確辦公管理權(quán)責(zé)，提高高校辦公效率，完善高校工作機(jī)制，豐富高校辦公途徑；第二，提升高校辦公監(jiān)管水準(zhǔn)，促進(jìn)新時(shí)代高校辦公管理體系與時(shí)俱進(jìn)；第三，在科學(xué)推出全新管理目的及辦公內(nèi)容前提下落實(shí)以人為本的辦公管理目標(biāo)，賦予高校辦公管理人性化、針對(duì)性、科學(xué)性；第四，積累辦公管理體系創(chuàng)新及內(nèi)容充實(shí)經(jīng)驗(yàn)，為多維度整合高校新時(shí)代管理資源提供依據(jù)。基于此，為助力高校管理事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，探析其辦公室管理系統(tǒng)構(gòu)建方略顯得尤為重要。

2 基于OA 工作流的高校教務(wù)辦公系統(tǒng)建設(shè)

OA（Office Automation）主要是指將辦公自動(dòng)化，將通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)整合在一起，用以存儲(chǔ)、應(yīng)用、流通、收集及處理相關(guān)信息，為制定辦公決策提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公目標(biāo)，推動(dòng)辦公室工作朝著無(wú)紙化、自動(dòng)化、信息化方向發(fā)展。基于此，為推動(dòng)高校辦公室管理事業(yè)朝著智慧化方向發(fā)展，高校要優(yōu)化配置信息資源，應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)完成新時(shí)期高校管理任務(wù)，高校需建立與之相關(guān)辦公系統(tǒng)，完善固有工作體系。在OA 系統(tǒng)支持下，提高高校管理質(zhì)量，達(dá)到簡(jiǎn)化高校辦公流程，節(jié)約高校辦公成本，提升高校辦公效率的目的。這就需要高校重視以下幾點(diǎn)工作：第一，互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，為IT 技術(shù)及資源的優(yōu)化配置搭建平臺(tái)；第二，辦公能力，保障工作人員可以駕馭OA 系統(tǒng)，迫切需要進(jìn)行信息化改造，使得現(xiàn)有OA 系統(tǒng)難以在全校的范圍內(nèi)運(yùn)行[1]。

3 高校構(gòu)建和完善辦公系統(tǒng)的有效策略

3.1 深化信息技術(shù)運(yùn)用，提高辦公人員的工作效率

在高校信息化辦公管理進(jìn)程中，“辦公軟件”及“辦公系統(tǒng)”是完善其辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)，為此需工作人員可以妥善運(yùn)用相關(guān)軟件，為發(fā)揮信息化辦公優(yōu)勢(shì)奠定基礎(chǔ)，達(dá)到提高其工作效率的目的。辦公室工作者應(yīng)根據(jù)日常工作合理選擇相關(guān)軟件及系統(tǒng)。第一，頒布信息化辦公資源反饋、搜集、整合、傳輸?shù)裙ぷ髦贫龋_保各個(gè)部門(mén)及工作者權(quán)責(zé)得以明確；第二，建立系統(tǒng)全面的信息化辦公管理機(jī)制，監(jiān)管各部門(mén)及工作者，助其約束行為、履行責(zé)任；第三，合理應(yīng)用管理信息，在數(shù)據(jù)分析處理等先進(jìn)技術(shù)支持下，加大辦公資源利用力度，發(fā)揮信息化辦公優(yōu)勢(shì)[2]。

3.2 導(dǎo)學(xué)教師智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

為提高教師辦公效率，拓展信息化辦公管理輻射范圍，需構(gòu)建一站式導(dǎo)學(xué)辦公系統(tǒng)，將學(xué)生成績(jī)查詢(xún)、學(xué)生報(bào)名、選課、重考報(bào)名等服務(wù)項(xiàng)目納入其中，實(shí)現(xiàn)一站式導(dǎo)學(xué)服務(wù)目標(biāo)。基于相關(guān)辦公系統(tǒng)具有功能簡(jiǎn)便、界面清晰、數(shù)據(jù)安全等特點(diǎn)，為此絕大部分教師可以靈活駕馭該系統(tǒng)。注冊(cè)、選課、資費(fèi)核算等教師需負(fù)責(zé)的導(dǎo)學(xué)工作項(xiàng)目均可在該系統(tǒng)內(nèi)予以完成，使其工作效率得以提升，為簡(jiǎn)化教師導(dǎo)學(xué)工作流程，減輕教師導(dǎo)學(xué)負(fù)擔(dān)奠定基礎(chǔ)。在有效減輕教師導(dǎo)學(xué)工作負(fù)擔(dān)基礎(chǔ)上，師生可借助該系統(tǒng)溝通互動(dòng)，有針對(duì)性地推行管理方案，使師生互動(dòng)更為頻繁高效，以網(wǎng)絡(luò)為依托完成教師管理任務(wù)。例如，教師可以師生交互網(wǎng)站為載體定期發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，并及時(shí)搜集整合相關(guān)調(diào)查結(jié)果，為教師優(yōu)化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理方案，提高師生互動(dòng)質(zhì)量提供有力支持。

3.3 實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理制度的科學(xué)化

為保障信息技術(shù)與高校辦公系統(tǒng)構(gòu)建計(jì)劃的整合更具實(shí)效性，高校需推出相關(guān)制度進(jìn)行管理，確保高校各部門(mén)明晰新時(shí)代辦公系統(tǒng)構(gòu)建目的、方向及要求，積極參與信息化辦公系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化活動(dòng)，敦促、約束、指引工作人員完成辦公管理任務(wù)。同時(shí)，優(yōu)化辦公管理體系，如獎(jiǎng)懲制度、考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等，使辦公室管理有據(jù)可依，管理疏漏得到彌補(bǔ)，獎(jiǎng)懲力度隨之加強(qiáng)，使工作人員更為投入，按照既定流程高效開(kāi)展日常工作，達(dá)到提高高校辦公效率的目的，繼而推動(dòng)高校辦公事業(yè)良性發(fā)展[3]。

3.4 推進(jìn)教務(wù)辦公規(guī)范化和透明化

自動(dòng)化辦公需要以既定工作流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向科學(xué)展開(kāi)，確保工作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，為此高校若想完成新時(shí)代管理創(chuàng)新任務(wù)，其需推進(jìn)辦公系統(tǒng)朝著透明化、規(guī)范化方向構(gòu)建與發(fā)展，避免出現(xiàn)辦公糾紛、管理失誤。基于高校辦公人員信息化自我管理覺(jué)悟及能力存在差異的客觀事實(shí)，為此在無(wú)紙化辦公進(jìn)程中容易發(fā)生問(wèn)題，影響OA 系統(tǒng)構(gòu)建成效。這就需要在推行透明、規(guī)范辦公系統(tǒng)前提下加大工作者培育力度，助其學(xué)習(xí)、掌握、運(yùn)用、創(chuàng)新OA 系統(tǒng)及辦公方式，敦促、監(jiān)管、指引工作者按照相關(guān)規(guī)定立足高校辦公管理實(shí)況達(dá)成工作目標(biāo)。相較于傳統(tǒng)高校辦公管理系統(tǒng)，以O(shè)A 系統(tǒng)為依托的管理機(jī)制流程更為明確，工作方向更加清晰，各方工作權(quán)責(zé)予以明確，工作質(zhì)量得以有效保障，在透明化、規(guī)范化辦公氛圍中助力高校管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

高校辦公室管理是一個(gè)系統(tǒng)并且復(fù)雜的工作，需要高校辦公室給予足夠的重視，要加強(qiáng)信息化工作的建設(shè)和辦公室人員的能力培養(yǎng)，對(duì)相關(guān)管理工作進(jìn)行科學(xué)有效地監(jiān)督，通過(guò)構(gòu)建和完善高校辦公系統(tǒng)有助于高校教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展。